經驗分享：線下活動的推廣方法

垂直行業自媒體和初創企業要如何策劃線下活動，活動策劃階段應該注意哪些問題，活動進行前如何推廣，活動結束後的復盤總結又應該怎麼做？過去三個月中，我們的團隊舉辦了的十餘場小型活動，高壓下獲得了寶貴的經驗，結合整合營銷傳播理論，與大家分享。

上次分享了線下活動策劃階段需要重點注意的問題（經驗分享：如何策劃一場成功的小型線下活動？），但有運營經驗的營銷團隊都知道，策劃只是萬里長征的第一步，活動的成敗更大程度取決於推廣的有效與否。線上線下活動推廣方案優劣勢各不相同，哪些推廣渠道是可以共用的？線下活動有哪些特殊的推廣方法呢？

以下是我們的每一步實操步驟，希望大家一起留言討論，碰撞火花。

第二部分 線下活動的推廣

C醬將活動策劃方案定稿後到活動實際執行前的時間段，統一划分為活動準備及推廣階段。

整理現有客戶資源

在正式開始推廣前，整理可用資源非常重要。首先需要清晰此次活動針對的用戶是誰，這類用戶在公司已有的客戶資料庫中佔比如何？第二，需要分析這些客戶資源的屬性，是屬於哪種類型的粉絲？是強聯繫的粉絲還是關注我們的普通用戶？是否知曉粉絲背景？是否可以劃分為特定關係群體（例如由大連粉絲俱樂部成員）？最後，根據具體情況確定是否需要針對這些客戶資源制定特殊的活動規則或方案？判斷標準是這些客戶資源的數量和影響力；特殊規則包括簡化參與難度，例如不用再填寫基本信息，可直接報名；或者老客戶參加可以得到更多優惠，引入「親友介紹計劃」老客戶可以介紹其朋友或夥伴參加，並活動獎勵等。

為什麼我們如此重視已有客戶資源？因為作為活動運營團隊，獲得轟動效應是第二目標，確保活動的順利完成是基本要求，而已有客戶的邀約轉化率是最高的，是最能保障活動順利進行的基礎。為了確保線下活動的順利進行，確定一批保證出席的客戶資源後，再通過拉新為活動衝刺高分，這是一種更穩妥的做法。

利用現有客戶資源邀請拉新：

有趣的文案會刺激現有客戶主動轉發並分享我們的活動。好的銷售文案，而不是優秀的文學作品。線下活動推廣文案的辭藻不需要高大上，華麗的虛詞也不需要。但是，如何提取利於客戶分享的有趣的賣點是非常重要的。

舉個例子，匯眾資訊10月西安活動時，策劃同事給的宣傳文案，花了大手筆著重描繪西安歷史的厚重，文化的精髓，現代發展的重要地位等等。這樣的文案會給人眼花繚亂，文筆不錯的感覺。但忽視了其活動本身，基本變成西安城市的宣傳片，即使當地客戶進行了轉發但人群也並不精準，也無法導向活動報名。最後，我們將這份文案做了調整，以活動中的「圓桌論壇」（圓桌的形式起源於英國亞瑟王的傳說。亞瑟與他的騎士們共商國事時，大家圍坐在一張圓形的桌子周圍，騎士和君主之間不排位次、席位不分上下尊卑）作為此次文案的宣傳重點，結合西安的歷史背景，邀請普通投資者參與專業分析師的圓桌討論。最後事實證明，這樣的文案成功吸引了當地的精準用戶，並且刺激了客戶的自發轉發。

推廣文案還有很多需要注意的地方，之後C醬會抽空詳細整理出來與大家分享。

線下活動推廣的特殊之處

在線下活動推廣中，有一點特別容易被忽略，那就是廣告學中常用的「消費場景」的營造。線下活動的最終舉辦一定是在特定的場景場地，那麼在推廣中向目標客戶儘可能多的展現消費場景，是一個重要的環節。正如所有房產銷售都會打造一間樣板房，裝修公司會給設計參考圖，只有將用戶置於該場景，才能將推廣直達人心。因此，往期活動回顧，場景圖片等視覺資料就是不可或缺的了。

線下活動是客戶會真實參與的活動，因此前期推廣階段就要讓客戶能在腦中構建出活動的現場場景。場景的構建可以採用視覺或聽覺刺激，有條件團隊在推廣中可以用上音頻或者視頻，比較簡單易行的方法是提供參考圖片。

邀約客戶進行馬拉松彩色跑：用圖片告訴客戶彩色跑是什麼樣的

邀約客戶參加假面舞會：用圖片說明可以攜帶伴侶或期待一場邂逅

邀約客戶參加投資講座：用圖片展示會議場景

簡化報名參與流程：

營造出活動場景後，如何迅速促成客戶的預約報名也很重要。簡單！是這個階段唯一的原則，減少客戶的學習成本非常重要。如果有網上報名頁面，那報名的邏輯要設計清晰。報名的憑證只需要手機驗證，為什麼要讓客戶填寫更多信息呢？我們不是做人口普查的，客戶的性別、郵箱、行業背景等，沒有特殊要求時不需要在報名階段來搜集。建立基本聯繫後，我們有更多方法來獲取這些信息。因此，何不將報名鏈接設計為簡單的：點擊——填寫手機號——報名成功。

既然是報名頁面，那麼促使客戶預約報名才是最重要的。在索取信息前給出過多信息，例如活動介紹、活動規則等，容易造成客戶認知困難，或因為缺失耐心直接關掉頁面。又例如，簡訊邀約，如果可以直接回復，就不要讓客戶點進額外的短鏈接到報名頁面。最後，報名頁面要有分享按鈕，並且提示客戶進行「分享」。

