Worktile 場景手冊 | 工作彙報
概述
定期的工作彙報是企業進行過程管理的一部分，通過工作彙報向員工要過程，向主管要結果，能幫助企業掌握業務進展，了解員工思考過程，把控過程指標，達成業務目標。
據相關數據，80%的企業都會有晨會、工作日報、下班碰頭會、工作計劃、周報周會、月報月會等制度中的一個或幾個，這些工作彙報制度管控的時間粒度不一樣，但本質都是一樣的，可見工作彙報在企業管理中的重要性。
工作彙報的類型
因為各行業的管理場景不同，所以工作彙報的模板也不盡相同，在這裡只進行簡單的枚舉，幫助大家理解不同行業的工作彙報。
行業
工作彙報模板舉例
互聯網
員工日報、項目周報、客戶走訪日誌、日活用戶數據表、客戶反饋報表
醫療醫藥
出差日誌、值班日誌、藥品問題反饋日誌、醫療器械故障日誌
製造業
倉庫日誌、設備點檢日誌、質檢表、車間日產量報表、產品返修日誌
教育行業
校務日誌、來訪人員日誌、值班老師日誌、宿舍檢查日報
服務業
客戶投訴日誌、餐飲營業日報、巡店日報、收銀交接班
房地產業
巡檢日誌、客戶意向登記表、門店經理人周報
建築業
施工日誌、水電煤月報、建材使用報表
金融業
交接班日誌、客戶理財需求記錄表
政府/事業單位
巡檢日誌、今日要事日誌、會議記錄
運輸/物流/倉儲
物流單量日報表、加油站巡檢表、財務日報
貿易/批發/零售
門店銷售日誌、產品營銷日報、區域經理巡店日誌、貨品庫存日誌
工作彙報的作用
最常見的工作彙報形式是員工日報，我們以員工日報為例來深入的分析工作彙報對企業管理的作用與益處。員工日報的益處有以下三方面。
1.幫助管理者進行管理：
通過定期的檢查員工日報撰寫情況，了解員工的工作效率、時間分配和狀態，客觀上能對工作起到督查和督導的作用。雖然常說工作要靠自我驅動，但是往往沒有要求就不會有行動，沒有行動就養不成好習慣。管理本身就是反人性的，每天抽十幾分鐘寫日報，看上去既耽誤時間又耗費精力，但是如果沒有這項工作，人的惰性就會導致很多工作無法得到分析、改進，結果就是得過且過。
2.幫助員工自我管理提升：
能幫助員工反思一天的工作，養成良好的工作習慣，通過記錄來理性看待自己的工作方式和技巧，從中找到自己的薄弱點，好好加強彌補。而且工作日報日積月累連貫起來，就是一個職場人職業生涯的記錄，對職業的成長也是大有裨益。
3.幫助團隊交流協作：
工作日報承載著團隊每個人一天的工作信息，是團隊最高效便捷的溝通工具，一方面可以讓同事和主管了解員工正在處理的事務進展狀況，另一方面也能幫助同事和主管了解員工的性格、能力和潛力。
工作彙報的基本流程
一般工作彙報的基本流程會分為五個部分，如下圖所示，首先由管理員創建員工需要提交簡報的填寫模板，員工按模板填寫完成後提交給部門主管，部門主管審核簡報並給出通過的反饋，如果員工/部門主管在查看簡報詳情時，發現一些問題，則需要指定人跟進問題，最後是對簡報提交情況的數據統計和分析。
Worktile簡報應用的優勢
Worktile提供單獨的簡報功能模塊，可以滿足大多數企業工作彙報的需求，在功能上有一下五個方面的特點。
1.完全自定義簡報模板，滿足多樣需求
Worktile的簡報功能支持管理員完全自定義簡報的模板，管理員可以自定義模板名稱、需要填寫的對象、填寫頻率、需要回答的問題及文本類型等，滿足企業的多樣需求。
2.線上一站式簡報操作流程，拒絕反覆切換
在一個頁面就可以完成填寫提交簡報、查看簡報（我的&成員的簡報）、評審簡報以及簡報的匯總統計，省去Excel填寫、郵件審批多次切換的麻煩。
3.評論、點贊、轉發到聊天，扁平化的溝通
針對每一篇簡報，任何可見的人都可以評論和點贊，以及發送到聊天中針對簡報進行深入的討論，讓上下級間的溝通更加扁平高效。
4.關聯任務、網盤、日曆、審批，提升溝通效率
填寫的簡報內容可以和任務、網盤、日曆、審批相關聯，減少溝通的成本，方便查看簡報人員的理解，提升溝通效率。
5.一鍵標記問題跟進，讓所有問題都能得到有效的解決
遇到需要亟待解決的問題，可以一鍵指定人員跟進問題，提升解決問題與工作的效率 。
準備階段
公司工作彙報流程的梳理
在配置簡報的模板前，管理員需要對本公司的工作彙報流程進行梳理，針對每一個部門的需求定製不同的模板，一般情況下需要對以下幾項內容進行梳理。
- 該部門工作彙報模板的名稱
- 該部門需要定期彙報的人員
- 定期彙報的頻率
- 模板中需要回答的問題
- 每個人簡報的評審對象
配置簡報模板
添加模板
Worktile 提供頻率為日／周／月的簡報，企業可根據所需針對不同部門，自定義各部門所應提交的簡報，如研發周報、銷售日報、部門季報等。點擊【添加模板】，設置好模板對象、頻率即可快速創建一個模板。
- 模板對象：模板對象既部門，也可以是成員，也可以部門與成員兼具。企業可以針對不同部門、成員設置專門的簡報，做到有針對性的管理。
- 模板頻率：選擇簡報應提交的頻率：每天／每周／每月/每季/每年。
添加問題
點擊【設置問題】-【添加問題】，可以增加簡報模板中的問題。每一個問題都需要設置提問對象、問題描述、類型、是否設置為必填等信息。
實例講解
假設現在產品部門需要員工日報的簡報模板，並需要按照KPTP工作日誌法設置問題。
首先我們需要創建一個名稱為「員工日報」的模板，並制定模板的對象是產品部，模板頻率設置為每天。
然後添加問題，提問對象也設置為產品部，添加問題描述，設置類型為文本，並勾選這一問題為必填項。
繼續添加其他問題，並對問題進行排序，完成模板添加。
實施階段
提交簡報
提交簡報共分三步:
1.填寫簡報
按照對應的問題輸入，問題的格式分為文本、數字、附件、任務四種。在問題文本編輯格式下，可以【關聯】任務、網盤、日程等其他應用數據。
2.設置評審人
每個簡報僅可設置一個評審人，添加評審人時會彈出成員列表，一般選擇你的部門主管作為評審人。
3.設置可見範圍
簡報作為上下級以及同事之間溝通工作進度的媒介，需要簡報對彼此可見。你可以將需要查看你簡報的成員添加到頁面右側的「誰可以看」列表中。
評審簡報
評審
點擊【我評審的】，進入我評審的簡報列表頁面，打開簡報，點擊【評審】就可以完成對簡報的評審。
問題跟進
在查看簡報的過程中，如果有需要指定人員跟進的問題，則可以通過問題旁邊的「旗幟」按鈕，一鍵指定人員跟進這個問題，被指定的人員也會收到相應的提醒，並可以在「跟進的問題」中查看該問題。
簡報統計
通過Worktile 的簡報統計功能能非常方便的查看每個簡報模板下各個員工的提交情況，讓努力的員工更容易被發現，並且支持將統計記錄導出進行存檔管理。
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