智慧會議展覽中心的內容與價值

互聯網與計算機智能正以不可阻擋之勢滲透到我們生活與工作的各個方面，會議展覽產業自然也無法例外。那麼什麼是智慧會展呢？就是互聯網、計算機智能及其相關技術在會議展覽行業各個方面深入應用後所體現出來的一種綜合效果。我們知道，會議展覽業的核心價值在於建立連接——人與人、人與產品及服務、人與會展活動舉辦地資源等，而提升連接效率、改進連接體驗，正是互聯網與計算機的最大價值所在。與以往的信息化相比，智慧會展的主要特點有：

一、互動性

「信息化」是為特定人群提供的信息服務解決方案，而「智慧化」則要打破這種限制，最大程度地實現會議展覽活動參與各方之間的互動，使互聯網的價值發揮到極致。

二、體驗性

「體驗性」的特點是便捷、舒適甚至是愉悅。「智慧化」可以創造出會展活動組織者及參與者所需而人工及傳統信息化又無法提供的全新會展體驗。

三、高效性

「智慧化」不僅可以大幅提升人與信息、人與人、人與機器之間交互的效率，還可以將會展設施、會展資源的利用率最大化。

四、定製性

「智慧化」可以在更大程度上為會議展覽活動組織者和參與者提供定製化的解決方案，滿足其個性化訴求。

會議展覽業的智慧化，從某種意義上說，就是會議展覽業運行管理及服務的一次革命。

在會議展覽產業鏈的主要環節中——包括會議展覽項目的運營管理、會議展覽市場的交易與資源鏈接、會議展覽場館的運營管理及服務等，會議展覽場館在其中扮演著十分重要的角色——會議展覽活動的「連接」價值在很大程度上需要在此體現。因此說，會議展覽場館的智慧化對於中國智慧會展的總體發展具有重要的推動意義。

會議展覽場館的智慧化是一項系統而複雜的工作——這是由場館的特殊角色決定的。首先，會議展覽場館要發揮「連接」的價值——既包括會議展覽活動參與各方，比如組織者、參會者、參展者等，也包括場館內部的人、設施與資源，場館外部的各類資源等；其次，要給會議展覽參與各方做好「連接」工作提供良好的服務——即所謂會展體驗。要做到以上這兩點，沒有計算機提供的智能化解決方案，沒有互聯網提供的高效、便捷的聯通服務，沒有新技術新產品的應用，是根本無法想像的。

總的分析，會議展覽場館的智慧化，主要包括以下五個部分：

01 場館內部日常運營管理的智慧化。

這一部分內容是會展場館最早採用的與計算機和互聯網相關的應用系統——信息化管理系統，主要包括：財務與人事管理、辦公管理、安全保障、設備運行管理、客房與餐飲管理等。信息化管理系統的價值是不言而喻的，因為它們可以在很大程度上提升效率，降低成本。不過，目前國內會議展覽場館的信息化應用狀況差異很大，不僅所使用的產品規格不同，所應用的領域及其效果也都不太一樣。「信息化」的使用對象主要是內部員工，系統不與會議展覽組織者、參與者等發生互動。在場館「智慧化」之後，企業內部的信息化系統如何完善以及如何處理與其他智慧化模塊之間的關係，還有待於進一步探討。

02 會議展覽設施及其運行管理的智慧化。

會議展覽設施主要是指會議、展覽及其相關的餐飲、休閑娛樂、停車等會展群體活動所需要的建築空間與配套設施，包括會議廳室及其舞台、座椅、隔斷、空調等；室內外展覽空間、活動空間；會展參與者的用餐空間及配套設施；會展活動所需的公共空間，包括註冊、茶歇、交流與互動等；停車空間等。到目前為止，中國會議展覽設施相關的自動化設計及智慧化應用還不多，其運行管理工作仍然是依靠大量的人工來完成的，成本高、效率低、體驗差，智慧化改進和提升勢在必行。

