一些提高工作效率的方法（上）

每日繁忙的工作，總感覺時間不夠用。許多人因為雜亂的工作環境，不正確的資料整理方法，導致工作混亂，效率減半。假如找到一份文件需要多花10秒，那麼，一天需要用到50份資料的數據，則需要多花8分鐘找到這些資料，那麼加上找工具多花的時間，因為造成的疲勞感需要休息的時間，零零碎碎會多花半到一個小時，可能導致不必要的加班。

截圖來自《我的前半生》

在電視劇《我的前半生》里，凌琳因為長期給陳俊生提供整理好並且用便利貼分類標註的所需資料，造成陳俊生心理上的依賴，有一集凌琳請假走了，陳俊生便開始責怪別人提供的資料不好，罵下屬一點簡單的事都做不好。因為一個小細節，就會給自己及別人帶來便利，不僅能提高自己的工作效率，還能在傳遞資料時給別人帶來好的印象。做好有些你不以為然的細節，往往能給你帶來意想不到的收穫。

一、桌面的整理n

提高工作效率的第一步，便是需要整潔的辦公桌面。

這張圖是我上個季度末做報表時拍的，做報表的時候是最忙的，我們單位除了3張主表，還要求其他主表及明細表、內部表等二十多張報表，因為我兼任的項目較多，所以季度末真的很讓人頭大，當時的辦公桌還比較凌亂，放著我為了緩解疲勞喝的酸奶，一些需要查閱的書，旁邊的區域也沒能拍出來，我大概標註了一下。

主辦公區域，用來放正在處理的資料，或者筆記本，用來隨手寫寫畫畫的，粘貼票據等活動區域。

右邊有一個放文件的文件筐，將當天處理完的資料用文件夾裝好後，貼好分類標籤後放入這個文件筐，當天下班前再將當天做好的文件分別放到後面大型的文件櫃里存檔。

文件可以用以上兩種文件夾來裝資料放在右邊文件筐，這兩種文件夾翻看文件更方便，可以用不同顏色或者用不同顏色的標籤來區分資料種類，還有一種文件盒因為翻看不便，只適合於存放處理好的資料，不經常翻看的，可以將當天處理完的資料，及時整理後歸檔於這種文件盒。但要注意這三種工具顏色都不要超過3種，太多顏色反而會造成混亂。

左邊或許用來放為了完成正在做的工作需要用來查閱的資料，或者已經完成的正在做的工作單項，等該套工作全部做完後，及時將左邊完成的資料放進文件夾放進右面的文件筐。

後方放筆筒，常用的筆，膠水，一些小工具等。

綠色的植物在你長時間看電腦時能幫你換換眼睛，也能讓你在繁忙的工作中感到一絲活力，但不要佔用太多的位置，或者放到容易碰翻的地方，另外因為植物需要澆水，也不要放在周圍有紙張的地方。

二、學會利用抽屜n

保持桌面整潔的秘密就在於設計好自己抽屜的用法。

將常用的小工具放在抽屜里，能節約取用及放回的時間。

要注意固定每個抽屜的用法，比如右邊第一個抽屜永遠用來放沒有處理的工作資料，第二抽屜用來放頭一天沒有處理完的資料，第三個用來放臨時收到來不及看的資料，最後一個用來放常用到的資料。根據你自己的習慣設計並固定抽屜的用法，能幫助你盡量在辦公桌前就能完成一些列工作，節約時間，提高工作效率。

三、整理文件櫃n

要及時整理文件櫃，將辦公室的大型文件櫃都使用起來，要將每塊被佔用的空間都用起來。

看不到內容的柜子用來存放保密性要求高的資料，例如裝訂好的憑證，重要、保密、過去年份的使用率很低，就可以鎖進這樣的柜子。

能看見內容的有玻璃的柜子，通過結合文件盒來存放需要經常使用的資料。例如將合同按勞務、材料、機械、零星等通過文件盒分類後放進能立刻看到的存放內容的文件櫃，能在需要時立刻找到。這部分的存放原則就在於，當你需要安排別人幫忙尋找檔案室，平時沒有接觸過的人也能及時找到對應的資料。也正是這個原因，所有人都能看到，不適合存放不方便別人看到的資料。

你需要注意的地方n

1、當天沒有處理完的工作，要及時放進抽屜里，不要堆積到桌面上，一個是容易遺失或者被破壞，另一個是第二天來後看到凌亂的桌面與堆積的工作也會影響心情。

2、中途使用過的工具，要及時放回原位，當天下班前一定要及時整理已經處理完的資料，正確歸檔，看看還沒來得及看的資料，將這些資料及時放到對的地方。

3、抽屜里也可以使用小隔板細分區域，固定使用。

這次分享了一些辦公硬體設置上提高效率的小技巧，下次將介紹紙質資料的分解，與電子資料的整理，希望能對大家有幫助。