提高生產力的99條建議

02-08

本文總結自 The Little Book of Productivity

原文作者Scott H Young是一個自由職業者。擅長整理、總結life hacks。其中有一篇便是The Little Book of Productivity，它是針對如何提升工作效率和自制力的系統性方法論，親身試驗效果奇佳，故總結至此推薦給大家。

治療拖延症（Beating Procrastination）

一、計劃

創建計劃清單（Making a Plan）：提供motivation
確立weekly/daily目標（Weekly/daily Goals）：weekly保證big picture；daily保證能夠讓一大堆事情分成可以完成的小事，不讓人overwhelmed
分解任務（Dissolving Tasks）：當任務過於龐大、模糊時，因不知如何開始而產生拖延；當任務沒有所謂的結束時，需要設立人為的分割點和停止點
計劃修正（Schedule Calibration）：適時調整計劃讓其真正有用，否則計劃只是擺設會失去它的激勵作用

二、自控力

設立工作時間（Timeboxing）：設定一個最長工作時間，要麼完成工作提前休息，要麼到時間之後休息。1保證工作時間2為了提前完成任務會提升激勵。
鍛煉自制力（Building Self-Discipline Muscles）：每次都讓自己的自制力增強一點點，多干10分鐘，久而久之自制力就增強了
創造無干擾工作環境（Create a Distraction-Free Workplace）：對於電腦關閉inbox、pop-up甚至互聯網；對於手機靜音；在門上掛勿擾；讓周圍的朋友不要打擾你
激勵催化劑（Motivation Catalysts）：多做一些小激勵，比如經常整理計劃清單；向朋友作出任務承諾；貼各種激勵便簽

三、如何啟動工作狀態

初始衝刺效應（Sprinting Theory）：先衝刺一個小目標，衝刺完成後會讓人進入一種high energy狀態，因而開啟良性循環
創造儀式感（Using a Mantra）：每當拖延時，就想想一些productive的trigger，比如對我個人而言，幻想一下自己高效的工作狀態會讓我有進入工作狀態的衝動
允許自己做的很爛（Churning）：有時候可能自己做出的東西簡直是垃圾，但要接受自己的垃圾作品，當進入一定狀態之後，慢慢質量會提升的
不要為應該做但不想做的事情煩惱（Don』t 「Should」 Yourself ）：除了#want to do，#should do最為惱人，多多思考#should do背後和最終目標的聯繫，讓#should do的意義融合到你的最終目標里來
先行動起來（Ready, Fire, Aim!）：不要過多「準備開始」、「瞄準」，先行動起來最重要！行動的過程中會有很多反饋，這些反饋可以幫助你調整計劃。
跟為拖延而拖延的事情說再見（Quit Your Procrastination Vices）：有的人做一些事情如看電視只是因為看電視比較容易去做而並不是他們喜歡看電視。這些事情佔用了時間卻無價值，試圖消除他們！倘若不能消除他們，請找個時間專門做這些事。
思考拖延的根本原因（Remove Your Hidden Roadblocks）：有時候生產力過低或拖延嚴重，需要思考背後阻礙你的真正原因。是不是這個事情沒有那麼刺激我了？是不是我沒有意義保持高效？是不是我在逃避或者躲避什麼？

做事有條理（Becoming Organized）

一、系統

做事條理是種技巧（Organization is a Skill）：做事條理是一種系統，由設計和維護組成。一個精心設計的系統可以讓你維護起來輕鬆。
一個簡潔的規劃系統（The Simple Organizing System）：一個簡潔的系統很重要，太複雜的系統會讓你懶得去維護，系統會變得看上去很完美實際價值不高。

長期的綜合的項目（Projects），對big picture有所把握，每周轉化為具體的短期任務
短期的具體的任務（Tasks），每天維護weekly/daily tasks。特別地，一些長期卻與項目無關的任務可以放在global-tasks
在特定時間做的事（Events）

越有條理，越少耗精力（Less Mess, Less Stress）：如果做事不系統，經常需要把事情記在腦子裡，很累。相反，若有一個整潔和有條理的（即索引做的好）工作環境，以及有一個很好的處理to-do lists、日程規劃等的任務管理系統，可以讓你把精力聚焦在任務本身，而不是總是回憶去做什麼事情。
電子文件歸納（Digital Organization）：電腦中的文件空間幾乎無限，分支法（Branching）非常容易。三個要點：每個文件都應該有它自己的歸類；經常性的維護；時刻注意歸納系統的新變化。

