Worktile 場景手冊 | 流程審批

02-17

概述

在企業日常事務中，無論是報銷、採購還是招聘、立項等，都離不開審批。優秀的審批流程可以幫助企業做好內控、提升工作效率以及節約辦公成本。而混亂的審批流程則會適得其反。

目前我國審批的現狀以及痛點如下圖所示:

做好企業流程管理，是企業健康發展的當務之急。

審批的基本概念

審批是指對下級呈報上級的公文進行審查批示。在企業工作中，除了上下級關係之間需要進行審批，不同職能部門之間同樣需要，如報銷需要財務進行審批、物品領用需要人力進行審批等。

審批角色說明：

申請人：審批發起者，可在【我申請的】查找自己提交過的申請。
審批人：審批處理者，可在【待審批的】查看待自己審批和已審批的表單。
知會人：此審批需要被知會的相關人員，類似於郵件的抄送人，可在【知會我的】查找知會自己的審批。

審批進度和狀態說明：

審批狀態包括：待審批、已同意、已拒絕、已撤銷。
審批流程環節包括：發起審批、審批中、已轉交、已同意、已拒絕、已撤銷。

審批的基本類型與流程

常見的審批類型：

審批的標準流程：

Worktile審批的價值

對管理者而言：

加速進程提升工作效率
隨時地審核事項
事項流程更加規範

對員工而言：

工作推進不用等
墊付／報銷更快捷
流程節點更清晰

Worktile審批的優勢

模塊化的表單設計器，幫助用戶快速配置審批表單

Worktile在預置多種經典審批表單的基礎上，為用戶提供【表單設計器】，支持用戶快速配置最貼合工作場景的審批表單。

多種審批流程，靈活匹配企業每一個審批場景

Worktile支持自由流程、固定流程、分條件流程，幫助企業快速配置貼合工作場景的個性化審批流程。

特有的角色審批，人員變動也無需重新配置

預置好審批角色後，工作流程可在審批流程中固定下來，人員離職變動等，流程也無需再單獨修改。

提醒審批人儘快完成審批，推動工作進程

結合Worktile消息助手，不會錯過每一條通知。

一鍵列印審批，方便快捷。

準備階段

公司審批流程的梳理

1.本公司都有哪些審批？

梳理公司審批流程的第一步，是要確定公司中存在哪些流程需要審批。在此為大家列舉了常見的審批類型，您可以在此基礎上增刪查改。

2.審批流程是什麼？

確定公司內部存在哪些審批項目之後，要梳理這些審批的流程。

Worktile提供三種審批流程類型，企業可按需選擇。

自由流程：企業成員可自行添加相應的審批人。
固定流程：企業成員需按照已規定好的審批人流程進行審批，且成員不可修改流程。
分條件審批：申請人提交的表單會進入相應審批條件設置的審批流程。

3.審批表單的包含哪些審批項？

梳理各個審批的審批項，最終完成如下表單。

審批名稱

審批流程類型

審批人

知會人

審批項

配置審批模板

根據上表，在Worktile中配置審批模板表單

創建審批模板
配置審批表單
設置審批人以及知會人
啟用審批模板，完成審批模板配置。

實例講解

以Worktile為例，講解如何用Worktile解決企業審批問題。

1.本公司都有哪些審批？

1.審批流程是什麼？

2.審批表單的包含哪些審批項？

……

梳理各個審批的審批項，完成表單。

根據上表，在Worktile中配置審批表單，我們僅以「我要報銷」為例，其他模板配置過程相同。

創建審批模板

配置審批表單

設置審批人以及知會人

設置審批條件

添加審批人

設置知會人並選擇通知方式

啟用審批模板，完成審批模板配置。

實施審批

啟用審批模板之後，成員會在【審批】應用內找到剛才所配置的審批模板。

發起審批

發起審批時，選擇審批模板，按要求填寫審批項目，設置好審批人和知會人後即可提交。

Tips：如果有多人審批，則需要多人均同意該審批才會呈現「已同意」的完成狀態；若流程中任一環節審批被拒絕，則審批流程到此結束，且該審批呈現「已拒絕」的完成狀態。

在【我申請的】列表查看自己提交了哪些審批，以及這些審批的狀態。

響應審批

申請人發起審批時，審批流程中添加「小張」作為其中一個環節的審批人，則「小張」會在【我審批的】條目下出現待審批的表單，同時在消息模塊【審批助手】中會收到一條「XXX的審批等待您身旁」消息。

我審批的

點擊查看審批詳情，點擊【同意】、【拒絕】、【轉交】來對此審批進行處理，並提交意見。

Tips：當你作為其中一個審批人時，若需要將此審批轉交給其他人代替你審批，則可以點擊【轉交】選擇成員A後，則審批流程中會顯示出你將此審轉交給成員A審批。

知會我的

審批知會者可在【知會我的】條目下查找知會自己的審批表單並查看詳情。

實例講解

在這裡，依舊以前文「我要報銷」為例，說明如何用Worktile實施流程審批。

背景：Worktile產品部周五聚餐花費1300元人民幣。由小張墊付。月末報銷時，審批流程如下：

發起審批：找到「我要報銷」，按要求填寫審批項。

審批人響應審批：審批人Cherry將會在消息助手中收到一條通知，點擊詳情，進行審批。這一環節結束後，將會自動轉到下一審批人，或完成審批流程。

知會人響應審批：審批知會者可在【知會我的】條目下查找知會自己的審批表單並查看詳情。

數據處理

審批報表

當你需要查看某種條件下的審批時，可以通過設置篩選條件，自定義審批報表。已提交的審批表單數據，可以通過條件篩選顯示成報表形式，並支持導出。

點擊【審批報表】右邊的+號，在彈出窗口選擇某種類型的審批表單，添加自定義篩選條件和匯總欄位，保存篩選，創建新審批報表。

篩選條件可以對審批表單中的屬性進行設置，如申請時間、申請人、審批狀態等。匯總欄位可以對錶單中的數字控制項數據進行匯總，如報銷中的金額匯總。

審批匯總

審批匯總是對所有已同意的審批表單進行分類匯總，匯總表格中顯示成員的工號／姓名／部門、表單編號、申請時間、審批時間、審批人等。審批匯總數據支持按照部門、時間段進行查詢和導出。