《小強升職記》：做事靠系統，不要靠感覺 | 章魚讀書群六月作品

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在 5 月初的時候，創建了一個以「輸出」為中心的讀書群。每個月會從輸出作品中挑出 10 篇，分享給大家。

今天分享給大家的，是群內小夥伴林驍關於《小強升職記》的讀書筆記。這不是一部職場小說，而是一部非常系統、容易上手而且適合職場新人的時間管理指導書。

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一、如何看看自己浪費了多少時間

1.先在一張紙上寫下自己認為分別花費在「集中精力工作」、「無意義浪費時間」、「真正的休息」上的比例，比如50%、30%、20%。

2.然後在紙上寫下自己對「集中精力工作」、「無意義浪費時間」、「真正的休息」的描述。比如：

1）集中精力工作：心無雜念；進入忘我狀態；效率很高。

2）無意義浪費時間：打開瀏覽器漫無目的地亂逛；和同事聯機遊戲；在辦公室侃大山；無法集中精力；煩躁不安。

3）真正的休息：打個小盹；到樓下散步。

3.連續5個工作日每隔一個小時記錄下自己究竟處於「集中精力工作」狀態、「無意義浪費時間」狀態還是「真正的休息」狀態。從早晨8點開始到晚上21點結束。

4.周六上午統計一下在70個小時中「集中精力工作」、「無意義浪費時間」、「真正的休息」三種狀態所佔的時間比例。

☆：集中精力工作◇：無意義浪費時間△：真正的休息

數一數：集中精力工作____小時

二、記錄一天工作的情況

1.每隔一個小時寫出下一個小時計劃做的事情。

2.一個小時結束之後記錄下結果。

3.堅持—整天。

三、避開時間黑洞的小策略

1. 關掉MSN、QQ等聊天工具。記住，是徹底關閉而不是隱身。
2. 關掉Outlook的「郵件到達提醒」功能。
3. 保持辦公環境的乾淨整潔，並且保證你所需要的辦公用品觸手可及。這個絕對必要，雜亂的辦公桌會嚴重地分散你的注意力。
4. 給水杯里倒滿水。這樣不會因為去倒水而打斷注意力，並且飲水對於你的健康很重要。
5. 準備一張當天的任務清單，你一整天的安排全在上面，完成一項就劃掉一項，這會讓你既有責任感又有成就感。
6. 選一張舒適的椅子，它可以緩解腰部和頸部的壓力。沒有健康的狀態，就沒有良好的注意力。
7. 盡量地隔離自己，告訴你周圍工作間的同事，最好不要在這1一2個小時內打擾你。
8. 做事情要分清輕重緩急，先解決最重要、最迫切的事情，這樣做以後，相信你會輕鬆很多。
9. 當你覺得無法集中精力的時候就先休息一會兒，一般成年人保持精力高度集中的時間是20分鐘左右。
10. 設置任務的最後期限。一個適當的最後期限能很明顯地提高你的效率、挖掘你的潛力。

四、老付工作四步法

1.具體方法

第一步，將所有的任務放入工作籃，不論是誰在什麼時候交給我的任務，統統放進工作籃里。

第二步，將可以置之不理的任務清除掉；將必須在某天處理或者必須轉交別人處理的任務拿出來；將那些可以在兩分鐘之內完成的任務立即完成。

第三步，將需要在特定日期處理的事情寫進日程表，將需要別人處理的事情立即轉交並且設置到期提醒，將需要現在處理的事情擺在辦公桌上。

第四步，在自己最高效的時段做最重要的事情，其他的事情也做合理安排。

2.填寫一周時間日誌

五、提高工作效率的小竅門

1. 找出重要的事情在高效時段內完成。每天早晨別一上班就急著投入工作，先看看今天工作的重點是什麼，哪些事情是重要並且緊迫的。將這些事情安排在你的高效時段內完成。
2. 回顧你需要發布或者呈送給上司的資料。我們不可能第一次就把事情做到盡善盡美，自己編寫的分析材料就是自己的名片，在這上面不要吝嗇時間，或許它們能讓別人對你刮目相看。
3. 看新聞用RSS。現在很多網站包括搜狐在內都提供RSS的閱讀方式。這樣的好處是你不用頻繁地在地址欄輸入URL，更重要的是RSS廣告很少，也沒有鋪天蓋地的超鏈接，能夠讓你將注意力始終保持在你關心的內容上。這樣你就不是在衝浪而是靠羅盤在大海里航行，方向始終掌握在自己的手中。
4. 減少檢查郵件的次數。每天兩次足夠了，並且應該注意，往往在上網聊天或者無所事事的時候就會「習慣性」地檢查郵件，因此應該找些事做來分散自己的注意力。
5. 能休息的時候盡量休息。有午休時間的人是幸運的。一般情況下，在休息時間我會設置一個鬧鈴，時間定為半小時，在這半小時中腦子裡什麼都不想，好好地放鬆一下。這非常有利於精力的恢復。

