一些提高工作效率的方法（下）

國慶期間，正好趕上季度末出報表，忙的不可開交，恰巧我又長出了盡頭牙，一邊臉腫的不像話，折折騰騰，這個國慶就這麼過了，多少有點無奈，原本計劃的外出計劃，也改成了回家鄉多陪陪父母，之前我也說過我是做建築業的，一年在家的機會少的可憐，後面想想就把計劃外出玩的錢變成了買好一點的按摩椅送給了父母，國慶回家弄弄牙齒，也順便陪陪父母，想著以前為了逃離父母的管束而想要遠離家鄉，現在卻努力工作為了能早日回到家裡，還真是可笑，人吶，總是在當下感到不滿足，事後才覺得曾經的「當下」才是最好。

話說回來，上次講了一些「硬體」上的一些提高工作效率的整理方法，這次談談一些「軟體」的提高工作效率的方法。

一、學會整理你的電子文檔n

現代辦公，用了方便文件的傳遞、瀏覽、修改、加印、保存等，一般都要求通過電腦辦公，電子文件就是重要的辦公產物。因為電子文件能通過檢索快速找出，所以我個人更喜歡將重要且需要經常查閱的紙質資料，通過掃描的方式留存電子文檔，這樣在製作資料需要查閱某方面信息時，就不用下座位再去文件櫃翻閱紙質資料了，能節約大量時間，提高效率，另一方面，重要的資料保存電子文檔，能在紙質文檔出現意外毀損的情況下，也能通過加印的方式彌補一點損失。不過要注意，在財務部門第一原始資料是非常重要的，就算留存有掃描件，也要注意保存合同等第一原件。

電子文件的整理要注意以下幾個原則：

1、將同一個文件的電子文件整合

同一文件的不同頁碼資料掃描文件，要通過軟體整理成一個文件。打開一個署名文件就能看到完整的掃描文件，如果一頁一頁的單獨保存成一個文件，找起來很麻煩，傳遞或者列印的時候也不方便，可以找一個自己習慣使用的圖片或者PDF編輯軟體，每次掃描文檔後稍微多花幾秒鐘將多頁碼文件編輯到一個文件中，對文件署好名，以後想要查閱相關內容，查找署名關鍵字即可，也避免了傳閱、列印少頁的情況。

你也可以通過電子筆記本來存放一些不需要傳閱的紙質資料，像我之前提到過的閱讀文件的方式中，就有提到將文件導入電子筆記本的方法，但這種方法由於不便於傳閱只適合用來整合保存自己學習需要或自己編輯總結的文檔等，不需要傳閱的電子文件。

你需要通過以上的方式或其他整個你的電子文件，精簡你的單個文件數量，便於下一步歸檔、查找。

2、減少你的文件夾數量

許多人認為為了將查找文件方便，需要設置許多文件夾，每個文件夾下還一層層又設置了許多子文件夾來細分類，這樣你還需要記住每個文件放在哪一個子文件夾中，反而分散了人的精力，而且一層層點開也浪費時間，其實你可以通過對文件的命名來分類文件，做好命名工作後，可以通過收索工具來檢索想要查找的文件，盡量減少文件夾，點開一個大分類後能一眼看全所有的文件，不必再層層點看查找。

我個人因為辦公都是使用自己的筆記本電腦，會有一些私人的東西，所以我大類分了個人與私人兩類，在固定場所辦公的同志，可能辦公室的電腦就不存在私人的資料，所以也不用我這樣區分，但是如果像我一樣使用自己筆記本的同志，為了保護好自己的隱私，最好還是將個人與工作的區分開來。

我工作的文件夾下按項目分類了幾個大文件夾，簡單命名，XX項目，單獨列了一個「通用」文件夾，用來存放公司文件等不需要區別項目管理保存的資料。XX項目的文件下，就需要盡量通過命名排列來達到不凌亂又能一目了然文件的效果，我截圖了一部分給大家參考。

這樣的命名方法讓你不用層層設置文件夾也能通過第二部分名稱序列來快速瀏覽你想要調出的文件，當然，如果你能準確的知道想要的文件的關鍵字，通過搜索就能快速找到。你還可以通過一些軟體，直接在桌面就能搜索，甚至省去了打開我的電腦這個步驟。所以文件命名很重要，找到你能記憶理解的分類方式來命名你的文件。

3、養成定期整理電子文件的習慣

當天處理、接收的文件你可以臨時擺放在桌面上，處理完以後一定要按你的文件命名方式命名後歸檔到特定的位置，不要將你的桌面越多越多，雜亂無章，不但不利於保存（桌面文件容易造成丟失），查找，如果被同事或領導看到也會留下不好的印象，乾淨整潔的桌面，會讓你一天從清爽的心情開始投入工作。定期整理你的電子文件，將多餘、已經重寫或者修改重新存檔的舊文件刪除，讓你的電子磁碟保持整潔，也順便及時清理垃圾箱跟磁碟垃圾、定期進行碎片整理，電腦速度也在工作效率這件事上起到非常重要的作用。

二、根據關聯設計好你的表格n

財務工作需要統計的一些數據，常常是有關聯性的，建議將有關聯性的表格設計進一個EXCEL下的不同sheet，通過公式關聯數據，減少了複製粘貼的步驟，只是要注意這樣會減少檢查的機會，所以第一遍原始數據的統計需要更加認真、仔細。

