好的工作習慣

02-04

【關於工作效率】

<時間管理>

只有對自己的時間做一個合理的安排，才能更好的利用有限的時間，提高工作與生活效率。

「時間到哪裡去了」？愛默生曾說過：「一心向著自己的目標前進的人，整個世界都為他讓路！」

【效率、效能、工作效率】：

效率：把事情很快地做完；

效能：把事情很快又很對的做完；

工作效率：是在單位時間內完成工作的數量；

[目標、途徑、方法、效率]

導致效率下降的因素：

1.工作熟練度不夠；

2.時間概念不強；

3.任務分解能力不足；

4.目標不明確；

怎樣提高工作效率：

1.目標管理--以目標為嚮導；

註：

制定個人工作目標時需要結合部門年度目標：

明確具體、可衡量、可執行、相關性、時間性；

2.時間管理--在自我管理、事前規劃、長期計劃；

時間的特性：

供給毫無彈性、無法蓄積、無法取代、無法失而復得；

影響時間流逝的因素：

目標或目的性不明確；處理工作的技能不足；

工作描述不明確；日常過多的行政事務；

缺乏決定的權力；過多的路途時間；

時間安排不合理；辦公室閑聊；

不速之客來訪；溝通不好；

等候他人；工作安排不當；

有效利用時間的方法：

精心計劃：提供工作效率的基礎

1.凡是可能出錯的都會出錯；

2.每次出錯的時候，總在最不可能出錯的地方；

3.無論估算多少時間，計劃的完成都會超出期限；

4.在做任何事之前，必須先做一些準備工作；

10/90定律，工作前花10%的時間制定計劃，在工作中將節約90%的時間；

日計劃、周計劃、月計劃、年度計劃；

參見：

E:FilesTestTraingXXXX項目_ProjectSchedule.xls

E:FilesTestTraingXXXX項目_TestSchedule.xls

重要VS緊要：

四象限管理法：

根據事情的價值及緊迫性，將時間分為四種：一是重要而緊迫的，二是重要而不緊迫的，三是緊迫不重要的，四是不緊迫不重要的。

3.自我領導：

4.使用ABCDE的方法管理每一天；

設置最優先時間的方法。

A：非常重要的事情，如果不只一項則需A1，A2。。。

B：自己應該做的，後果不嚴重但不會麻煩別人做的；

C：做起來輕鬆愉快，地位無足輕重的事情；

D：可以委派別人來做的事情；

E：完全取消的不做的事情；

5.工作的關鍵點管理；

將工作劃分成幾個環節；

6.克服拖沓；

整潔的工作環境、良好的文檔使用習慣、良好的自我確認；

7.給自己壓力；

與壓力共存，將壓力化成動力；

8.經常反省自己；

做了哪些不需要做的事情；

做了哪些耗時過長的事情；

做了哪些浪費別人時間的事情；

【總結】

高效工作管理等於：

目標清晰：自我管理到位：

清晰自己的各階段目標；精心計劃；

制定自己的年度工作目標；輕重緩急、按照角色自我領導；

結合部門的目標；用A-E的方法管理每天工作的關鍵點；

設定有效目標；客服拖沓與給自己壓力，經常反省自己；

時間管理水平自測：

註：從不「0分」，有時「1分」，經常「2分」，總是「3分」

1.在每個工作日之前都能為計劃中的任務做準備；2

2.凡是可交派下屬（別人）去做的，我都交派下去；3

3.利用工作進度表來規定工作任務與目標；3

4.盡量一次性處理完畢每份文件；3

5.每天列出應辦事項清單，按重要順序排列並依次辦理；3

6.盡量迴避干擾性電話、不速之客來訪以及突然約會；3

7.我試著按照生理節奏變動有規律的來安排我的工作；3

8.我的日程表留有迴旋餘地，以便應對突發事件；3

9.當其他人想佔用我的時間，而我又必須處理重要事情是，我會說：「不」；3

0-12分：自己沒有時間規劃，總是讓別人牽著鼻子走；

13-17分：試圖掌握自己的時間，卻不能持之以恆；

18-22分：時間管理狀態良好；

23-27分：值得學習的時間管理典範；