年會籌備如何從入門到精通 | 知行精選投稿

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年會大家都不陌生，但是辦好一場年會卻不簡單。

每一個環節都有坑，也就意味著每一個環節都有更好的可能。

今天的投稿來自一位行政小咖的總結匯總，適合沒有年會經驗的小白，也適合正在籌辦年會的每一位行政夥伴。

一起來看看！

ENJOY

年會的策劃和舉辦無疑是一年當中最重要的活動之一，所謂「年度活動重頭戲」看的就是這一年最後的年會了。

雖然積累了以往年會的經驗和不足，但也經常和很多不同企業的行政人員做關於年會籌備的交流，所以想和大家分享一下我梳理的流程。

一、確定年會的主要目的

不同的年會目的，涉及到之後的一系列主題流程及全程費用的變化。

比如：

有的是為了提升員工的向心力，鼓舞士氣；

有的是向客戶、合作夥伴展示團隊的力量及企業文化；

還有是給公司的各個領導層和員工一份工作答卷……

對於行政部門來說，在這一年裡的工作難免有讓各業務線不滿意的地方，一場年會的成功與否對於我們來說是至關重要的。

二、規避以往年會出現的常見問題

解決以往自己公司的活動年會問題，是讓之後的年會活動做得更好的捷徑。

比如：

別讓年會變成了歌唱比賽，我們可以避免節目過多的重複比如唱歌節目只挑選一些唱歌功底好的員工，找一些有舞蹈功底的員工表演一些專業性的節目，挑出一些顏值高的風趣幽默的同事多表演一些節目；

如果各產品線領導講話時間長，員工毫無參與感，我們可以將領導的發言稿抓重點來寫，嚴格控制時間節點，在會前與演講的領導溝通好時間，最好在會上準備一個計時器，時間差不多的時候要提示領導結束講話以免耽誤年會的下個環節。

當然還有各產品線平時溝通交流不多，這個產品線表演節目，那個產品線根本不參與互動；活動沒結束，員工提前離場，都應該做好對應的解決方案。

三、確定年會主題及流程

一般從以下幾個方面確定：

① 結合公司定位、領導和員工的意願、與往年年會主題相比較、活動預算等確定主題。

② 確定年會的場地、場地標準、時間、地點、人員數量（需要與人事部門確定好在職人數）等

● 場地選擇類型可以是：

酒店、酒吧、演藝吧、會議中心、體育館、電影院、創意倉庫等

● 場地選擇考慮因素：

空間大小（舞台的大小來選擇節目的演繹方式）；

設備是否齊全（主持麥克風是否具備等）；

場地服務內容（桌子的數量等）；

場地餐飲價格（套餐有多少種、能否單獨點菜、酒水是否可以自帶）；

監控是否正常運轉、場地停車位情況、場地預算報價等。

③ 制定年會流程表（PS:年會的流程、路線圖、年會通知、場地的平面圖、各部門的所坐的位置、主持人及串詞、攜帶的物料、舞台搭建的負責人、年會的餐飲、頒獎流程等等）制定好之後，工作落實到每個人，有問題的時候年會項目應及時提出溝通。

四、年會場地的搭建

① 簽到區：場地入口到場地簽到區的指示牌放在顯眼的位置，方便大家快速找到。簽到筆根據年會主題選擇顏色，在年會之前要檢查簽到筆是否可以正常出水

注意檢查事項：簽到工具、簽到背景板、簽到禮品

② 主會場區：條件允許的情況下最好在年會的前一天進場搭建，此處應該先與會場的工作人員銜接好。

注意檢查事項：提前搭建、後台設備（攝像機、照相機的位置擺放）、桌椅安排（主桌的位置及桌卡等）、節目道具的準備（需要單獨放在一個房間）、備用公司LOGO的道具等

五、需要哪些應急方案

①場地選擇：由於年底各種場地都十分緊缺，所以要儘快的催促法務部門審核協議，財務部門儘快的審批費用，儘快簽約快速給予定金以免場地有變動還要重新找場地、快速走流程。

實力允許下，最好備一個候選場地。

②設備應急：至少要備有一台筆記本電腦（現場要有IT同事的支持，提前調試好網路以及設備）、保障人員、U盤、麥克、應急電源、確認年會場地的工作人員在現場、確定年會的相關領導電話的暢通、專人專責

③人員安全：車輛安全、安全通道（提前檢查好逃生通道、在年會通知單中附上逃生通道指示牌）、醉酒措施（提前準備好醒酒藥、觀察年會現場同事喝酒的狀態如有酒醉的同事要及時安排其他清醒的同事負責送回，如有開車後喝酒的同事幫忙預約代駕服務）

④最好配備一些腸胃藥、創口貼等急用藥。

六、年會流程中其他的注意點

①如何調動員工參與節目的積極性？

即興表演（推薦比較活躍的同事）、獎品、領導出娛樂節目、線上互動抽獎

②預算不足如何把控年會的效果？

資源置換（在看場地的時候可以溝通是否可以資源互換）、購買實惠的獎品（比如有創意的日常不常見的物品）、菜品上的把控、資源再利用

③年會有創意的點有哪些？

跨屏互動、COSPLAY、大咖祝福、走秀、S8獻藝、HI現場等

七、年會後的總結應該注意哪些？

①從我們個人角度上看，要與領導充分溝通好，整個年會組織下來的流程是否順利，是否像流程表一樣，責任劃分到每個人身上，按照計劃的環節進行，沒有順利進行的點在哪裡，突出的效果在哪，比如哪個環節上贏得了最大的呼聲，大家會後一致好評的地方。

②從組織年會的角度上看，員工的參與度強不強，有沒有在召開年會之後增加了員工的幸福感和歸屬感，企業文化的凝聚力是否加強等。

最後

綜上，今年的年會籌劃在即，希望我的分享可以帶給小夥伴們一些靈感和經驗。

祝知行club里的小夥伴年會都可以順利舉辦，精彩落幕。

期待大家的年會分享啦！

以上