Worktile 場景手冊 | 日程管理

02-17

概述

有效的日程管理可以幫助企業提高工作效率，減少管理成本，在規定時間內完成超額的任務。

日程管理的主要作用如下：

記錄時間：讓員工個人以及管理者都能清晰的認識到時間消耗在哪些地方。
管理日程：合理安排會議、面試、活動、拜訪及出差等，減少非生產性時間。
安排工作：對人員時間以及企業資源進行協調，預估並制定合理的時間計劃。

日曆的基本概念

日曆：日曆是一系列日程的總集。
日程：含有日程主題、開始時間、結束時間、參與人、地點等以時間為劃分的活動。
資源：資源一般是企業公共資源，如會議室、投影儀、話筒等。

日程管理的基本流程

標準的日程管理基本流程如下圖所示：

Worktile日曆應用的優勢

自定義許可權設置：根據企業需要靈活定製成員

個人時間安排：基於月、周、日的日曆視圖，幫助成員進行個人時間管理。同時藉助於多終端的消息提醒，避免事項的遺漏。

人員／資源排期助手：通過【日程排期小助手】快速查看多個成員或資源的日程衝突情況。

參與人反饋：隨時查看日程參與人的反饋情況，及時溝通。

多種日程提醒：通過簡訊、郵件、系統彈框、系統消息進行日程提醒，確保不再錯過重要日程。

資料實時共享：通過附件／評論等功能，實時分享信息以及資料。

日曆訂閱：用戶可以在手機上訂閱Worktile日曆，當該日曆更新時在手機上收到實時提示。
設置重複日程：日程可以按照日、周、月、年周期性創建日程，如每周部門例會、每月報銷等重複類型的日程。

準備階段

公司日程分類

對公司日程進行歸類

企業日程管理中，你可以按照部門或者使用目的對企業日程進行分類，如產品部日曆、研發部日曆，或面試安排、會議安排等。精準的日程分類方便成員查找、篩選日程。

創建相對應的日曆

在Worktile中，日曆是一系列日程的合集。我們通過創建日曆，對日程進行分類。如創建「產品部日曆」，產品部相關日程放入該日曆之下。

注意：日曆可見範圍包括私有日曆和公開日曆：

私有日曆：只有加入的成員才能看見此日曆；
公開日曆：企業所有成員都可見此日曆。

添加日曆成員並設置許可權

在公開日曆中，所有成員的許可權在創建時統一設置；而私有日曆支持單獨設置每個成員許可權。點擊【日曆設置】-【成員設置】，針對每個加入的成員設置匹配的許可權。

1.公開日曆中，點擊【成員許可權】統一設置

2.私有日曆中，點擊【日曆設置】-【成員管理】，可為加入日曆的成員自由設置不同的許可權

統籌企業資源

在日程中，難免會用到諸如：會議室、投影儀甚至車輛等企業資源。如何高效的對資源進行預約，避免衝突，有助於提高辦公效率。在準備階段，我們要對企業的資源進行錄入，以便後續管理使用。

