怎麼能提高小組工作效率?

02-13

大學有很多事情都要分組做，不幸我很多時候都是組長，但是小組的效率比個人差的太遠（惰性或者搭便車你懂得），怎麼才能讓每個人發揮最大能動性提高小組工作效率？

自己之前總結的一篇文章，希望對你有幫助：

讓你的團隊效率倍增的10個工具

一、協同辦公

（1）團隊協作軟體

團隊協作軟體可以同時管理多個項目任務派發、實時響應和進度更新；記錄每個任務所需資源、關聯文檔及相關問題等；同時還能跟蹤任務實時進度、狀態，反映任務的變更歷史。國內的一些團隊協作工具有：Teambition、風車、明道、Tita、Worktile、紛享科技、http://Tower.im等。部分是收費的，很多都有APP。團隊協作軟體在企業中應用很多，對於社團來說有一定的學習門檻，但是善用這些工具會讓你的社團更加高效。

（2）文檔協同處理

一份文檔需要多人協同處理的情況很常見，用郵箱、QQ傳文件是個不錯的選擇，傳來傳去也可能傳亂。通過在線的文檔協同處理平台可以更好地解決這個問題。常用的文檔協同處理軟體有Google Docs、WPS輕辦公等。也可以用印象筆記共享筆記本與大家分享文件。

（3）共享日曆

統計開會時間是個頭疼的事情，因此使用共享日曆就成了比較好的方法，在Google Calendar建立一個共享日曆，大家將自己的課表，日程安排填入，空閑時間一目了然。同時也可以利用共享日曆安排項目時間表。Google Calendar還可以與手機的日曆鏈接起來，接收日程通知。

（4）團隊to-do list

設置團隊to-do軟體可以更好地明確分工，保證團隊及時完成任務。Wunderlist是個不錯的選擇，可以設置重複性任務，子任務，提醒，通知，郵件分享等。

二、溝通交流

（5）微信

人人都用微信，可是怎麼能更高效率的利用微信呢，這裡推薦3款產品：

微信網頁版

手機碼字很累有木有，瀏覽器打開微信網頁版，掃描二維碼登錄，登陸後你就明白了。

微信群發助手

微信是可以群發的，最多200人，只不過這個功能藏的有點深，以iOS版微信為例：「我」→「設置」→「通用」→「功能」→「群發助手」→「開始群發」。Android design的微信略有不同，原理相同。

公眾號開發平台

很多社團都有微信公眾平台，但是只做做群發，編輯模式，很受局限。騰訊推出的微信雲中集合了很多微信第三方服務商，需要付費，可以實現多種多樣的功能。

（6）網路會議

開會必須得去咖啡館，好貴。網路會議是個不錯的替代品。主要利用的是QQ群，在群里除了打字之外還可以進行群語音和群視頻，其中，群視頻還可以演示PPT，播放影片、分享屏幕等，對於沒有投影儀的社團來說不失為一個很好的選擇。

三、信息處理

（7）雲盤

社團平時工作中會產生很多文檔，存在某個成員的電腦里不便於分享，如果電腦掛掉了就更慘了。利用雲盤對社團文件存檔可以很方便的共享文檔，並且保證安全，記住一個賬號就可以永久儲存。目前國大公司的百度雲、360雲盤、騰訊微雲等都是不錯的選擇。

（8）表單

很多團在收集信息的時候要求大家將「姓名、學院···」信息發送到某個手機號，這種方式雖然直接，但是收簡訊的人不得安寧，而且還得對信息進行再次整理。網路上有很多在線表單，例如麥客、金數據、調查派、問卷網、微調查等。進行問卷調查或收集報名信息，統計聚餐時間都可以用到。

四、採購與銷售

（9）採購

社團有時候需要採購禮品或辦公用品，去批發市場或自己直接聯繫供應商很方便，但是如果沒有這些關係採購就成了件麻煩的事兒。淘寶上有很多產品，但是如果大批量採購或者需要定製的話可以上http://1688.com，也是阿里巴巴旗下的網站，可以用淘寶賬號登陸，用旺旺與賣家溝通。

（10）銷售、收款

涉及到銷售的時候可以開個淘寶店，手續麻煩一點，而且與微信是隔斷的。可以用口袋通出的微店，在手機上開店，用支付寶付款。

以上這些工具是我在使用中想到的，可能有些同學們已經在使用了，有些需要付費或學習門高。總之，因地制宜地運用網路工具可以有效提高你的工作效率，希望這篇文章對你有幫助。

（來自我的個人博客http://www.yankai.info）

有沒有想過，別人的惰性或許是因為全部都要聽你的，讓大家沒有自由發揮的空間，然後就乾脆讓你一個人做完！

想方設法確定一致的目標，才能提高大家的效率。

天下熙熙皆為利往，把工作效益跟利益掛鉤

經常去聚餐是一種好的方式，為你推薦我之前寫過的一篇有趣的文章：小組聚餐小記

建議您使用辦公管理軟體推薦魚骨

任務協作

協作工具＋管理工具

目標管理，結果導向

用任務驅動內部協作，區別於郵件和聊天群

隨時分派任務給同事、查看自己分配的任務進展情況

任務數據是員工績效考核的依據

項目管理

— 協同式項目管理，項目經理創建項目任務，項目成員按時更新任務進展，大幅度減少項目經理的協調工作，項目成員可查看項目整體進展，信息同步，減少溝通成本。

— 企業可自定義項目的分類，進展，狀態

— 支持項目的立項，結項審批

— 投影模式用於項目會議

甘特圖

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敏捷開發——產品、研發、測試整體化協作工具

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歸集產品、運營需求，支持按業務優先順序提交研發、定義產品版本和版本需求，記錄版本發布歷史，分階段多泳道管理Story、分Sprint管理研發任務，Bug高效集中管理。

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進入研發的需求（Story）待辦(Backlog) 可自定義研發階段、泳道、衝刺 ( Sprint )周期，還可自定義看板任務卡片展示內容。

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當前衝刺 ( Sprint )的需求（Story）管理快速拆分研發任務到項目成員

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