如何辦一場暖心的會議？| 知行精選投稿

會議會務是行政的必修功課，無論是在辦公樓宇內，還是在酒店，禮堂等專業的會務場所都有專業的流程和創意點。

下面是一位資深的行政同行給我們分享的一點小經驗，值得一看哦！

在我們的日常工作中會有各種會議，小到幾個人的小組會議，大到整個公司的會議。作為行政，我們常常既是會議參與者，也是會議的組織者。

一次良好的會議體驗和會議組織不是一個人就可以完成的，需要的是一個優秀的團隊。

今天，我就和大家分享一下辦一場暖心會議的經驗。

一、確定會議流程時間跟進表

會議分為前期的準備，會議中的把控、會後的收尾和總結。

為了更好協調會議場地以及跟進會議人員的差旅體驗，可以做一個時間跟進表，如下圖：

（點擊放大可看清晰大圖）

1. 首先我們需要確定的是會議的主題、參會的人員、參會的地點、會議的時間。這是會議的基本要素我不詳細說了，重點說一下會議的主題吧。會議的主題一般是老闆提前就想好的，也有的是大家一直集思廣益的。會議主視覺一般會圍繞會議主題、會議地點進行。

2. 當會議的主題和會議主視覺都有了相應的樣本後，就可以延伸相關宣傳物資了，包括之後會議流程中會用到的邀請函、會議背景板、參會人員演講的PPT模版、會議獎狀，甚至於會議餐盒上的小LOGO。

這樣會議的主題將貫穿整個會議，同時給參會人員的視覺衝擊感也特彆強。

3. 會議流程中要注意的是各個演講人的時間收集、會議中的時間把控，雖說已經提前收集了各個演講者的演講時間，但在會議最後還是需要根據現場的情況進行把控，這裡建議做一些時間提示牌，到時間後舉牌提示。提示牌的內容可是「3分鐘」或「5分鐘」可以用彩色卡紙。當然這個規則需要在會議開始時提前告知演講人員。

同時，演講時間與休息時間、茶點時間、遊戲時間進行有效合理的安排，最好能讓參會人員感受到勞逸結合的效果，使大家都不至於太疲憊。

二、掌握會議預算分布

確定了會議大致流程和前期宣傳準備工作之後，我們就要開始做會議的預算分布了。

一般情況下，會議預算的額度都有財務確定相關的標準，我們行政參考會議相關標準來做就好。會議預算主要是五大塊，場地、住宿、參會人員交通、茶點餐飲、物料。

財務會議費用標準示例：

其中需要注意的是會議的項目及團建方面費用一般都不走會議預算，可根據會議的形式另定。

三、值得優化的暖心細節

在會議的全流程中，暖心細節絕對是增加體驗的加分項。

1.會議通知和邀請函

a.會議通知一般用郵件的形式，通知到每一個參會人員。其中要注意幾點：

?會議主題、時間、地點、會議主要內容是最重要的信息，需要放在通知郵件正文，並重點標註。

?每個參會人員需要準備的事宜也需要在郵件正文來體現。

?會議的行程安排，可以放郵件附件也可以放正文。

?會議手冊，會議手冊包含的內容比較全面，包含會議主題、會議行程、會議當期的天氣，會議酒店信息、會議交通信息如會議地點與火車站、機場的交通信息，會議的注意事宜、會議組織聯繫人等。

會議手冊示例：

會議的邀請函最好可以做成H5或PDF，方便大家查看。邀請函的內容與會議手冊一致。

2.會議現場布置

? 如參會人員入住的酒店，可以提前放一些暖心的歡迎賀卡或者零食包、特殊的員工還可以提供特殊用品，一點一滴都讓參會人員感覺暖心。

? 會議室的布置，加入會議主題的背景，桌面的水、桌牌也與主題相結合，桌椅的擺放和舒適度、前後員工看投影的視覺感受都要一一體驗和親自感受。

? 會議聚餐的酒店裝飾也必不可少，盒餐上的主題小圖片、牆面或桌面的小裝飾，這些都會讓參會人員感覺到會議組織者的用心。

最後

一定要記得匯總整個會議的精彩瞬間進行分享哦！

做一個H5分享給參會人員，記錄會議的重點和每個參會人員的精彩瞬間，讓大家可以保存用作企業工作紀念回憶。

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