二、分門別類

分門別類（Give Everything a Home）：每個任務、時間、項目都應該歸納到一個類別存儲等著你去完成，方便你查找、整理。如果某item不能被你現有的系統歸納，這個item若不常出現，可以放到一個相關的類別；如果經常出現，你需要為它新設計一個自己的新類別。
分支法（The Branch Method）：如果一個分類里的內容太多了就嘗試把它分得更細；如果一個類別不怎麼用，合併它到其他類別；如果你有新的職責（a new role），及時創造新的分類
整潔不等於有條理（Tidy vs Organized）：整潔是外表看上去很完美，但有條理是內在的she很系統。有條理：幫助你很快找到你要找的東西，以及一個新的東西出現時你能很快歸類。

三、記性與落實

好記性不如爛筆頭（The Capture Device）：找到一種你可以隨時記錄任務、想法、計劃的方式，心裡老惦記事兒很耗精力的，把東西記下來，精力可以放在更重要的事上。
溝通日誌（Communication Logs）：記錄和人的交流時間、交流方式、人名、跟進的具體事務。這樣做可以跟蹤和別人的進度（commitment），時刻提醒自己下一次應該重新聯繫的時間，輔助自己的規劃系統（Organization System）。
把目標寫出來（Write Out Your Goals）：不容易忘；增加完成他們的激勵；把模糊的想法變成具體的目標。
說到做到（Do What You Say You Will Do）：任何你承諾的事情都記錄下來，從來不要把想要做的事放在短期記憶力，記下來！確保這些記下來的模糊的任務，轉化成了你的weekly/daily目標。記住，如果你的規劃系統沒有一種把想要做的事情具體化成任務的機制，你永遠落實不了。
讀書筆記（Reading Notes）：讀東西時，記錄下有意思的想法、摘抄等。它會幫助你抓住一本書的中心思想，它比highlight更利於你review，畢竟人的記憶力不是完美的。

保持活力（Staying Energized）

一、節奏感

有節奏地工作（Work in Cycles）：把工作節奏看成一系列衝刺，而非馬拉松似的。有一種好辦法是事先確定好下次休息的時間，休息之前衝刺工作。
專心（Multitasking: The 8th Deadly Sin）：你的注意力應聚焦帶一個任務上，這有助於你進入一種Flow狀態。Flow就是說一種你把你全部注意力和腦力沉浸在一個任務上，以至於你忘記了別的事情。如果你的工作需要老被打斷，你需要設立明確的「勿擾時間」，為自己能專心留出專門的時間。
不要設定開放性目標（Close Open Loops）：開放性目標就是沒有明確的完成標誌的任務。你需要給這樣的任務具體化，確立具體的完成點。比如「複習考試」就是一個開放性任務，你要把它轉化為具體到總結某個知識點，看完某個章節，做幾道題目等。

二、勞逸結合

每周休息一天（Take a Day Off）：時常休息一天可以加大幫助你增強生產力。往往精疲力盡和拖延是聯繫在一起的。
勞逸結合（Work/Play Schedules）：切換幫助你更有活力。但要注意有時你想休息了並不意味著你應該休息。把你想像成一個運動員，在你疲勞的時候，你可能需要再堅持一下鍛煉你的耐力。所以，時刻注意你的weekly/daily goal完成情況，看判斷是不是真的該休息了。
平衡不同性質的工作（Balance Creative Muscles）：當你做一件事情效率變低時，試著切換到你的to-do lists上其他的任務，其他任務可能用到了不同的精力。比如你寫東西累了，可以去打幾個電話。但是不要太快的切換工作，有可能你還沒進入狀態，就切換工作了。

三、身體狀態的調整

清晨儀式（Morning Rituals）：一系列固定的在你起床後做的「儀式」用來度過艱難的起床階段以精力充沛地開始工作。不要做看書、看電視等一些被動（passive）用腦的事情。推薦採取鍛煉身體的方式，跑跑步、做些俯卧撐。最好能每天定時起。
行成鍛煉的習慣（Make an Exercise Routine）：每天早晨20分鐘的鍛煉會讓你一天精神充沛。比如可以跑跑步，做些無氧。
吃飯的藝術（Eating for Energy）：低脂、少肉，多蔬菜水果。少量多餐，避免吃的太飽影響狀態。
喝水（Drink Water）：即使不口渴，人如果缺水是很容易變得慵懶的。多喝水！不要太多攝入咖啡因，因為過多的咖啡因會降低你集中注意力的能力。