會展設施及其運行管理的智慧化包括兩部分，一個是硬體設施的自動化、智慧化，比如座椅、舞台、隔斷等；另一個是運行管理的智慧化，包括對於設施及其溫度、空氣質量、燈光以及停車等的控制。這一部分內容是會議展覽場館的核心價值所在，客戶體驗的優劣、運行效率的高低以及企業盈利狀況的好壞，都與此有關。

03 視聽多媒體與互動的智慧化。

會議展覽現場的視聽、多媒體及互動系統，是會展場館智慧化最引人注目、也是最能夠提升體驗效果的內容之一，從運營管理的角度說，也是最能夠增加營收的主要內容之一。這部分內容主要包括視頻、音頻、燈光、機械以及中控等多個相互關聯的系統模塊。視聽、多媒體及互動系統可以應用的場景有很多，包括智慧（會議、展覽、活動、演出等）大廳、視頻會議室、多功能舞台、多媒體顯示、互動體驗設計等，工作與娛樂功能兼具，體驗效果極佳。

04 營銷與銷售管理系統智慧化。

很多會議中心、會展中心都使用了不同類型的銷售管理系統，但也只是局限於內部管理，客戶無法參與，更缺少前期的資源展示與連接、互動體驗、市場推廣、對接溝通等關鍵環節。這種封閉的管理系統，這一方面不利於吸引潛在客戶、增加流量和轉化率，另一方面也不利於構建完整的客戶體驗環，提高客戶滿意率。全新的智慧化營銷與銷售管理系統旨在構建潛在客戶、客戶與場館內外資源、場館運營管理及服務之間的連接通道，為用戶提供愉悅的在線互動體驗，實時對接客戶訴求，為下一步良好的現場會展體驗奠定紮實的基礎。這一系統可以有效解決前期和中期客戶引流、轉化、管理等一系列問題，體驗好、效率高，因而頗具現實意義。不過，前期、中期的營銷和銷售只有與現場的運營管理及服務、會後的跟進服務有機結合起來，會展組織者和參與者所需的完整的會展體驗才能夠完成。

05 會展項目管理及服務的智慧化

對於會議展覽中心來說，「會展項目管理與服務」就是幫助會展活動組織者、參與者在從場館內最大限度地實現會展活動的主要目標， 並在這個過程中為他們提供儘可能好的會展體驗。「傳統」會展場館的管理及服務比較簡單：兌現承諾的檔期以及會議空間與展覽面積、餐飲空間、停車位、客房及其他必要的服務內容，再配上一兩人為其提供服務就可以了。至於會展活動的效果以及組織者、參與者的感受，則關心不夠多。「智慧會展場館」的核心價值在於，場館方不再是一個被動的「場地提供方」、「場地出租者」，而是客戶會展活動的積极參与者和利益攸關方，是會展活動「連接」價值的積極貢獻者，是愉悅會展體驗的創建者。角色的轉變是場館智慧化成功的關鍵所在。

會展管理與服務的智慧化，首先要發揮互聯網的「連接」功能，滿足會議展覽組織者和參與者的「連接」訴求：場館內部資源——會議、展覽、餐飲、住宿、停車、功能區之間的接駁、休閑娛樂健身及美食等；外部資源（舉辦地）——交通、住宿、旅遊、購物、娛樂、美食等；會議展覽活動本身的「連接」——視頻會議及視頻連線、在線直播、會議展覽場內外的互動、多媒體顯示等，以及會展活動參與者所需的「連接」——在線互動與分享、現場互動體驗等。其次，組織方相關的臨時需求以及會後結算等；其三，場館內的定位、指引、導航等。其四，智能化服務——會場的溫度、空氣質量、視聽、翻譯以及座椅、舞台、隔斷、門窗等的智能化控制。其五，會展活動參與者有關的住宿、用餐、參會、參展、消費與結賬等。

會議展覽活動與會議展覽產業鏈的複雜性，加上新技術、新應用的不斷湧現，決定了會議展覽活動的智慧化、場館的智慧化一定是一項長期而複雜的工作，但其價值和發展前景毋庸置疑。中國智慧會展事業才剛剛起步，需要探討的問題很多，希望本人在這方面的思考對業者能有所啟發、有所幫助。

本文出自：王青道 公眾號

編輯：會點網袁帥