如何寫一封不錯的電子郵件

寫郵件和管郵件，幾乎可以用一本書來說明，在互聯網的大環境下，電話、簡訊、微信讓文字溝通越來越方便，電子郵件用的越來越少。但是在工作環境下，電子郵件還是發揮著巨大的作用，其中最重要的就是可以對工作的過程進行跟蹤。

在寫郵件之前，首先這個郵件是正式的還是非正式的，這決定寫信的口氣，其次知道寫信的目的是什麼，知會性質的還是馬上需求處理和解決性質的。如果提前建立了郵件模板，選擇帶有針對性的模板和簽名即可。如果預計這封郵件需要多次往返，乾脆直接打電話或見面溝通。

新寫一封郵件：郵件是有固定組成部分的，就像填空題一樣。此外為了避免郵件錯誤發出或者忘記附件，建議按照我的順序寫郵件，並理解關鍵的注意事項：

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1、正文，正文本來是簡單、簡短的，一不小心就複雜了。

? n正文分為招呼（Salutation）、內容（Content）、結束語（Closing）和簽名文件（Signature File）四個部分，除了內容外每一部分都有固定的寫法。例如招呼可以用您好，可以用Hello、Hi等，結束語可以用此致敬禮，Sincerely， Best Wishes， Regards。

? n正文先簡明扼要、言簡意賅的概括下郵件的內容，站在收件人的角度，直接告訴收件人我的目的是什麼，然後根據需要再展開詳細說明。如果是敘述內容，一二三點。如果是問題或尋求幫助，則郵件最多包括三個問題，最好是一個問題，記住，短郵件容易讓收件人回答。

? n關於顏色，除了黑色的正文字外，最多再有兩種顏色，例如紅色和藍色，紅色代表緊急和重要，藍色代表重要，為什麼不像很多書里建議用綠色呢？除非用深綠，否則看不清，但深綠和黑色又差不多。不要使用很奇怪的字體。

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? n利用即時校對功能，即時改正英文單詞的錯誤。

? n如果有連環引用的郵件，適當重複關鍵字即可，要不還要翻很久找到根源的郵件。

? n如果有多個附件，則列出附件的具體名字和內容對照表。即告訴附件如何使用。

? n如果不知道對方男女，或則引用的內容作者的性別，用其他方法代替。

2、附件。寫完正文，加附件，如果附件多，則編上號碼，最好按照參考或需要打開的順序來編號。

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3、標題。

? n寫完正文，相信標題名字也起個差不多了，可以加上標題了

? n標題盡量簡單，用簡明扼要的話說清楚郵件的主要內容，發送清晰、有用的信息；例如：請於5月10日下午2點到809會議室參加XX項目技術評審會。例如我管理PMO的時候，讓各個項目經理在郵件標題中增加所管理的項目名稱，這樣直接分類處理，非常方便。

? n標題一定要有動詞；

? n如果是英文郵件，除了介詞，冠詞外每一個單詞首字母要大寫。

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4、收件人：就是郵件主要發送給誰，或者需要他進行處理的人，收件人盡量少。收件人最後寫，保證郵件基本無誤後發送。當然了，如果是回復，收件人已經填寫完畢了。

5、抄送人：郵件的知會人員，不需要處理，想看就看，不回復你也可以。

6、密送人：簡單來說，就是你不想讓收件人知道你有那麼多抄送人，讓對方感覺是唯一的收件人。

7、發送。無論是新寫郵件，還是回復郵件，發送前再讀一次，再次避免不通順的句子、語法錯誤、帶有歧義的句子，看重點突出是否正確等，然後發出即可。

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