四、如何面對低谷、不怕困難

先做最難的事（Make Your Time Top-Heavy）：把最難、最耗時、最不想做的事情放到第一個做！從每天來說，把當天做難的事放到第一個做；從每周來說，把一周最難的事放到第一天做。
時刻提醒自己的動機（Recharging Your Motivation）：常年保持激勵是難的，挫敗、瓶頸、被人的批評都會減慢你的進程。要時常回顧你的目標，想想你已經有的進度，當初是什麼讓你想要完成這個目標？如果你發現回顧目標並不能使你有動力，這時你該想想是不是這個目標是不是對你仍然有吸引力。
15分鐘法則（The 15-Minute Rule）：當你遇到低谷（slump）時，可能你十分不想工作，這時請試圖再堅持15分鐘。往往15分鐘後你就能度過低谷，進入高效工作狀態。但如果15分鐘後你還是不想工作，你該休息一下了，也有可能你有一些更大的阻礙（block）沒有意識到。這時你或許應該先做點別的事，回來在看當前的任務，你可能就有新思路了。
保持機敏（Stay Sharp）：多讀、多學一些給你帶來新思路的信息來源。時不時的學習一下東西，保證學習能力。

把事情做完（Getting Things Finished）

一、Deadline

設立deadline（Set Deadlines）：deadline是你時間的預算，你應該關注完成工作（finish），而不是在工作（work）。把deadline寫出來比在腦子裡要重要，時刻提醒自己。
避免硬性deadline（Avoid Hard Deadlines）：硬性截止日期會讓你把事情堆起來，壓力巨大、工作十分忙碌。這樣不利於工作的完成。所以要把硬性deadline化成多個軟性deadline提前完成一個個子任務，一方面你可以把大任務個化成小任務，另一方面因為軟性deadline是你自己設立的，你可以鍛煉自己的自制力。
根據任務價值設立deadline（Parkinson』s Law）：往往當你設立了一個deadline後，無論這項任務是否需要這麼多時間，你都會把自己設立的時間佔滿。所以在設立deadline時，要根據任務的價值設立時間規劃，而非把任務做到完美需要花多少時間。對於不重要的事情，較短時間的deadline可以強迫自己把任務變得簡單，而不會花費過多的時間在沒有意義的任務上。
設立deadline要量力而行（Hofstadter』s Rule）：往往設定deadline時會高估自己的能力。所以一定不要因為設立了過緊的deadline，把有價值的任務敷衍完成。多多思考一項任務的價值來設立deadline，同時要有預期自己可能完成這項任務時不如預期那樣。

二、儘快完成任務的激勵

獎賞自己的懶（Reward Laziness）：提升工作效率，留出時間犯懶是一件好事。如果你能把原先做70小時的工作量壓縮到35小時，把剩下的時間用來休息，那絕對是一件很酷的事情。捨棄那些沒有什麼意義的任務，讓複雜的任務變得簡單。
想好退出計劃（Develop an Exit Strategy）：退出計劃是指一個項目搞定之後，你下一步要做什麼。如果你不知道下一步做什麼，很可能你會不斷的拖延當前項目的截止日期。在每日的計劃中，想好退出計劃十分重要。如果你沒有計劃好每天的工作完成後你要做什麼，很可能當天的工作會佔用你全部時間。
強行提高生產率（Forced Productivity）：給自己規劃更多的工作會激勵自己做更多的事情；先設定好工作完成後你要如何娛樂，這樣你便有更多激勵去提升效率儘早做完事。人在沒有壓力的時候，很容易浪費時間。