六、我的職業價值觀

TOP3：獨立性、智力刺激、社會交際

LAST3：安全感、社會地位、管理

七、四象限法則

第一象限：重要而且緊急。立刻去做！

舉例：處理某媒體對公司的負面報道、為孩子填報高考志願等。這些事情必須馬上去做，否則後果將非常嚴重。但是在你立即去做的同時你應該思考這樣一個問題：真的有那麼多重要而且緊急的事情嗎？

第二象限：重要但不緊急。有計划去做！

舉例：編寫公司下季度的工作計劃、制定家庭的投資理財策略、參加心理諮詢師培訓等。這些事情雖然看起來不緊急，但是我們卻不能置之不理。如果你現在不重視它，它隨時都會發展成重要而且緊急的事情。比如說，你已經發現了兒童牙刷這個細分市場還沒有被競爭對手佔領，但是你將制定針對這個市場的產品策略放在第二象限而遲遲不處理，結果某一天你逛超市的時候發現，哇，競爭對手的兒童牙刷已經投放市場了。那麼這個時候，制定產品策略的事情就轉移到了第一象限，重要而且緊急。可見，對待這個象限的事情，即使沒有立即去做的必要，也至少要做一份時間計劃表。你可以思考這樣一個問題：如何避免使更多的事情進入令人討厭的第一象限？

第三象限：不重要但緊急。交給別人去做！

舉例：辦公室里的突然來電、臨時會議等。這個象限里的時間投入是相當可惜而且無奈的，忙了半天可能一點效果都沒有，包括你在內的很多人都會被假象所迷惑，認為『緊急』的就是『重要』的。其實『緊急』和『重要』一點關係都沒有。在這個象限，我們應該思考這個問題：我們如何盡量減少第三象限的事務？

第四象限：不重要而且不緊急。盡量別做！

舉例：看無聊的電視節目、一個人閑逛等。這個象限里的事情都是用來打發時間的，僅僅當做前三個象限的調劑的話還說得過去，如果過多地沉迷於這個象限，我們的價值就會大打折扣。在這個象限，我們應該思考這個問題：我們在工作中是否有必要進入這個象限？

2.改造工作清單

改造清單的方法 先『輕重』，給所有任務以職業價值觀為標準標出『重要』或者『不重要』。 再『緩急』，給所有任務以截止日期為標準標出『緊急』或者『不緊急』。 最後按照自己的意願給所有的任務標出』高』、『中』、『低』三種優先順序別。

3.應用猴子法則走出第三象限

4.完成第二象限：目標描述和任務分解

好處：進行目標描述和任務分解的好處 迫使我們將精力花在第二象限，這在任務一開始是非常重要的。 有利於將一個項目做細，有計劃地做，時刻知道下一步該做什麼。 明確任務完成的標準，當達到標準的時候你就可以放下心裡的石頭，減輕壓力。 有了工作時間的約束，你可以明確地知道該任務是否拖延、原因是什麼、如何避免。 「簡單地講，就是消除時間管理的三大殺手——拖延、猶豫不決、目標不明確對工作的影響。

5.四象限工作跟蹤表

意義：通過一個表格來證明你確實已經將精力放在了解決第二象限的事務上。

八、時間投資

我們首先要做的，不是匆匆忙忙地從第一個任務開始，而是在任務清單里找出自己準備最充分並且最重要、最迫切的任務去完成。

押大賭注於高概率事件上。也就是說，當你堅信遇到了可望而不可即的大好機會時，唯一正確的做法是大舉投資。比如說老總讓你負責一個500萬的大單，這既是一個機會，也是一個挑戰。那麼，你應該立即將其他的事情暫時放到一邊，集中全部的精力來處理這件事情，對它進行任務的分解和分配，所有的周計劃、月計劃都應該圍繞它來制定。具體到每一天來說，就應該把握住一個』要事第一』的原則，不惜投入大量的時間在最重要的事情上，這件事情不搞定的話，其他事情一概不做。我們要堅信處理好這件事情所帶來的回報會是非常可觀的。