進入企業管理後台【應用管理】-【日程】-【資源管理】將公司會議室、投影儀、電視等公用資源添加到日程中，也可以對其再編輯或者刪除。

實例講解

我們以Worktile為例，為大家介紹如何使用Worktile進行日程管理的準備階段。

對Worktile的日程的進行分類

Worktile是一家SAAS公司，日常工作中的主要日程可以從兩個維度進行劃分。

按部門分類：

產品運營部日曆
市場部日曆
銷售部日曆
客戶成功部日曆
WEB研發部日曆
移動研發部日曆
行政人事部日曆
客戶研發部日曆

按使用目的分類：

我在出差
企業廣播站
產品發布
我在休假
公司管理
會議安排
培訓安排
人事行政

1.創建相對應的日曆

根據日程的性質，我們講部門日曆設置為【私有日曆】，這樣只有加入的成員（部門成員／公司領導等）才能看到。而將公司日曆設置為【公開日曆】，方便全員查看。

在此，僅以產品運營部日曆為例，為大家講解日曆的創建。

在日曆應用中，點擊日曆第二級菜單右上角【創建日曆】按鈕，在彈框中輸入日曆名稱，選擇顏色、日曆屬性。

2.添加日曆成員並設置許可權

在日曆成員下添加產品運營部成員以及公司領導，完成創建。

選中剛剛創建的產品運營部日曆，選擇【日曆設置】-【成員管理】對成員許可權進行編輯。如將公司領導設置為管理許可權等。

自定義許可權：Worktile支持自定義日曆許可權和設置成員許可權。系統默認提供了除了管理、編輯、只讀類許可權，用戶也可以自定義許可權，為不同日曆場景下的成員設置匹配的操作許可權。

打開私有日曆的【日曆設置】-【成員管理】-【自定義日曆許可權】進入自定義日曆許可權頁面，也可以通過【進入企業後台】-【應用管理】-【日程】-【許可權設置】來自定義日曆許可權。

3.統籌企業資源

對Worktile的會議室／投影儀／電視等資源進行錄入。

進入企業管理後台【應用管理】-【日程】-【資源管理】將公司會議室、投影儀、電視等公用資源添加到日程中，也可以對其再編輯或者刪除。

日程管理

發起日程，協調成員以及資源

創建好日曆，你可以在此日曆中新建日程。點擊【新建日程】，輸入日程名稱，選擇所屬日曆，設置開始、結束時間，添加日程參與人即可快速創建一個日程。

點擊【添加更多選項】，你還可以對日程的地點、資源、提醒、重複性、描述等做補充。

前期溝通

通過日程描述／評論／附件等功能，可以在該日程開始前，就完成初步的溝通，有效提高日程進行中的效率。

日程提醒

會議開始前，成員會收到會議提醒。

提醒方式取決於發起人在創建日程時選擇的提醒方式和提醒時間。

進行日程

在日程的進行過程中，成員可以根據自己的喜好，通過Worktile在線文檔／office等對內容進行記錄。也可以根據日程進行中的具體內容，直接創建任務。

日程記錄、總結和分享

將所做的記錄、新建的任務、網盤文件等內容，關聯至該日程下，方便成員間相互分享以及後續回顧。

實例講解

我們以產品運營部周例會，為大家講解如何用Worktile進行日程管理。

背景：Worktile產品運營部每周會進行簡短的周會，溝通上周工作情況以及本周工作計劃。

參與人：產品運營部所有成員

時間：每周一上午十一點到十一點半

地點：Worktile二樓會議室

1.發起日程，協調成員以及企業資源

首先按照需求填寫時間／地點／成員／資源等信息。其次由於周例會屬於循環日程，所以勾選【重複】按鈕，並將時間設置為每周一。這樣以後每周將自動創建日程，方便快捷。

2.前期溝通

在評論中，對本周周會的重點進行提前交流溝通。

3.日程提醒

會議開始前，成員將會通過多種渠道收到日程提醒，保證不會錯過。

4.進行日程

日程進行中，會議主持人會使用【網盤】-【在線文檔】記錄本次會議內容。

5.日程記錄總結分享

會議結束後，將會議記錄關聯至日程中，方便日程參與人後續查閱。

個人日程管理

我的日程

Worktile為用戶提供基於月、周、日的日曆視圖，把安排到每一天的具體時間點，讓每一天的時間都充分利用；同時藉助於多終端的消息提醒，避免事項的遺漏。

訂閱日程

通過訂閱日程，成員可以將Worktile日曆訂閱到手機的日曆中，方便隨時查看，接收提醒。

點擊【我的日程】右側信號圖標進入訂閱界面。

蘋果端，直接用微信掃描二維碼，在更多中選擇Safari 中打開訂閱；
安卓端，點擊日程地址直接訂閱，或者複製到日曆軟體中手動添加。

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