三、注重工作的意義與質量

主線劇情最重要（Complete Projects, Not Tasks）：不是你完成（do）的工作越多就越好，而是你又有了多少切中要害的成就（accomplish）。你做的每件事都應該應是為你更宏觀（big picture）的目標而服務，而不應完成了一件件小事就感到滿足。雖然任務和事件很重要，但他們不應該消耗你太多精力。時刻注意著審視自己最核心的「主線劇情」，確保他們分配了足夠的時間。
大方向規劃（Skeleton Planning）：過度計劃是拖延的借口。要有大方向計劃，但不能太詳細。一個粗糙的、大概的計劃就足夠了。隨著工作的進行，你可以不斷完善計劃細節。當然了，那些不能改變的決策需要在計劃時認真做好，對於比較靈活的決策，可以等到做的過程中慢慢進行。最後，在確定大方向規劃時，要積極尋找捷徑（shortcuts），捷徑幫助你更快更好的完成任務。
完成工作比工作時間長更重要（Don』t Pay Yourself By The Hour）：衡量你成果的標準不應是時間，而是你完成了什麼工作。當我完成我預先規劃的工作時，說明我是高效的，我會停下來了去享受生活。

四、不走彎路

不要重複發明輪子（Don』t Reinvent the Wheel）：找到前人可以利用的成果，走捷徑，節省時間！
做可以快速驗證的原型（Rapid Prototyping）：先（prototyping）驗證你方法是否可行，再投入大量的時間。原型要儘可能簡單。不要著急把事情做得完美，先做個粗糙的原型，再慢慢完善。
每日三省（Daily Checkmarks）：把那些你認為重要的習慣每天檢查自己是否做到了，比如我發現下面是一些比較重要的每天應該檢查的習慣：Morning ritual ? Self-discipline ? Avoiding procrastination ? Making time top-heavy ? Work towards an important goal ? Working without distractions ? Completing all daily tasks ? Putting important activities before urgent ones? Exercising
每周總結（Weekly Review）：確保每周你的時間都花在了有意義的事上，而非瞎忙。通常每周總結可以放到每周休息的那一天，因為總結時你應該把總結和工作本身分隔開，以更清晰地回顧自己這一周的工作。評價你的工作和你的deadline完成度如何，試圖改進自己的缺陷。如果發現自己在激勵上存在問題，及時修正。同時，每周總結後，也是下周目標的規劃的開始。

自動化你的生產力（Automate Your Routine）

習慣的重要性（Paying Attention: The Role of Habits）：有意識的專註是需要耗費精力的，但人腦有大量行為是靠潛意識不需耗費精力完成的，所以你應該努力養成那些能提升效率的習慣。這些習慣一不耗費你的精力，二能幫助你提升效率。
30天習慣養成計劃（The 30-Day Trail）：為養成習慣做一件事情連續一個月，如果某天斷了，重新開始計數。等到你完成了30天嘗試，你再也無需努力去維持做這個事情了。大腦1%的精力用在了專註意識做重要的事情，剩下的99%都是習慣、無意識的精力。
例行任務與一次性任務（Routine VS Non-Routine Tasks）：你應該把例行任務和一次性任務分開。一次性任務沒有提升效率的空間，但是例行任務卻可以。你應該思考如何把例行任務變成一種習慣，很緊密的整合在你的計劃中以至於你不需要耗費什麼精力就把他們又快又好的完成了。這樣你的精力才能用在那些一次性任務上。
觸發契機（Triggers）：為你的習慣找到一些觸發機制，比如可以找到一些觸發信號（signal）或創造儀式感（ritual）。信號是你應該開始執行某個習慣的提示，而儀式感是你在準備開始執行你的習慣後馬上要做的第一件事情。比如如果你想堅持每天早起+鍛煉，你的信號就是鬧鐘，而開始習慣後的第一件儀式就是「穿衣、迅速洗漱、拿上健身包、衝出房門」。
替代理論（Replacement Theory）：當你嘗試改變某些習慣時，你的身體某種平衡被打破了。所以當你試圖養成或杜絕一種習慣時，要思考這個習慣背後是否滿足了你的某些需求，發現這些需求，並找出替代品。這樣你做出改變身體不會那麼抗拒，會更容易些。
獎懲機制設立（Operant Conditioning）：核心是為一個新的習慣建立正反饋。對忘記堅持了一次好習慣進行懲罰；對做了一次壞習慣進行懲罰；對堅持了一次好習慣進行獎勵；對少做了一次壞習慣進行獎勵。
每次只訓練一個習慣（One Habit at a Time）：養成習慣的嘗試是需要專註的。訓練新習慣時，最好只嘗試一個新習慣。
一致性與不可打破的堅持（Be Consistent；Set an Unbreakable Standard）：確保你養成新習慣時，你每天都進行同樣的行為。在執行習慣時，每天都要執行（比如雖然你打算工作日早晨早起，但是第一個月要保證每天都早起）。確保在養成新習慣的第一個月，無論何種原因，從不間斷，即使你打算放棄這個習慣，也要堅持下來30天。
先投資在重要的習慣（Invest in Yourself First）：投資在一些特定的習慣比其他習慣都重要，我們稱之為「值得長期投資的習慣」（investment habits）。如鍛煉身體、閱讀、學習、寫日記、陪家人。
每次進步一點點（Ratchet Theory）：不要期待一下做出巨大改變。從小的改進做起，每次進步一點點。比如打算早起，每天都早起5分鐘。
保留一些「惡習」（Constructive Vices）：有些看起來與提升效率無關的習慣其實是有必要的，應予以適當保留。比如參與社交活動，休息，等等。
良好的上網習慣（Internet Rituals）：人們經常需要查微信、查郵件、看新聞等等查看信息。你應當創造出一套自己的每天查看信息的模式，比如我會在每天的特定時間按照信息的重要程度進行查看。這樣如果時間緊的話，我會確保最重要的信息得到保證。
養成新習慣是一種實驗（Experiments With Habits）：很多習慣是沒辦法成功的。一些習慣可能互相衝突，另一些習慣可能會讓你帶來脫胎變骨的變化。所以要知道嘗試新習慣有風險，不要push自己太狠，當做一種好玩的試驗心態會放平衡很多。