九、腦袋裡只裝一件事

1.「嗯——從這個故事裡我得到的啟示是：腦袋裡如果每次只裝一件事，可以將我從周圍嘈雜的環境和沉重的壓力中解脫出來。我每天的工作總是要做不同的事情，就像蛇髮女妖美杜莎的頭髮一樣，互相糾纏在一起，不僅嚴重影響了我的心情，還讓我感到壓力重重。」 「這也就不難解釋為什麼我總是聽見你摔客戶的電話，並且做什麼事情的時候都很著急，好像尾巴被燒著了一樣。」老付插嘴說了一句。 「是啊，因為我在和人說這件事的時候，腦子裡卻裝著那件事，所以我總想趕緊處理完這件事之後去處理另一件事。唉！我現在總算知道為什麼生活節奏特別快的地方會流行』發泄屋』這樣的東西了，我有時候真的想狠狠地給你一拳。」

寫下你明天必須做的最重要的各項工作，先從最重要的那一項工作做起，並持續地做下去，直到完成該項工作為止。然後重新檢查你的辦事次序，著手進行第二項重要的工作。即使著手進行的任何一項工作花掉你整天的時間，也不用擔心。只要手中的工作是最重要的，就堅持做下去。假如按這種方法你無法完成全部的重要工作，那麼即使運用任何其他方法，你也同樣無法完成，而且倘若不藉助事件優先次序，你可能甚至連哪一種工作最為重要都不清楚。

2.腦袋裡裝的那一件事情是「下一步行動」。即任何已經確定的、需要2分鐘以上才能解決的下一個單一行動。

3.確定下一步行動的方法：

秘訣一：動詞開頭。 一個好的』下一步行動』應該是以動詞開頭的，比如『打電話給某某』、『準備會議資料』、『回復E-mail』等等。以動詞開頭才能保證它具有可執行性。如果在你的行動清單上寫著『電話』、『資料』、『E-mail』，我想你一定會把它們放到一邊置之不理的。

秘訣二：內容清晰。 比如』準備會議資料』，雖然是動詞開頭，但是描述得不是很清晰，『需要準備哪些資料』、『幾點開會』、『會議上要提出什麼問題』等等，這些東西還需要我們在行動之前一一落實。所以說，這樣的『下一步行動』是失敗的。我們應該盡量給大腦一個清晰的信號，避免大腦自己『擅自加工』。大腦『擅自加工』的結果就是將相關、不相關的信息一股腦地揉在一起。

秘訣三：描述結果。比如，』早晨9點帶著做好的計劃書在會議室開會討論營銷計劃』，這已經算是一個不錯的『下一步行動』了，但是我一直強調對結果描述的重要性，也就是說，我們要在任務開始之前就對想要的結果進行描述，描述得越清晰，產生的能量就越大。如果你在這段話的後面加上『說服與會者認同我的營銷方案』，那會是什麼效果呢？

秘訣四：設定開始時間、周期、最後期限。在設定了這三個和時間有關的屬性之後，你就可以更加合理地安排自己的時間、把握行動的進度、照顧別人的時間。比如，會議的時間是』9點開始，需要2小時』，那麼你就可以做到在9點之前把自己的雜事都處理好，並且在9～11點這個時段不再安排其他事情。與會的其他人，也可以根據這一點合理地規劃自己的時間。

此時懷疑自己執行力的3個解決方法：

1. 設定目標，或者設定獎勵。比如，完成』下一步行動』是為了獲得更多的收入。
2. 如果不能全部完成，那就完成你能完成的部分吧，此時建立起信心更重要。
3. 找出最大的石頭，搬走它。瀏覽一下你的』下一步行動』，找出你認為最難完成的一件事，盡最大的努力去完成，之後，其他的事情就不在話下了。

4.老付的「下一步行動」事務處理工作圖

中間有兩分鐘以內能完成的事情，立刻做完。兩分鐘以上，如果緊急就處理，不緊急就寫入清單。

十、衣櫃整理法

收集：清空衣櫃

1. 收集一切引起我們注意的事情。
2. 加工處理後，確定它們的實質以及解決方法。
3. 組織整理，得出結論。
4. 把它們列為我們行動的選擇方案。
5. 行動。

