商務公文寫作（中）——信函要素

1、地址欄：

公開抄送：可以讓被抄送人對此郵件格外關注

謹慎使用密送功能（以防被密送人「出賣」）

2、標題

標準=「精」並且「准」 簡短並且含有信息

公文式標題：（發文單位+）事項+文種

其他標題：用動賓結構：用正裝順序

爛標題

好標題

客戶聯繫表

請檢查客戶聯絡表

業務完成情況

完成900萬，超額5%

關於報告的修改

請加上責任人名單

月度報告

IT部門月度報告8月31日

Re: Re: Re: 部門會議的籌備

明星員工；Re: 部門會議的籌備

3、稱呼

1）你們的關係+事情的性質同時決定稱呼的正式與否

2）對不知道名字的人

不要稱呼：尊敬的先生/女士

推薦使用：尊敬的+職位名稱

3）群發郵件

不要不稱呼

推薦使用：團隊屬性（xx部門）、地域屬性（xx區公司）、項目屬性（xx工作組）

4、開頭

1）1-3句話直擊要點

2）老闆最愛的開頭：

今年（時間）我們（責任人）計劃開發三線城市（舉措）。原因是……

我們建議利用網路報名來回饋客戶，以下是實施步驟……

我擬定了對方的以下三大弱點，明天的談判可以圍繞它們進行……

為了完成您交給我的任務，我需要人力和資金兩大資源，是……

5、細節

內容上：「所有」的「必須」信息

格式上：三個要素

1）總分格式，先總後分；

2）勤分段，列小標題；

3）列清單圖標，擺數據實施。

6、訴求

清晰、對話式

「務必……」「煩請……」「可否……」「如能……不勝感激」

7、結尾

友好、開放（進一步溝通的可能性）

「我會每周和您更新這個項目的進程」

「下周一我會和您聯繫，看看您是否有其他問題我可以協助解決。」

「我期待能和您在電話里進一步討論」

「歡迎您的建議。」

「盼探討。」

8、結尾敬語

給客戶：順頌商祺，敬候籌安，並頌財安

給同級：敬祝安好，即請大安

給下級：即問近好

給上級：請復示、請指正、請教正、妥否請批複

給政府：敬請勛安、恭請鈞安，只請政安

萬用語：順頌春祺

非正式：謹此致意、祝好

【案例分析】

1、如何拒絕領導

背景介紹：

DW公司的女員工很多。在中國的勞動法下，女員工們的產假和哺乳期很長，這對注重高效的DW公司來說，無疑很尷尬。加上女員工們當上媽媽後，時間和力要兼顧工作和家庭兩頭，不免心力交瘁。

王總計劃在公司內開個兒童託管中心，以解決這一系列問題。他徵詢人力資源經理小李的意見。小李聽見老闆的這個計劃，第一反應就是：不可行。 這會增大自己的工作量。在公司內部開兒童託管中心，這是一個太大的負擔，會花費巨額成本，同時還導致高風險。DW公司尚處在起步的發展階段，還沒有實力來做這樣的事情。可小李該怎樣夾起尾巴，委婉地反對老闆的意見呢？

【錯誤版本】

老王：

請您理解，我們部門現在確實很忙。因為DW今年業務擴展得很快，我們人力資源部在第二季度要為公司招30個新員工。我的工作表被面試、校園招聘會、新員工培訓排得滿滿的。更糟糕的是，我的下屬中有兩位上個月離職了，我們部門迫切需要補充人手。

如今，員工在評價一個公司時，很少把托兒條件列入考慮範疇。員工們更在意的是薪資水平、學習機會、假期等。而且，建立兒童託管中心耗時長、花錢多，任務繁重，需要這項服務的員工數量並不多。我仔細考慮了一下您跟我提過的在公司內部建一個兒童託管中心的事情，現在還不是做這個事情的時候。如果要建會引起一系列問題的。

非常抱歉，老王， 不是我不想做，而是條件實在不允許。

敬請諒解！

自測：找出郵件里的「七宗罪」

1.稱呼應該叫王總

2.未開門見山，模糊了焦點

3.進行抱怨而沒有提出可行性建議（負能量大於正能量）

4.條理不清晰，沒有詳細數據支持

5.完全否定了老闆的意見，直接拒絕老闆的要求

6.郵件沒有標題

7.