提高生產力的黑科技（Productivity Hacks）

把工作分配給別人（Outsourcing）：避免做低價值的、你不必須做的的工作，將它們外包，自己去做更擅長的、更重要的、更需要專註的事情。如此以來，你能突破自己生產力的極限。當然，有時候你也不能總這樣：把工作給別人做可能會更低效，因為這需要和別人溝通交流，別人的水平未必比你高，所以要權衡取捨。
關掉消息通知（Turn Off Automatic Messaging）：一方面分心；另一方面創造你在社交的假象，節省下時間去和朋友面對面的相處，而不是線上。
兩階段理論（Two-Flow Theory）：完成一個任務往往分兩個階段。階段一充分發揮想像力搜集各種各樣的想法；階段二是用嚴謹的思維去具體化這些想法。往往兩個階段用到的思維能力是衝突的，你沒法同時做好兩件事。前者需要自信、熱情和表達力，後者需要謹慎、批判性和勤奮。
批量做類似的任務（Batching）：Batching指批量處理類似的任務（比如每天批量回所有的郵件；連續一整天做科研；連續一下午看書等），好處有三：執行任務是有慣性的；執行類似任務用到的思維能力相似，避免切換成本；不需要重新撿起來進度，減少短期記憶成本。
謹慎交友（Avoid Lazy People）：多和高效率的人在一起；多和目標一致的人在一起；多和有好習慣的人在一起。
限制信息輸入（Information Diet）：如果一個信息對你的行為沒什麼影響那就是沒用的信息，限制那些對你幫助不大的信息輸入，比如刷朋友圈。另外，某些信息的輸入要降低頻率，比如你買了一隻股票，沒有必要每個小時都查看一次價格。
此時此刻是最重要的（The Now Habit）：專心此時此刻的工作，不要天馬行空思維飄走。對於無聊的工作，如果你能足夠專註，也會變得有趣起來。
積極尋找指數增長的回報（Look for Exponential Payoffs）：有些習慣或者投資是可以給你帶來指數回報的，多多利用這些方法。
快速閱讀（Speed Reading）：知道什麼東西該略過，什麼該仔細看。可以用手指跟蹤眼睛的進度，因為這可以減少眼睛找位置的時間，也可以push自己讀快一些。盡量讀的比自己默念或自己理解的速度要快些，訓練閱讀速度。
系統化學習（Holistic Learning）：聯繫新舊概念，構建一套邏輯化的系統來記憶、理解事物。比如，可以多在你的筆記上記錄一些comment用來提示和舊知識的聯繫；多舉例子，形象化理解（假裝在給一個小朋友講）；創造生動、具體的形象來理解知識點。
把邏輯寫下來（Write to Solve Problems）：寫下來可以讓你掌控問題、加速解決問題。原因有三：加強短期記憶；增強多線程處理事務的能力；寫下來是主動式工作，印象更深更專註。
活到老學到老（To-Learn Lists）：擁有更多的知識和技巧可以增加你的效率。然而由於學習新知識是重要但非緊急的事，很多時候你需要創造一個學習清單來時刻提醒你去學新東西。
努力得到真實反饋（Get Ruthless Feedback）：得到有意義的反饋能避免浪費時間。你要通過巧妙方法強迫別人幫助你找弱點。比如採用直率法，直接問你覺得我完成的這件事有什麼缺陷；或者採用如果你是我，你會怎麼做？來委婉徵詢意見。
儘可能關閉多餘感官（Sensory Deprivation）：如果你總分心，請關掉音樂、清理物理桌面、關上門、拔網線、關通知、清理電腦桌面等等。當你在做無聊的任務的時候，這種方法格外有效。

