Worktile 場景手冊 | 跨部門協作

02-17

概述

跨部門協作的痛點

在市場競爭的大環境下，協作效率影響著企業的競爭力，也直接決定著企業的生死存亡。當工作在部門內部推進的時候，溝通協作相對順暢；一旦涉及到跨部門協作的情況，則很容易出現推諉扯皮、信息不對等以及責任模糊等情況。確立行之有效的跨部門協作機制，是企業提升效率的重要步驟。

跨部門協作的要素

跨部門協作的初衷在於完成企業既定的目標，在開始著手執行跨部門協作之前，明確企業以及各部門的目標是跨部門協作的前提。
不同部門成員之間往往缺乏熟悉度，甚至會找不到相關責任人，溝通無從談起。順暢的溝通時跨部門協作的基礎。
流程是協作的基礎，準確有序的流程，保證了項目的高效推進。
跨部門協作中，責任模糊會導致執行力的缺失，把控結果，是跨部門協作的關鍵。

用Worktile管理跨部門協作的優勢

OKR目標管理，公司／部門／個人目標清晰明確

企業通訊錄，企業組織架構清晰展現，員工信息一目了然

看板式項目管理，項目流程有條不紊

項目統計分析，隨時把控項目進展和完成情況

公司統一的目標管理

OKR解決的是企業目標聚焦的問題，驅動員工目標與組織目標對齊，最後再化目標為行動。在跨部門協作中，所有的部門都聚焦於企業目標，那部門間的相互合作更能做到齊心協力。

Worktile是國內首家OKR管理方法以軟體形式實施落地的企業協作平台。Worktile團隊對OKR目標管理進行了深入研究，產品設計中的每個功能和細節，都契合了OKR目標管理的功能需求。

關於如何使用OKR管理公司／部門／個人目標的內容，請參考《Worktile場景手冊_目標管理》

成員之間順暢溝通

跨部門協作還有一個至關重要的部分，也是最難突破的部分，就是如何進行有效地溝通，進而達成一致。

溝通中常見的問題如下：

站在各自部門的角度，沒有辦法體會對方的角度；
人和人接收信息和決策信息的機制是有差異的，導致的同樣一個事情，彼此的觀點不同，不能達成一致；
人與人的思維高度不在一個樓層，看到的世界也不同，所以決策也不能有效達成一致；

這些問題之中，既有人為因素，也有流程的因素。從心態上講各部門之間應該保持積極開發的心態進行溝通；從制度上講跨部門協作的過程中應該確立哪些信息需要共享、交流的原則和模板；從工具的角度講，Worktile為企業成員提供了如下功能：

企業通訊錄：清晰的組織架構，實名通訊錄，找人只需輕輕一點，即可發起聊天、分配任務、撥打電話。此外，通訊錄中每位成員均有一個主頁，主頁包含成員的姓名、職位、電話等基本信息，以及成員的任務、日程信息（用戶只能看到自己許可權範圍內的日程和任務），便於企業成員之間快速了解彼此的基本工作情況。

1V1私聊: Worktile 的消息數據在Web 端、電腦客戶端和手機移動端在線同步並永久保存。聊天時，可發送語音、文本、格式化文本片段、文件、鏈接等，此外，消息與任務、日曆、網盤之間打通，在溝通中可隨時創建任務或者發送任務、日程等詳情到聊天中。

群組聊天：Worktile 群聊具有公開和私有兩種屬性，在可見性上有明確的區分，兼顧了信息的透明與保密。企業通常可以按部門、項目、小組等不同維度創建並使用。
任務評論：當工作中遇到問題，任務有變更或者與相關人員溝通時，可以通過任務評論來溝通。任務的負責人、參與人都會收到評論通知，以保持信息的同步。如果需要特別提到某個人，可以@成員，那麼此成員將會收到一條「誰在任務中提到了你」的消息。評論時還可以發送表情、上傳附件以及關聯任務等。

高效的協作流程

解決了協作過程中的目標和溝通的問題，我們來到了協作的具體實施階段。拋開協作過程中的主觀因素不談，嚴謹高效的協作流程，能夠在客觀上避免協作中各種問題的出現。

跨部門項目管理

許可權管理

企業的項目具有一定的保密性，確定項目的參與範圍和保密程度，是項目開始之初首先要考慮的。

項目流程化管理

看板是一種使用可視化管理的方式，跟蹤任務在整個價值流中流經的不同階段，具備如下幾個特徵：

流程可視化：把工作拆分成小塊，一張卡片寫一件任務，再把卡片放到牆上。每一列都起一個名字，顯示每件任務在流程中處於什麼位置。
限制WIP（work in progress）：明確限制流程中每個狀態上最多同時進行的任務數
度量生產周期：對流程進行調優，儘可能縮短生產周期，並使其可預測。

看版任務管理是一種較為常用的跨部門協作手段，以項目單位，讓所有人參與進來，了解工作進度，負責人等信息。既有利於項目經理對整體的把控，也有助於每個參與者明確自己的職責。

協調人／責任人／參與人

協調人：由於每個部門都有自己的核心工作，無序的調動和請求，會導致原本既定目標的延期。所以我們推薦跨部門的協調人制度。一般由部門負責人擔任，負責協調協作項目中，本部門的人員安排和排期。
責任人和參與人：將項目拆分為任務之後，每個具體的人都應該有其唯一的責任人，負責推動任務完成。而其他任務的參與者可以作為任務的參與人出現在任務中，做到權責分明。

實例講解

在這裡，我們以官網改版項目為例，講解如何用Worktile進行跨部門項目管理。

1.許可權管理

由於官網項目並非全員參與，所以在創建項目時我們將其創建為私有項目——只有參與人可以才有許可權參與項目。

點擊【設置】-【項目設置】-【成員管理】，私有項目中，可以在【項目設置】下添加項目成員，並為每個成員分配不同的許可權。這裡的許可權系統默認提供「管理」、「編輯」、「只讀「三種許可權，「管理」包含項目的最高許可權，可以管理項目和任務；「編輯」主要對應項目成員的操作許可權，可以操作任務；「只讀」主要用於設置某些成員只可見項目內容，以及關注或評論任務。企業還可根據所需在後台自定義更多任務許可權。