年會又雙叒來啦！甲方，你該如何辦好一場年會？
什麼？你說現在才9月初，為什麼要說到年會？年會不是好幾個月之後的事情嗎？並非如此，現在正式開展籌備的最佳時機。
過了這個村，就不是這個錢了。
關於今年年會……你不要說了我先頭疼一會。
年會作為一個大多數員工都會期待的日子，卻是策劃人員的噩夢。即便是找了專業的代理公司負責，做對接人也不是什麼輕鬆的事情。畢竟年會涉及到公司的精神、文化、風格、體系、戰略等等，是不可能全部交給外包去決定的——如果你這麼干，老闆就要干你了。
所以，今天我們來聊一聊：作為甲方，你該如何進行年會籌備，又應該做什麼呢？
筆者之前在知乎上有過一篇回答，比較粗略：
https://www.zhihu.com/question/53393164/answer/135789619
整體是根據具體任務，用倒推法來推算時間的。但是根據具體執行的需要，時間本身當然需要調整，往往會不那麼容易推算時間表。這裡本人將按照模塊來梳理年會需要做的基本準備工作，並從甲方的角度敘述大體該如何安排時間。
班子組建
萬事俱備，沒了東風啥都不行——諸葛亮。
對一場活動來說，班子是最重要的，是推動活動執行的東風。對於甲方來說，明確公司里誰可以在年會籌備這件事上幫忙，這是非常必要的。
材料準備、供應商選擇、方案預審、KV、細節對接、採購核算、節目監督、催場、主持……如果你可以一個人搞定所有問題，那我只能選擇跪拜了。在籌備的開始階段，就要跟相關人員碰個頭打個招呼，即便是在年會開始前一個月才需要麻煩他，也務必提前安排。
跟人事溝通，確定核心人員在相關時期的休假安排，以及可能需要他們參與對接的時間，準備一份表格。不必過於詳細，這張表的主要作用是：緊急需要幫忙時不至於從頭開始想要找誰。
《表格1：2017公司年會內部籌備人員聯絡表》
拿到乙方的方案，並審議修改通過後，準備工作應該已經有了框架。這時，根據所有準備工作涉及到的項目，明確分工，制定表格。
表格必須包括所有目前能夠想到內容的執行人和負責人。執行人可為乙方或甲方，而負責人需要為甲方。負責人的工作是對接修改細節，以及監督到位與否，人選建議從表格1中按職位抽取。
這張表格應該在在乙方提供的《2017公司年會項目進度表》之上進行修改補充得到。
《表格2：2017公司年會項目進度表（含執行人及負責人）》
在活動籌備的中後期，也就是活動開始前1個月左右，大部分準備工作應該已經開展甚至接近尾聲了。這時年會執行當天，或者當天及前一天，具體的明確職責就很有必要了。屆時，需要有正確的人去處理突發情況，管理工作細節等。
因此，需要和乙方全方位溝通，制定表格。表格應該包括當日所有負責人的電話，包括甲方和乙方僱傭的第三方供應商、場地提供商等。
如果你足夠有心，可以將就近的醫療站、消防局等的電話查明家在表格里。這件事情務必要求乙方全力配合，明確到人。
《表格3：2017公司年會當日聯絡單》
時間管理
計劃趕不上變化，沒有計劃就要被變化按在地上摩擦——魯訊。
時間安排是最重要的。當然，這篇文章講的就是如何做年會籌備的時間安排，放在這裡可能顯得有點突兀。
一切的起點，都在決定開始籌備年會的那一刻。那麼，公司到底應該提前多久籌備年會？我們來簡單算一下——一般來說，公司舉辦年會的時間在元旦之後，過年之前，我們姑且算作有7周時間吧。舉辦年會租用場地，一般是租用2天以便綵排和裝潢。那麼，同一個場地只有25個檔期。拿上海來說，能舉辦超過1000人晚宴的外租場地總共不到10個，也就是僅有250個可用檔期。而上海規模超過1000人的常駐公司有幾千家呢？人數更少一些，場地的選擇是多了，可公司多得更多，尤其是那些物美價廉的好場地，想在如意的時間搶到手更是難上加難。另外，很多活動公司常年壟斷優質場地，也給這場戰爭增加了很多難度。