在哪些渠道推廣？

線下活動推廣，依然需要強調「線下」即「活動地點」。由於地點的限制，線下活動推廣平台的選擇不能求多，而應該求「對」。例如，常見的活動發布平台《活動行》，在沿海地區有較多用戶和受眾，但在內陸地區根本沒有用戶。此時應該考慮的是活動舉辦地當地的活動網站。例如陸想匯，針對的就是上海客戶。

常見推廣渠道分類：

A官方自有平台——網站、微信公眾號、粉絲群等。此次活動即是針對自有粉絲的，主要推廣也放在了自有粉絲群上。

B社交媒體——社交媒體用戶分散，不適合特別小型的活動。

C 活動專題頁——持續時間較長的活動可以製作一個專門的活動頁面。

D 別人的平台（包括競爭對手的平台）

需要注意的是，由於並不是第一次進行線下活動的推廣，C醬的團隊是有經驗去判斷哪種方式效率更高的。對於第一次進行活動推廣的團隊來講，由於對行業用戶缺乏「基準值」，最好不要憑直覺取捨推廣方式。寧可前幾次將所有方式都嘗試一遍，得出自己的參考數據。

重點推廣渠道的挖掘

梳理所有推廣渠道後，將重點放在能引發蝴蝶效應的推廣平台。常見分類如下：

自家資源：PC網站彈窗、消息推送、預留的廣告位Banner、文字鏈、內容置頂等內部渠道首頁推廣，頻道頁推廣，APP或論壇板塊開屏推廣，簡訊資料庫資源，其他內部推廣位，內部員工推廣

新媒體及社區：微博，微信，活動植入，定製紅包，社區論壇

付費推廣：搜索引擎、新聞PR、電視台，電台，落地活動，線下廣告位推廣

如何從眾多推廣渠道挑選出適合自己的重點發布渠道？

例如匯眾資訊在上海的活動，推廣時，除去公司微信公眾號、官網作為報名端，額外挑選了針對上海地區的活動報名網，而拋棄了大眾的活動行、活動網，並在這個平台進行了很少預算的付費推廣。最後，僅這一個平台的報名參與人數就遠遠超過了我們的目標人數。為了控制人數，最後提前關閉其他渠道的報名埠。

風險監控和備選方案準備

所有推廣都依次做完後，就坐等活動開始了嗎？當然不是。風險監控並配備備選方案，是經常被遺忘的步驟。首先我們羅列一下，哪些可與不可抵抗力會影響到我們的最終活動執行？

1. 活動延期。

甲方計劃臨時變更、場地影響、技術團隊產品未及時上線、天氣或特殊節假日等情況，都可能造成線下活動延期。如何避免這些延期？線下活動場地挑選時也要盡量避免露天場地，避免極端天氣影響。時間確定時查看大型會議、包括車輛限行等影響。

2. 重要用戶或主要意見領袖（KOL）臨時缺席。

一般活動的報名到場率在70%左右，即十個人報名參加活動，七人最終出席線下活動。因此，推廣階段的報名人數=1.4倍活動人數。同時，在活動前1-2天電話聯繫所有報名用戶，確定其到場情況；在活動當天簡訊或郵件提醒報名客戶準時參與。匯眾資訊的每次線下活動，在活動臨近時基本都會出現提前預約好的用戶最終不能到場。此時的溝通很重要，表達出對用戶充分的尊重，但同時也要表達臨時取消對我們的影響，並明確建議其邀請朋友或同事代其參與。

而線下活動更大風險，是重要用戶的缺席。重要用戶或KOL的缺席，會直接導致更多普通用戶在得知消息後缺席，或參與後中途退場直接影響活動效果。因此，推廣階段既要學會利用KOL的參與消息，作為對普通用戶的吸引；建立聯繫後又迅速挖掘其他的賣點吸引這些用戶。如果KOL臨時缺席，他們往往也會有愧疚感，因此溝通時可以提出一些要求。例如，讓他們在線為活動背書，或表達強烈的無法參與的遺憾鼓勵其他人參加後與其分享。

3.推廣邀約階段，報名用戶一直未達預期。

由於線上活動可隨時進入參與，人數可進行定期統計，相對容易掌控流程。如果在推廣階段持續出現報名用戶未達預期的情況，千萬不要抱有僥倖心理。所謂的僥倖心理，是指盲目樂觀，認為雖然每階段報名人數不足，但線下活動的最終成敗取決於實際執行的數小時，因此等到活動開始後才能最終判斷參與人數。

記得我們最初的一次活動預計100個用戶參與，邀約階段一共只有73人報名，但負責推廣的同事一直沒有彙報這種異常，直到列印簽到表時才說人數不夠，但依然很樂觀，說很多渠道客戶收到了邀約，也許只是沒有報名而已。甚至，到了活動後，還堅持說也許還有很多客戶在路上，只是遲到了而已。這樣的例子聽起來好笑，確是會實際發生在我們每個人身上的。

因此，一定要準備PlanB，並理性的啟用PlanB。有了前期活動的失敗經驗，我們之後的線下活動，都會準備兩套現場搭建和擺桌方案。例如酒店會議室的講座活動，如果前期報名人數足夠，會採用會議椅模式（不用桌子）；如果前期人數不足，採用魚骨式布局（6-8人）

下期我們繼續整理線下活動運營的其他問題。C醬會持續和大家分享作為自媒體我們在市場營銷及推廣時的心得和經驗。關注我們並一起參與討論吧。

文章首發於C醬看世界（cjiangksj）。請與我一起討論和評論，分享小企業和自媒體的成功營銷案例。#營銷人的進擊# 用營銷的眼光從生活中去看世界，其實一切沒那麼複雜。