你總是很忙，可能是方法不對

02-04

文／沐丞

我曾經有一段時間工作異常忙碌，不僅晚上要加班到很晚，周末也要加班，一個月僅休息了一天。曾經有一次晚上坐加班班車，整個車空蕩蕩只有我一人，班車司機還說明天就中秋節了你怎麼還加班那麼晚？我說為了討生活。然後司機就開著大巴把我直接送到了家門口。然而他不知道的是第二天我仍然在加班。

我記得當時我們每個人都有自己負責的若干產品，這些產品會有周期性的需求需要做設計，還有與之相關的調研、競品分析、測試等工作。除此之外還會有一些概念設計、專利申請、預研的工作。但是並不是每天就只需要做這些產品項目上的工作，還會有各種各樣的會議，部門內的分享交流，公司的培訓課程等這些都特別佔用時間。你還要處理堆積如山的郵件，不斷騷擾你的內部IM消息和電話。幸運的是那個時候還沒有微信，不然精力可能更分散。

本來應付上面的事情就已經需要加班加點，但是當時我有個同事請婚假他又把工作交接給了我，同時主管還安排了一個合作項目讓我負責，部門經理還讓我跟外部的培訓機構聯繫給部門的新員工做一次培訓。

其實那個時候我已經是一名導師，手下有需要輔導的新員工，因為自己忙得團團轉，對他們在工作上的指導也不夠。

我當時的做法就是想著所有的事情我每天都要做一些，要有點進展，只要我多加點班，總能漸漸都幹完。我的電腦顯示器旁貼滿了各種便簽紙，上面寫了各種未完成的工作任務，撕掉一個，又會加上另外的。每天一到公司看著貼了滿滿一顯示器的便簽紙就頭大，晚上關電腦回家的時候看著顯示器上的便簽紙又更加疲憊。

現在回想起來那個時候的自己根本不懂時間管理，工作任務多的時候也不跟主管溝通，總想著自己加加班就能完成。但是我發現工作是永遠做不完的，一個任務沒結束，另一個任務已經到來，還有很多臨時的任務，以及自己不懂得拒絕的任務，不僅形成了惡性循環，還導致效率很低，甚至會影響到完成質量。說到底，自己那麼忙，就是方法不對。

如果現在讓我回到當初的那個時候，我一定不會再像當時那樣毫無章法，搞得自己疲憊不堪。我會加強時間管理，並對工作任務有更好的處理。

首先，在自己不堪負荷的情況下要跟上級積極溝通，避免承接更多額外的工作，其實就是學會說「不」。比如，那個請婚假同事的工作，我應該跟上司溝通交接給別人。可能上司並不完全知道我手頭上有多少工作，還以為我能接下來，但是如果我能跟他說明情況，他也有可能選擇別人，或者不用我全部承擔。甚至可以跟請假的同事溝通是否可以推遲假期。這些之前我都沒有嘗試去做，而是一口答應下來。其實這樣做不僅自己吃不消，對項目也是一種不負責任。自私一點說，別人的項目做砸了是我的原因，做得好也最終要交還給別人。再遇到這樣的情況一定是量力而行，而不是打腫臉充胖子。

其次，要懂得放權，既然自己是導師，有些事情可以交給徒弟去做，不用所有的事情都抓在自己手裡。比如聯繫外部培訓機構組織部門培訓的事情，這些事情耗費時間，但是沒有什麼難度，都是一些溝通和處理流程，即便是新員工也沒有什麼問題。還有測試、設計驗證，這些也可以交給新員工去做，這樣既能減輕自己的壓力，也可以加強新員工對產品的熟悉。還有些會議是不是一定要自己去參加？是否也可以讓新員工代替自己去旁聽？這樣也可以大大節約時間。

再次，對必須自己做的工作進行優先順序的劃分，分為重要且緊急，重要不緊急，緊急不重要，不重要不緊急。重要且緊急的事情一定優先處理，這類工作通常都是跟產品、項目相關，如果研發等著設計評審、產品交付時間即將到來，那麼這個時候即便要加班也要保證處理。重要不緊急的事情諸如跟合作方的交流、公司的培訓、專利申請、預研等，這些對項目、個人乃至團隊可能都比較重要，但是不一定需要非常急迫的處理，那麼就可以先排好計劃。比如合作方的交流可以先預約時間，公司的培訓一般都是周期性的，可以排到下一輪再去，而不用趕著自己忙的時候還參加培訓。

緊急不重要的事情比如是一些臨時的會議，人事、行政方面的流程性工作。如果處理這些事情花費時間很少就立即處理，比如回復一個郵件，審批一個電子流，如果花費比較多的時間就看能不能找人代勞或推掉。不重要不緊急的事情有可能是跟工作無關的私事，比如部門內的分享交流活動，某個同事的生日慶祝。在你自己正事都忙不過來的情況下，不重要的事情可以推掉。

最後，充分利用好不同的時間段和碎片化時間。比如早上頭腦比較清醒的時候，最好不受打擾的做設計、出方案，下午再參加相關會議討論、評審工作。郵件可以先瀏覽一遍標題，重要緊急的立即回復，然後利用碎片化的時間處理一般的，內部IM信息等採取集中時間回復，而不是把整塊的時間都碎片化。整塊的時間用於處理重要、難度高的工作任務。甚至可以利用時差來處理跟外國合作方的郵件交流。

很多人都說正規公司就是「朝九晚五」，其實真的不是，有時候事情就是非常多，加班在很多公司都是常有的事。但是忙也有瞎忙和有技巧的忙區分，瞎忙只會越忙越累，而且可能沒有很好的成效，有技巧的忙則能在有限的時間裡完成儘可能多的任務，最終讓自己漸漸不忙。所以如果你總是很忙，可能是方法不對。

今日頭條簽約作家，簡書籤約作家，Linkedin專欄作家。

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