產出不高 ？你可能缺一套個人標準化操作程序

隨著芒格的飛行員檢查清單以及《清單革命》等書籍的廣泛傳播，大家對清單這個工具用的越來越多，這是個好事情。但只有清單是不夠的，對於經常做的工作，還需要一套個人標準操作程序。

為什麼要制定 SOP

標準操作程序是企業管理用的一個詞，英文全稱為 Standard Operation Procedure，簡稱 SOP，即將某一事件的標準操作步驟和要求以統一的格式描述出來，用來指導和規範日常的工作。

獵場里有句經典對白：

如果施工圖紙指示得足夠清楚，一群孩子就可以安裝起波音飛機。

這個施工圖紙就是一種 SOP，無論多複雜的工作，如果有一套詳細的標準操作程序，不明白原理的人也能完成的不錯。

對事情制定操作程序的好處除了能幫助我們順利的完成工作外，還至少有以下三個好處：

1.提高做事效率；

2.提升做事品質；

3.使工作易於移交，方便共享與合作。

我寫公眾號文章的SOP

下面以我寫一篇文章舉例跟大家聊聊制定 SOP 的好處以及如何優化 SOP，在 Windows 系統中寫一篇公眾號文章，我的 SOP 是這樣的：

Step1.紙筆打草稿

有了一些素材，產生想寫一篇文章的思路後，我喜歡在紙上寫寫畫畫，構思框架並列一個簡單的提綱。

Step2.在編輯器中敲出文字內容

我用的是 Markdown 編輯器 Typora。Markdown 是一種很好學的標記語言，具體用法參考今天的第二條推送。而 Typora 是Windows 平台下非常好用的免費 Markdown 編輯器，當然它在Mac 系統中更好用。

為了保持思路不被中斷，在 Typora 敲文字的過程中，如果需插入公眾號已有文章鏈接，我會用 @@@符號代替，需要配圖的位置就換行並用 &&& 符號代替。

Step3.查找製作配圖與封面圖

一圖勝千言，有時為了更好的表達，也更容易被閱讀和理解，我會查找一些與內容匹配的圖片。如果沒有找到適合的，會自己做一些。封面圖也需要找到與文字內容相配的，然後調整尺寸並添加文字等。最後將圖片按照順序命名並放入同一文件夾中。

Step4.複製到簡書插入圖片

到這一步，文字和圖片還是分開的。不能在 Typora 中直接插入本地圖片，因為Typora 只能記錄圖片的地址，本地圖片放到網上是不能被訪問到。

其實我是將簡書當成了一個圖床工具。簡書的 Markdown 編輯器傳圖片非常方便，直接拖到想插入的位置就好。並且簡書的圖片複製到其他平台都能正常顯示。

如果要將文章在多個平台發布，一定不能將圖片傳到公眾號後台，因為微信公眾號後台圖片不會在其他平台正常顯示。在你將文章複製到其他平台時，還需要重新再上傳一遍圖片，如果文章圖片比較多，那可是個不小的工作。

Step5.在第三方編輯器中將 Markdown 格式轉換為富文本

很多人可能不明白，為什麼要搞這一步呢，直接在公眾號編輯器中轉換就可以啊。這是因為簡書的 Markdown 複製到公眾號後台，再用瀏覽器插件 Markdown Here 轉化成富文本後，預覽正常，但正式發出後，圖片就不顯示，圖片就沒有了，沒有了……

為了能讓圖片正常顯示，我找了很多富文本編輯器轉換 Markdown 格式，最後發現 Gmail 的編輯器是最好用的，轉化後格式不丟失，圖片也正常。

Step6.增補及收尾

將富文本拷貝到微信公眾號後台，增補開頭和結尾內容，插入文章鏈接，上傳封面圖，打原創標識，寫摘要等。

Step7.預覽和檢查

將文章發到手機預覽，這一步很關鍵，不能省掉，在手機上預覽會發現很多問題，比如會發現在電腦上被忽視的錯別字，文章段落太長不利於閱讀，鏈接錯誤等。

優化 SOP 三原則

經過了這麼七個步驟，才算完成了一篇公眾號文章寫作，這個程序能不能優化呢？優化 SOP 的三個主要原則是：

1.優先改進流程

2.考慮工具的使用

3.優化系統而非單個流程

用這三個原則來優化我前面的寫作SOP，思路如下：

1.改進流程

Step5 是由於簡書與微信編輯器對 Markdown 格式不兼容，無奈之下的舉措。如果正文不配圖，不將複製到簡書，直接將 Typora 格式拷貝到微信公眾號就不會產生這個問題。

而不配圖又不可能，能不能直接在 Typora 中插入圖片呢？

在 MAC 平台中這個已經有了解決方案，因為 MAC 平台下的 Typora 支持 iPic 圖床工具，能直接將本地圖片上傳到圖床並插入。這就意味著 Step4 和 Step5 可以合為一步，無需切換軟體，直接在 Typora 中完成。

2.考慮工具的使用

在上一步改進流程中我們已經引入了一個圖床工具就省了很多步驟，還可以思考那些步驟可以使用工具來完成。

大家都知道，文章中有錯別字是一個很不好體驗，但用拼音輸入免不了會打出錯別字，自己檢查還不容易發現。如果有一款好用的錯別字檢查工具，就能避免這個事情的發生。現在有一些錯別字工具，但都不是很好用，公眾號後台如果能默認提醒錯別字就讓寫作者方便許多。

3.優化系統而非單個流程

要系統的思考整個流程，因為單個最優，並不代表整體最優。假如我不用 Typora編輯器，打完草稿後在簡書後台用 Markdown 寫作，就能省掉一些環節，事實上在沒用 Typora 前我就是這樣的操作的。

但是用了 Typora 後我就回不來了，因為 Typora 的快捷鍵實在太方便了，簡書中的標題需要用#符號，那四級標題需要輸入四個#### ，而Typora 快捷鍵「Ctrl + 4」就能搞定。當然還有它對 Markdown 格式的所見即所得特性，也非常好用。

這是我寫作系統中重要的體驗和效率提升，是不能被省掉的。

SOP = 流程 + 清單

看到這裡，一些讀者會覺得 SOP 和流程圖有些相似。它們有一些相似性，一個好的 SOP 應該是吸收了流程圖的優點，並將清單方法融入其中制定出來的。

相對於流程圖，SOP 有細節更具體，而它比清單又更有邏輯，更程式化。我們可以說SOP是流程圖+清單的組合。一個好的 SOP 既能提升工作效率，又可以避免出錯。

最後，SOP的制定和優化是一個持續的過程，需要根據工具的變化，內容的改變，不斷的根據需要動態調整。對於重要的工作，複雜的任務，制定一套SOP，嚴格執行，不但能讓工作的更好的完成，還可以避免出錯，提高效率，提升品質。

今日小結

—- 今日行動—-

思考你經常做的那些工作可以制定 SOP，並嘗試製作一套SOP讓它能被高效高質的完成。

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