表格的設計盡量根據需要來，初入職場的朋友可能缺乏工作經驗，設計出表格，可能季度末需要用時才發現，數據表現不完整，如果到了季度末才發現需要重新翻閱本季度全部憑證原始附件統計的話，不僅加大了工作量，在時間緊急的情況下還容易出錯。所以你需要在今後的工作中不斷修改你的表格，在過程中一次統計就能完成所有所需數據的統計工作。

舉幾個例子說明一下：

1、例如你才開始閱讀合同時，想要設計一個台賬來登記重要信息，以便以後能通過電子台賬查閱，不必翻閱原始合同，但是新人可能不知道合同到底需要關注哪些重點，你設計的台賬就可能缺少一些你認為不重要但事實很重要的信息。例如你只登記了合同雙方，買賣的價格，合同簽訂的時間，簽訂的買賣貨物或施工內容等等，到後期需要開具發票時，因為你不清楚發票開具要求，對方的單價是否含稅等等問題，看你的台賬也沒有用，又需要重新去翻閱原始合同查閱，又例如對方單位撥款了，但是與你認為的實際應撥付的金額不同，你又需要重新去查閱合同的付款條件，查看是否有你沒注意的每期支付比例限制等約定。新人想要一次做好是很難的，這需要一個過程的累積，當你在工作中不斷遇到，不要需要的時候，才能逐漸總結出需要重點關注的內容，師傅也可能在教你的過程中忽略一些東西，需要你自己多琢磨，多實踐。為了避免反覆多次翻閱登記台賬浪費時間，新人最好儘可能詳細的設計你的合同台賬需要統計的信息，這樣一方面能較全的統計上信息，另一方面也能讓你在仔細研讀合同的過程中從側面掌握一些公司情況，資金回收能力，合同模板等信息，再在今後的工作累積中不斷修正你的台賬，刪掉繁瑣不重要的地方，再補充詳盡沒有填到的地方。

2、能直接套用的數據，設計好表格公式。例如需要統計工程施工間接費用的具體明細，可以將財務系統中的科目輔助根據你想要統計的細分，單筆做賬選好大科目後不要忘了選好你設置的輔助分類，月末查看你的科目餘額表就能得到匯總的分類數據，導出科目餘額表複製進你EXCEL的SHEET2，在SHEET1中設計你的表樣，套好關聯SHEET2的公式，就可以每次通過導入餘額表自動生成相關表格，節約製表時間。除此之外你還可以用此方法設計自製表格與表格間的關係，這樣在修改變動某個數字時，其他表格也會自動變動，既節約了時間，又能避免因為忘記修改另一個相關表格造成錯誤。

3、結合其他部門的表格數據設計檢驗公式。例如，財務賬面材料數據，與物資部上報表格數據，自己在SHEET1設計好表格後，在SHEET2插入別部門上報的表格，在SHEET1最後設計檢驗公式，例如當兩者數據不一致出現紅色。這樣當你按賬面統計完後可以再根據別部門的數據再進行一次核對，如果不符合要查找原因，保證數據的正確性與項目整體出報數據的一致性。

三、常用的重點數據或信息記入你的隨身筆記本n

將常用的數據信息記入隨身的筆記本（也可以列印出來貼進筆記本），不管在何時何地，腦袋記不住時都能及時拿出來翻閱，快速找到你想要的信息。而且如果跟隨領導外出辦事，領導隨口問起能馬上答出也能給領導留下不錯的印象分。新人一定要多熟悉項目(業務）情況，最忌諱工作一定時間後還是一問三不知，讓人不願意再教導，也會給領導留下不上進，不認真的不好印象。

四、紙質資料做好重點標註n

紙質的資料分為原始資料（唯一原件），自製或加印的資料。原始的資料由於不能塗改毀損等可以通過貼分類標籤或便利貼來標註重點頁碼，撕掉後也不會破壞原來文件。例如合同原件中，付款條款，可以在側面貼上標籤便利貼，便於快速翻到。自製的資料，就可以通過勾畫重點，便利貼等整理了。例如列印好的公司文件，需要傳閱的，就可以將重點部分勾畫出，用便利貼注釋，頁數較厚的用標籤貼貼出重點。這樣不僅自己在整理過程中熟悉了重點，還能給傳閱者留下好的印象。我上一次提到的《我的前半生》中林玲就是這樣給上司陳俊生整理文件，讓陳俊生產生了依賴，後來初入職場的羅子君也是借鑒了這樣的方法才快速適應了職場工作。

類似於這樣，我在淘寶隨便搜的圖片，文件也可以用文件夾夾好後貼上這種標籤貼，標註重點頁碼。

另外還要注意紙質資料的分類存放，這樣才能快速找到你想要的資料，提高工作效率。

以上就是我個人在使用一些「軟體」的提高工作效率的小方法，希望能對大家有所幫助。關於提高工作效率，大家還是要多嘗試，找到適合自己，還要能堅持不覺得是負擔的方法，才能達到真正的提高工作效率。現在祝大家國慶中秋快樂好像也晚了點，哈哈哈，就祝大家在即將結束的2017最後幾個月能抓緊時間實現今年的計劃吧。