做該做的事（Doing the Right Work）

每日六則（The Daily Six）：每天把你認為最重要的六件事按照重要程度排序寫下來，從第一件事做起。如果你一天結束之後，只完成了一件事，也不要慌，因為沒有比這個方法更高效的方法了。
知道自己想要什麼（Know What You Want）：目標要清晰：為什麼我要做這件事？做完這件事我會完成什麼成就？為了完成這件事，我需要有什麼樣的準備？這件事的首要目標是什麼？這件事的次要目標是什麼？
分離任務的計劃和實施（Separate Planning From Doing）：有時做計劃太細，導致拖延真正開始執行任務。另一方面如果一直在做具體的事缺少規劃，你可能在無意義的地方浪費時間。你可以用每周/每月總結的機會做計劃，反思自己，把做計劃和工作分隔開，等到周中時專心把工作完成。
量化項目進度和質量（Measure）：越重要的事越難衡量質量和進度。為了量化一個項目，你需要思考這個項目完成的進度、模式變化和累積的結果。不要太關注細節，細節是有波動的，要看大方向上的進展和質量。
做實驗（Experiment）：有些人喜歡把一件事情研究的特別細緻做到極致再開始嘗試，有些人喜歡快速嘗試、試試再說（trial and error）。而你應該把這兩件事結合起來，提出假設，驗證假設，調整後繼續驗證……
記錄你的時間花在哪了（Timelogging）：時間記錄幫助你分析是否浪費時間在無意義的地方，是否在重要事情上有進展，幫助你改善自己的效率。
二八原則（Pareto』s Principle）：不斷地捋一捋你的任務清單，找到那些20%卻可以貢獻80%生產力的事情去做。
停止清單（To-Stop Lists）：為了完成最重要的事，你需要時刻審視自己是不是應該停止做一些無意義的事。
快一點失敗（Fail Quickly）：你越早發現自己失敗的地方，你越能快速得到反饋，改進問題。最忌諱的就是精心準備很久不去聽反饋，等到真正產品上線才發現產品有致命缺陷。
生產力高不等於有成就（Organization VS Accomplishment）：如果僅僅是生產力高，你可能只是讓自己非常忙；真正有成就的人，一定是執著把事情做完、做好的人，雖然他們可能比較沒條理，但是他們總能把事情做完、做好，慢慢地累積讓他們擁有巨大的成就。如何做到有成就（The Art of the Finish: How to Go From Busy to Accomplished）。
做一隻刺蝟（Hedgehog）：刺蝟只擅長一件事，而狐狸做很多事每件事都很平庸。我們要術業有專攻。
不只刻苦重要（Hardworking Isn』t Important）：雖然刻苦對完成目標來說很必要，但只有你在提高生產力的事情上刻苦才是必要的。兩種能力：刻苦的能力vs找捷徑偷懶的能力，一樣重要。
思考你的時間價值（Calculate Your Value Added）：計劃時，估計你做每件事所需時間和價值，了解自己的效率分布後，可以更合理地分配你的生產力。
你為什麼想要多產（Productivity with a Purpose）：可能是因為你工作的事情有激情，你想做更多？可能你在做的事情十分有意義，你完成之後會很自豪，所以你想儘快完成它？可能你想讓自己成為一個更厲害的人，提高工作效率更加享受生活？