如何科學使用PPT中的文字

寫在前面

上篇我們在聊排版的時候提到,PPT設計其實就跟做菜一樣,頁面上的每個元素是最原始的食材,如果我們能把PPT的每一個元素都像食材一樣精心加工,那麼做出好PPT就不是什麼難事。在接下來的每一個禮拜,我會挑一個PPT的課題進行深度拆解,幫助大家宏觀的掌握PPT製作的思維及技巧,目前已經完成的策劃、配色以及排版部分,對此感興趣的小夥伴可以翻看以前的推文,今天我們聊一聊PPT裡面最重要的元素—文字的選擇和改造。

幻燈片文字應用常見誤區

按照慣例,每次開始進行培訓前,我們都會收集受訓學員的PPT進行診斷,我們發現,很多人在文字使用上存在著非常大的問題,主要可以歸結為這兩類。

1.張冠李戴,用了不正確的字體。

2.閱讀障礙,字體過多, 密度太大。

那麼,到底該如何解決幻燈片文字使用問題呢?深度長文,多圖預警,先上腦圖幫助大家釐清思路。

1.怎麼選對字體?

不同的字體都有各自的個性。對字體進行分類有助於我們抓住字體之間的微妙區別,進一步為所設計的項目選擇合適的字體。

好看的字體非常多,好用的就那麼幾個。

所以,簡單可以將實用字體分為以下四大類:

黑體字也叫等線體,又稱「方體」,屬於無襯線體,字比較方正, 筆畫醒目、粗壯、並且粗細一致。由於黑體在氣質上沒有特別大的個性,所以它適用範圍比較大,是一個比較萬能的字體。如果說我們的PPT沒有非常明顯的風格偏向,那麼就可以使用黑體字,不會有什麼差錯,常用的黑體字型有微軟雅黑系列、方正蘭亭黑等等。

黑體字形的簡潔和規矩,使其擁有與身俱來的百搭感,通過字體的放大或者變形,就可以表現出不同的氣質來。粗黑體適用於標題和重點文字的表現,而細黑體適用於正文。

宋體字形是很有味道的字體,宋體筆畫有粗細變化,末端有裝飾部分,屬於襯線體,宋體的裝飾性更強,所以它所傳達出來的氣質也更多。政企行業的PPT會使用宋體多一些,一般是在標題位置使用比較粗的宋體,常用的宋體字型有方正風雅宋、造字工房宋體系列等等。

宋體字形在文化、藝術、生活、女性、美食、養生、 化妝品的領域所傳達出的氣質都要比黑體字形準確。

其實就是所謂的「兒童體」,最適合幼兒主題相關的PPT,常用的有方正喵嗚體,方正剪紙體等。

幼體字筆畫更加圓潤、活潑,沒有了嚴謹感,隨意性比較強,符合兒童天真活潑的性格。

大家都知道一款好看的書法字體能大大提升版面的視覺衝擊力,但是我們在使用的過程中要注意一點,那就是易於辨認。幻燈片最本質的目的是傳遞信息,所以我們會盡量避免使用難於辨認的字體,比如草書。比較適合在PPT中使用的書法字體有李旭科書法體、漢儀尚巍手書等。

求字體網

有的時候我們從網上看到了一款好看的字體,但是不知道這個字體叫啥無法百度到,這個時候怎麼辦?沒關係,我們有個神器,求字體網,只要將你看到的字體截圖上傳到這個網站,它就能幫你找到你想找的字體,甚至還有下載鏈接,有了它,以後再也不怕找不到想要的字體。關注公眾號(kyleslide),回復「字體包」獲取推薦字體合集

所以選擇合適的字體非常重要,當然如果你是給公司使用,一定要注意版權的問題。

當我們選對了字體,接下來就是對其進行編排和改造。幻燈片中最核心的文字表現分布在封面和正文區域,封面的文字至關重要,是門面,需要精心的設計。

2.幻燈片標題文字該如何擺放?

