一、PPT要表達出明確的目標

在做商務目的的PPT中，通常是為了追求簡潔明確的表達果，以便有效的複製展示。但是PPT也有其局限性，不了解這些局限，在PPT裡面書寫長篇文字報告，繪製複雜表格——這種超能的PPT，不僅製作過程痛苦，而且最終結果通常也是根本看不懂！

製作的PPT只能面向一類觀眾，演示一個話題內容，只能表達關鍵要點，達到留下深刻印象的目的。不要想著這也顧及到，那也顧及到，這樣不僅沒有好處，還會讓人感覺你做的PPT主題不明確，比較散亂。牢記這個規則，在做PPT的時候做到有所收斂，目標明確。這樣就會一個文件幾十頁，企圖在一個文件裡面討論好幾個複雜問題了。

二、PPT要有合理的形式

PPT的中文名字叫演示文檔。從名字可以一目了然看出。實際上PPT主要有兩種用法。

1. 輔助現場演講的演示

2. 直接發送給受眾自己閱讀

要保證達到理想的效果，就必須針對不同的用法選用合理的形式。考慮配合演講或直接閱讀時受眾的感受，做相應的細節處理。

現場用的PPT文檔，就要全力服務於演講。

少用文字，多用圖表。適當的運用動畫、特效等功能，動畫特效可以幫你掌控演講節奏，讓演示更有吸引力，讓演講氛圍活躍起來。

直接閱讀的PPT，使用儘可能簡潔但描述清晰的文字，讓讀者更容易看清你的思路。每一頁幻燈片都要邏輯清晰。保證觀看者理解你的意思。閱讀類的PPT謹慎使用動畫效果，這樣閱讀中突然蹦齣動畫，會讓觀看者特別不舒服。

三、要有清晰的邏輯

對於商業人士「時間就是金錢」，所以PPT表達注重清晰、簡潔。

①遵循幻燈片的結構邏輯

一個PPT文件包含10～30張幻燈片，包括封面頁、內容頁和結束頁，還必須有目錄頁來展示整個PPT的內容結構。必須有各章節的封面把不同階段的內容劃分開，保證章節明確，整體連貫。結束頁之前，還要有總結頁，引領受眾回顧要點，切實留下深刻印象。內容頁也要遵守大標題、小標題、正文、注釋……這樣的內容層級結構。而且結構層次不宜太多，關係要麼並列，要麼遞進。否則，不僅閱讀者會看暈，很可能你演講時自己都會講暈。

②運用比較常見的圖表進行分析

商業場合常見的SWOT分析圖、矩陣分析圖等，使用這些圖表可以幫我們理清思路，分析明確，尋找解決方案。採用這類圖表可以讓演講者表述更加清晰明朗。聽者也更容易接受。

四、PPT要做的美觀大方

很多人想要把PPT做的非常漂亮，大家追求漂亮，結果卻往往是畫虎不成反類犬，幫整個PPT，得不償失。其實不必追求，只要美觀大方就行了。

可以從色彩和布局兩方面著手。不同內容使用差別較大的色。相近內容使用相近的顏色來區分

還可以去借鑒那些高端的作品，大多數優秀的作品布局、配色一個整套打磨好的方案，可以選擇一個作品色彩和布局。這裡不要到處亂借鑒幾個，則很容易適得其反，搞得非常複雜。

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