標準模板

To: 王力

From: 李一洋

Subject: 提供外部幼兒園優惠券 Re: 兒童託管中心

王總：

關於在公司內部開設兒童託管中心，我有一些想法想和您分享。（開篇點題，讓領導明白該封郵件的內容）

謝謝您告訴我公司建立兒童託管中心的計劃。這個計劃會滿足不少做了父母的員工的需求。它同時會幫助提升員工的忠誠度，減少缺勤率，建設企業文化，提高DW作為關愛家庭、為員工排憂解難的僱主形象。這是一個很棒的計劃，我想和您探討一下它的可行性。（充分肯定領導的意見，委婉引出自己的看法）

程序

1. 向政府申請執照

2. 建設兒童託管中心，僱傭受過兒童看護培訓的專業人士

3. 升級我們的保險，以應對重大事故的發生

整個初期建立的過程可能會長達一年。

人數

如果我們先在上海分公司建立兒童託管中心，估計會有25名員工參加。廣州分公司可能會有20名員工參加。他們的孩子分布在1-6歲各個年年齡段，我們需要滿足不同年齡段的孩子在體力、智力、情商方面不不同的需求。

花費

將一個中心從無到有建立起來的成本是20至30萬，包括僱傭兩位專業看護、裝修場地、購買傢具和玩具的花費等。每年的運營成本是8萬至10萬。

風險

政府對這樣的兒童託管中心有嚴格的安全和健康條款。兒童安全門、安全鎖和防火裝置是重中之重。中心還需要配有足夠的急救設備，以防萬一。我們要定期給場地的每個角落和所有玩具用品消毒。食品安全在中國是一個大問題，我們需要監控食品的來源、加工、遞送、餵養的每個環節。

考慮到冗長的過程、數量有限的受益者、高花費和高風險，我想指出，現在還不是在公司內部建立兒童託管中心的時候。

（用具體的數據向領導表明計劃不可行）

我建議，公司的這個計劃後延，同時，我們與附近幼兒園合作，向員工提供優惠券。（提出自己的可行性建議）

我期待能和您約個時間進一步討論。（打開雙向溝通之門）

2、如何向領導要資源

背景介紹：王晶是某集團上海分公司的人力資源部經理，由於上海分公司業務擴展迅速，目前人力資源部僅有三個正式工和一個實習生，人員配備嚴重不足。不久前，市面上推出了一款人力資源辦公軟體，可以大大提升人力資源行政工作的效率，為每個員工節省13工時/月。王晶打算申請購買該軟體，以便將員工從繁冗的行政工作中解放出來，放更多的精力到招聘、培訓等更為重要的工作上。但是，突然收到了一封集團公司湯總群發的郵件，內容如下：

各分公司、各部門：

鑒於我集團所處紡織行業受國際貿易形勢影響將長期處於低谷期。為了節省運營成本，經集團公司研究決定，即日起所有分公司、部門不得再聘用實習生；同時，暫停購買一切不必要的辦公用品（軟體）。

XXX集團總經理 湯誠

2015年7月23日

題目：如果你是王晶，將怎麼做？

【標準模板】

關於利用XX軟體降本增效的請示

湯總經理：

感謝您讓我們部門獲悉公司節支政策，我非常理解公司目前的狀況和實施該政策的必要性，我們人力資源部願意全力配合。我想和您討論如何幫助公司在不損失工作效率的前提下進一步節省開支。

目前，我有一個具體的方法幫助提升本團隊生產力，我們建議公司做一筆小投資，購買一個專業的工作彙報軟體，這樣每名銷售每個月可以節省13個工作時，預計此軟體的投資回報期為3個月。

此軟體還可以在公司的其他業務部門使用，這樣，在未來節省的總體管理時間約為100天/年。

背景

本部門3位同事每周的工作時間中，會有一天專門準備報告。碰上月底、年底，重複核對數據、製作大量圖表費時費力，大家力不從心。導致有些工作任務敷衍完成，比如招聘面試。如果我們能減少用在工作報告上的時間，想必人力資源部會更見成效。

另外，有兩個辦法可以讓銷售們從重壓中解放出來

1、增加人力資源—招收行政助理，費用**每年

2、減少寫報告的時間—將時間省出來做更重要的事，費用**每年

我們更傾向於第二種方案，並且已經仔細比較了市面上幾款同類軟體。

軟體介紹：

1、性能全

……

2、故障少

……

3、用戶多

……

4、經銷商可靠

……

5、售後有保障

……

我們希望能獲得您的支持，並希望您能指示我們下一步如何做，使此軟體讓全公司受益。下周一至周三上午10點，您是否有10分鐘時間，我希望和您詳細面談更多細節。

謹此致意

上海人力資源部經理 王晶

2015年7月30日