使用流程優化解決商業問題

流程優化（BPI）是一門學科，利用BPI知識能夠幫助企業提高業務流程的效率和準確性。BPI一般通過流程自動化來避免流程中斷等現象，從而實現企業的商業目標。

如何識別哪些流程需要優化？

理解BPI很好的一個途徑就是觀察真實世界中的例子。

例如南非的一家巨頭通訊公司，他們的客戶資料庫管理做的不是很好。公司所有的客戶信息以數字化形式存儲起來，一旦他們的市場人員帶來大量新用戶湧入的時候，他們就會面臨很多問題。下面是這家巨頭會面臨的一些具體問題

1. 平台分散

他們使用了很多不同的平台，其中一些平台會用一些獨有的平台去記錄用戶的數據。去訪問所有平台上的所有數據耗時且費力。

1. 運行時間過長

當需要提供一些額外信息的時候，他們的資料庫管理平台的帶寬和數據處理能力都非常弱，導致運行時間很長。

1. 可擴展性問題

記錄用戶數據的軟體有容量上的限制，這大大的阻礙了公司擴張的目標。

1. 數據安全方面的缺失

他們的客戶信息管理資料庫連接在內網中，一旦被人竊取，他們的市場很可能被競爭對手所搶佔。

從上面的問題中，可以看出這家公司的客戶數據管理非常混亂，急需進一步的優化與提升。部門內部大多數採用郵件處理業務，人為因素的錯誤比例非常大。更糟糕的是，公司內部數據的分享沒有做任何許可權驗證。

一般來講，如果一家企業存在手動操作數據、平台過於複雜和缺乏協作等問題，那麼流程優化解決方案很大程度上能夠為公司帶來效益。

BPI是一針強心劑嗎？

BPI不是魔法，他不能完全扭轉散亂流程帶來的破壞。儘管如此，BPI卻可以發現操作過程中效率地下的環節，並把它們恢復到健康的狀態下。像輕流這樣一個易於使用的軟體，非常適合用來做流程優化。這樣的工具可以隨時更改優化流程，並且可以監控流程的實際運行效果。

下面是BPI如何給你的企業注入新的活力

業務流程更迅捷

企業最迫切的需求之一就是提高流程處理速度。那麼如何實現這一目標呢？盡量減少人工參與的步驟，加入更多的流程自動化，例如自動發送通知或提醒。把串聯任務轉變成並發任務，避免使用郵件處理業務等來加快流程處理速度。

上面提及到的通訊公司，可以使用一款雲BPI軟體來維護用戶資料庫，通過訪問控制來控制數據訪問許可權。當主管想要查看用戶歷史記錄的時候，他只需要在軟體中發起請求，就可以立即看到他所需要的數據。他們可以通過篩選來縮小數據範圍，也可以隱藏數據中的某些信息。BPI可以有效的消除流程中的冗餘內容，大大的提高流程運轉速度。

自動化的協作

BPI可以提供非常高的自動化能力，因此在那些很有前瞻性的企業中，BPI是非常出名和受歡迎的。這些企業利用BPI軟體，通過一個簡單的數據表單來把數據自動的收集到資料庫中，而不用人為的錄入分類等。大多數現代的BPI工具都能夠很好的與其他平台對接，不同平台間的數據共享非常高效。

在上面的例子中，BPI工具可以作為一個核心，把不同平台的數據連接起來，整合公司的資源。

更少的錯誤

當你寫下了手動操作的重擔，採取自動化任務的時候，錯誤率自然也會降低。例如，郵件發送的紙質表單可能會發送給錯誤的人，而一個自動化系統總是能把任務分配給正確的人。並且，自動化系統可以對錶單的內容進行正確性驗證，從而保證收集到數據的正確性。

這些只是BPI解決方法如何使用自動化來減少人為錯誤的兩個例子，同時，它也可以加速流程運轉。它還允許表單中可以進行數據驗證，從而保證收集到數據的準確性。流程從來不會超出定義好的路線，只有每個每個需要完成的點都完成之後，任務才算結束。

但為什麼BPI會優於其他解決方案呢？

很多企業企圖通過變革管理方式來消除流程中的障礙，但這往往只是短時間內有效，不利於長遠規劃，並且有可能與企業使命不相符。由於BPI是長期的、效益合理並且可以量化評估，因此它勝於管理方式的變革。

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