處理：為衣物分類

最上面一項開始處理。這個原則是非常重要的，每一件事情都必須獲得均等機會的處理。處理並不意味著花費時間，它僅僅是指判斷事情的實質，決定下一步的行動方案，然後相應地處理掉。無論如何，你必須盡最大的可能迅速地突擊到工作籃的底部，而且不逃避任何一件事情的處理。 一次只處理一件事情。這裡仍然遵循 腦袋裡只裝一件事的原則，處理完一件事以後再去處理下一件。 永遠不要再放回收集籃（被迫中斷的事情除外）。當你第一次從收集籃中取出事情時，立刻判定它的性質以及處理方法，永遠不要把它再次放回收集籃內，爭取第一次就把它做到最好。

當我提及一個『清單』時，請注意，我只不過是指一群具有相似特徵的項目。一個清單可以是下面3種形式中的任何一種： 1.一個文件夾，包括一些各自獨立的記錄，記錄著同屬於一個範疇的事物。 2.在一張有標題的紙上列出的真實的目錄。 3.一個軟體程序或者電子記事本中的詳細目錄，比如Outlook軟體中的任務模塊或者一個掌上電腦中的清單功能。 「一張有標題的紙可以當做』收集籃』、『將來某時/也許清單』、『待辦事項清單』。而『項目清單』則一般用文件夾將與這個項目相關的資料保存在一起。」

組織：將分類的衣物重新儲存

回顧：對衣物做到心中有數

如何進行周回顧

1.回顧你的』將來某時/也許清單』。看看這個清單里有沒有可以行動的項目。

2.回顧你的『項目清單』。把『項目清單』拿出來好好地看一看，自己下一步應該做些什麼？現在項目的完成進度是多少？項目要取得什麼樣的成果？在項目的分解、人員分配、成本消耗、市場策略方面有沒有什麼需要修正的地方？或許你會發現你遺漏了什麼，或是有了什麼新的想法，都應該在回顧的時候添加進去。

3.回顧你的『待辦事項清單』。有沒有你已經做過還沒來得及刪除的任務？你上周都做了哪些事？下周還要做哪些事情？清單上的那些待辦事項是否要在特定的時間執行？是否可以寫入日程表？

4.重新審視自己的目標。我會將自己的目標納入回顧系統，通常這樣的目標需要1年以上的時間才有可能達成。當我每次回顧自己的目標時，心中都會加深目標的印象，都會燃起鬥志，都會尋找方法，都會堅定信心。

十、目標

1.原則（五萬米）。你首先必須要找個時間好好地思考一下自己的價值觀、原則和目標，這是你工作的靈魂所在。如果你以前沒有思考過這些，建議你現在就開始思考。

2.願景（四萬米）。這裡面包含3—5年的工作目標，可以是職位的，也可以是組織能力、協調能力等。

• 在這個層面你需要問自己：
• 我的目標是什麼？
• 哪些人已經達到了我的這個目標？
• 他們是如何達到目標的？
• 達到這個目標之後我的工作和生活會是怎樣的？

3.目標（三萬米）。目標是比願景更細化的東西，通常在一年內就可以有一個階段性的成果。

4.責任範圍（兩萬米）。工作上的角色，如銷售、管理、產品開發等；生活中的角色，如家庭、個人財務、精神層面等。要把每一個角色扮演好，就需要執行一些任務，以拉近現實和期望的距離。

6.下一步行動（跑道）。這是最細枝末節的事件，我們要將它們全部放進我們的清單，然後逐一完成。誰更關注細節，誰就能獲得更大的成功。剛開始我們都在同一個跑道裡面繞圈，但是最終只有職業規劃清晰的人才會駕車進入快車道，直奔目標而去。

實現目標第一步：正確描述目標

S就是Specific，具體的；M就是Measurable，可測量的；A就是Attainable，可實現的；R就是Realistic，可實行的；T就是Timebased

讀後感：

身為一個學生仔，關於這裡面介紹的時間管理的辦法取捨程度可能會大一些。畢竟雖然已經是大學生，但是自我調配的時間並沒有這麼多，任務的限定情況也沒這麼死。

可是看完了工具書要用到才有作用呀！於是正值平時進入期末的時期，我在這段時間裡好好感覺了一下我今天要幹嘛，這段時間要幹嘛，有什麼目標，這幾天要做的東西用什麼東西管理比較方便。於是得出的結論是，目標需要在開學定好，每日用時間日誌管理好自己每段時間該做什麼，做好了沒有。期末則用「3+1」管理較為方便。為了適應自己的情況，我把3+1做了一個改版，把「期末考試」這個大項目分解成了「各科考試」的小項目，然後把小項目項目清單和行動清單並在了一起，方便查閱。為了抵制誘惑，去掉了「將來／也許清單」。

下表是我的成果截圖：

該表打完勾之日，就是我成為學霸之時！［誤］

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