OmniFocus 簡介修訂版（一）：什麼是 OmniFocus ?

OmniFocus，雖然是一個極為小眾的軟體，但我相信，關注了這個公眾號的朋友都不會對這個軟體很陌生。畢竟，既然你已經關注了這個公眾號，就說明你對這個軟體有了最基本的認識，而此刻的你，是想要通過互聯網上不多的文章來學習這個軟體的使用方法。

隨著時代的發展，現在的一天跟過去的一天已經不再是同一個時間標準。很多 現代人，尤其很多上班族已經明顯的感覺到時間已經成了這個時代最大的奢侈品，所以「時間管理」這個詞成了一個熱詞，各種時間管理軟體琳琅滿目，OmniFocus 就是其中之一。

作為 OmniFocus 這個公眾號的第一篇正式文章（的修訂版），今天就來談一談OmniFocus 究竟是什麼！

首先，我不給 OmniFocus 一個多麼複雜的說明，也暫時不用《搞定》裡面 GTD 的理論來分析它，而是僅僅分幾個層次來介紹這個軟體：

第一層：它可以記錄待辦事項；

第二層：它可以培養一個習慣；

第三層：它幫助你分解項目，讓原本無處著手的項目有具體執行的方法；

第四層：它是你的秘書、個人助理；

第五層：它是你的大腦（其實是大腦的移動硬碟）。

• 第一層：記錄待辦事項

首先，我們暫且不要把 OmniFocus 看的太複雜太高大上，從它最基本的功能來說，真的就只是一個待辦事項軟體，而且上手還略複雜。畢竟大家尋找一款所謂的時間管理或者說待辦事項的軟體的時候，有很大可能最初的目的就是為自己記下一些經常遺忘的小事情。

比如：

• 出門的時候記得買個牙膏；
• 回來的路上順便拿個快遞；
• 記得給張三打個電話；
• 晚上之前給李四發個文件。

有的時候你的大腦需要記的東西太多了，就非常容易忘掉這些非常碎的事情，直到下一次刷牙的時候發現忘記買牙膏了，李四催你的時候發現文件忘記發了。

待辦事項軟體可以拯救你，OmniFocus 當然也可以完成這個最基礎的需求。

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註：在《搞定》一書中，講到 GTD 的第一個步驟就是「清空大腦」，即將所有大腦中能夠想到的事情以清單的形式羅列出來，讓大腦徹底解放，然後對所有事件進行分析、組織整理等。

• 第二層：培養習慣。

俗話說培養一個習慣要 21 天，其實我並不能確認這句話的正確性，但是可以肯定的是，要想培養一個習慣你至少要每天去堅持做這件事，而且堅持很長時間，但難處是有時候你太忙就會忽略了這回事，雖然可能就是個舉手之勞。

比如說下圖：

這件事情挺簡單，就是每天早上喝杯水而已。但是早上起床時間太緊，倒一杯水還來不及晾涼就得出門上班。那麼稍微動動腦子分解一下，前一天晾，第二天喝，一個任務兩個動作，且都是分分鐘完成的動作，做起來也簡單。而假如說只設定早晨喝一杯水，那麼很可能發生的是早上起床發現時間太緊，現成的晾一杯水可能來不及，於是匆匆出門，這個習慣作廢。同理，懶得疊被子的人可以設置每天疊被子，想要寫日記的人要設置每天寫日記等，都可以作為一個動作放進 OmniFocus 中，提示你每天完成這件事。

• 第三層：分解並完成一個項目

大多數人在生活中、工作中碰到的事情往往不是單個動作就能完成的，而是一系列的小動作組成一個項目，許多項目組成一個任務。

比如學生要做畢業設計，那麼首先要尋找資料，尋找資料可能涉及很多網站，甚至很多本書；尋找到資料之後要分析資料，把其中有用的資料找出來，把無用的資料捨棄；分析資料後的應該揉合資料，把找到的資料結合自己的畢業設計題目揉合進自己的論文中；再然後要寫論文，寫論文時又要分章節，每一章對應寫什麼東西要有規劃，寫好論文之後要修改，然後要排版，這一大堆事情才能構成一篇論文。

所以我按這個流程在 OmniFocus 中大致做了一個項目列表：

然後每個項目還有下一步的子項目：

這樣就足以將一個寫論文的項目分解成如此多的小項目，每個小項目還可以繼續劃分到更小的項目，OmniFocus 的好處在於可以無限分解下去，直到你發現再沒有辦法分解。要知道你分解的越詳細，詳細到每個動作都盡量是可以在短時間內完成的單個動作，你完成起來就越發輕鬆。

那麼為什麼要分解的越細，完成起來越輕鬆？設想一下，假如你手頭有兩件事情，一個是給張三打個電話通知事情，另一個是完成一篇論文。那麼正常來說，你先做哪個？選擇先打電話的人必然佔八九成。什麼你說寫論文？怎麼寫？寫什麼？寫多久？別人寫了嗎？我靠真麻煩，先刷個微博先！

其實想想你玩遊戲的時候，遊戲任務從來都是從一個一個很小的任務開始，先找NPC 接任務，得到一點經驗，再殺個怪，得到一點經驗，再找 NPC 還任務，得到一個物品獎勵順帶升了一級，等等等等。這些具體的小任務要慢慢堆疊出一條主線任務，而不是直接告訴你你的遊戲目標是殺死 boss，boss 在 XXX 地方，你去吧！道理一樣，OmniFocus 將你需要完成的項目分解成單個的找NPC接任務、殺怪、找 NPC還任務、得到獎勵、接新任務，等等等等。這麼一來，完成起來是不是比過去簡單一些？

（待續）

再次註：本文中對「OmniFocus 是什麼」的觀點仍然是基於當初未對《搞定》一書以及 GTD 理論進行研究前的看法，是當初對 OmniFocus 的直觀感覺，也必然是許許多多 OmniFocus 初學者所認知的軟體的用法，在未來的文章中仍然會結合 GTD 理論對 OmniFocus 進行剖析。

最後，公眾號搜索「OmniFocus 」，關注公眾號OmniFocus

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