所以一般來說，建議提前4-6個月選擇場地並簽下預定。這麼早可能老闆還沒想到年會的事情——如果你確定對接人一定會是自己，那不要在乎怎麼多，先選起場地和供應商吧！
做張表格丟給老闆，讓他去琢磨。
《表格4：2017公司年會場地和供應商預審表》
選好供應商，把需求說清楚，就自然能催到一份表格，上面已經提到過了。
《表格2：2017公司年會項目進度表（含執行人及負責人）》
就算策劃想的再好，年會籌備過程中流程是不可能不變化的。儘管如此，提前估好流程也是必要的，對主持人、演員來說，知曉每個環節的時間節點能扼殺不少麻煩。
這份表格不用你來做，只需要向乙方催要，然後審下就可以了。同時你可以拿到其他材料，和時間流程是息息相關的。
《表格6：2017公司年會時間流程》
《表格7：2017公司年會節目單》
《文檔1：2017公司年會主持人串詞》
材料呈遞
空洞的、模糊的、別人看不懂的都是廢話——亞里士多德。
材料呈遞是重中之重，甚至可以說是對接人的主要工作。從工作之初，你就需要找到公司領導，讓他們為年會定調，最好能把口號也定下來。
因為除了基本需求之外，為了一份合適的方案，你還需要向乙方扔材料。如果老闆不願意配合你想，你就把公司介紹文檔扔過去吧，什麼公司精神啊、slogan啊都可以，大原則是：可以讓老闆覺得不好，不要讓老闆覺得不對。
《文檔2：2017公司年會主題和內容》
收方案，選一選，然後整合修改一下給上級或老闆。注意，方案里創意可以沒太有，但報價單是必須有的，而且要盡量詳細，重點不在一共多少錢，而是在報出的內容是否有合理的單價。多對比，亂收費的可以直接PASS。
然後就靜候消息吧，十天半個月不給正式回復也是有可能的。
《文檔3：2017公司年會方案初選》
然後就是拉鋸戰了。最終，你們會交換以下文件：
《文檔3+X：2017公司年會方案修改意見X》
《文檔4：2017公司年會方案定稿》
《表格8：2017公司年會物料表&報價單（初稿）》
以及細節的執行。涉及到的交接文件會非常多，以下只是舉出了部分例子：
《文檔5：XX公司VI標準文件》
《文檔6：2017公司年會KV設計初稿》
《文檔6+X：2017公司年會KV設計定稿》
《文檔7：2017公司年會設計樣圖（含3D效果圖）》
《表格9：2017公司年會採購清單（含禮品）》
《表格10：2017公司年會到貨情況詳單》
《表格11：2017公司年會節目初選》
《表格11+X：2017公司年會節目定稿》
《表格12：2017公司年會印刷品清單》
《表格13：2017公司年會印刷品到貨情況詳單》
保留餘地
給自己留下空間，不然可能死的很慘——達爾文。
凡是活動，餘地是儘可能要留下的：
- 印刷品至少預留5天，需要快遞的情況下至少7天。
- 採購至少預留10天，有清點的必要。
- 活動前3天最好沒有預先安排，突發情況總會有的。
- 關鍵環節必須有備案，比如告知主持人備選的發言領導。
- 節目綵排至少提前6小時，但那往往是場地籌備最忙碌的時候。
- 所有音頻視頻至少提前1天測試，重新壓制勉強可以趕上。
- 預算最好有多出的幾千元，預備突發情況
- 獎品和號碼牌之類的，必須準備額外的數目。
其他
剩下的交給乙方去解決吧——萬能的老闆。
不要著急結束，有些事情還是需要你這個對接人做的。
這幾份文件，你必須簽署或有公章備份：
- 《XX場地租用協議》
- 《關於XX為XX進行年會策劃和執行的合同》
- 《保險購置確認書》
這幾個會議或活動，你必須要開或參加：
- 公司內部年會方向確定會
- 公司內部相關人員碰頭會
- 加以雙方意見交換會，多場
- 看場地
- 活動前夕的活動執行碰頭會
目前就想到這麼多，如有補充或意見建議，歡迎提出！
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