在幻燈片設計中,無論是字體的搭配,還是色彩搭配亦或者是版式的構成, 其實都是一個組合的過程,那文字的排版同樣也是相互之間組合的一個過程,只要做好平衡和對比,就可以做出比較出色的封面文字排版。

擺在正確的位置彌補平衡

相信大家做封面的一般套路都是,選擇一張合適的大圖做背景,然後放上標題文字。然而標題文字的位置並不是隨意擺放的,我們需要根據圖片本身的空間關係選擇標題文字擺放的位置,來彌補畫面缺失的平衡感。事實上,我們的選擇並不多,無非就是左對齊,右對齊以及居中對齊。

製造對比營造視覺層級

這一點跟我們講排版四原則中的對比是一致的,為了讓PPT中的內容要點展示更有條理,我們需要通過對比將其重要性層次劃分出來,同時可以豐富PPT中的內容層級,整體內容一目了然。通常我們通過大小、粗細、顏色、字形、疏密以及方向等方式,突出信息之間的差別,形成對比。通過一組實例,我們來看看如何運用對比手法做出高大上的封面標題。

3.內頁大段文本如何美化?

80%閱讀不適的PPT內頁都是由於文字過多,沒有編排,所以,關於內頁文字的美化,第一條建議,就是刪!

在不打破原文立意和信息傳遞的前提下,我們可以嘗試把這幾類文字刪除

解釋性文字,即定義型的文本,只需要留下主體即可,定義部分可以刪除;

原因性文字,因果關係的文本,留下結果,原因部分可以刪除;

重複性文字,大段文本中有重複的關鍵詞,可刪除部分;

輔助性以及鋪墊性文字,沒有實際意義的詞可以刪除,比如介詞等。

當文字精簡以後,頁面信息更加直觀,受眾體驗得到提升。當然實際在刪減文字過程中一定要注意一點,那就是大膽分頁,一個頁面闡釋一個主體觀點即可。但是現實情況往往是,領導放話了,幻燈片一個字都不能刪,這時候該怎麼辦怎麼做?同樣也有章法。

統一字體

為了確保整體風格的統一性,個人建議一個PPT或者一頁PPT上只使用一到兩個字體,能用一個就別用兩個。做PPT的過程中千萬別化身字體狂魔,看到好看的字體就用,這是非常可怕的事情。

空間拉足

除此之外,文本的行距不能太緊密,太密的話會影響觀眾閱讀體驗,建議設置個1.2-1.5倍左右的行距為最佳,調整文字的間距和行距可以拉升版面的空間感,增強閱讀體驗。

營造層次

其實就是我們剛才講的對比的方法,我們通過改變文字的大小、粗細、顏色等方式,做出對比,營造視覺層次。

善用修飾

最後再加些小小的修飾,比如項目符號,圖標等,如果覺得畫面還不夠飽滿,我們也可以再加一張符合意境的圖片,簡單幾步操作,從一頁單純的文本,變成了一個視覺體驗優化升級的頁面。

4.文字進階改造示例

如果你想讓你的畫面文字更具創造及張力,就必須對文字進行進一步的改造美化,我們可以對文字進行變形,填充等方法,讓文字更加美觀。

[根據文字意境可以做翻轉的處理]

[鏤空文字最近也比較流行]

[文字和圖片的穿插,特別時髦的處理]

[關注公眾號(kyleslide),回復「01」觀看上圖製作教程]

[給文字做部分的切割]

[文字矢量化後,每個筆畫都能拆開]

[給文字填充你想要的紋理]

[如何利用工具製作文字雲?]

[大道至簡,簡單卻高效的高橋流]

結語

選擇合適的字體並對其進行美化,這是幻燈片文字使用最基本的套路。

按照我們上面的方法基本上可以解決比較常規的PPT文字使用問題,確保你不會往錯誤的方向走。最後展示的是幾種PPT中比較常用的文字改造案例,提供一些思路給大家。具體每個點的實操教程,由於篇幅所限,接下來會單獨製作教程推送給大家,敬請期待。


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