1-on-1's 101——如何進行一對一談話
OKRs 的落地執行過程中，在團隊內部頻繁進行進度溝通、目標校準是保證業務能夠順利推進的前提，而這些需要通過有效的溝通機制來實現，1-on-1 談話和團隊會議則是溝通的主要形式。今天我們來聊一聊 1-on-1 談話。
大家對於「經常進行開放性的溝通」給管理工作帶來的幫助通常持肯定態度，但是在實踐中，很多 manager 卻不願意或根本不做 1-on-1 談話，原因多種多樣，但共性的問題集中在沒有明確談話的目的，導致溝通流於形式，很難在過程中提煉出有用的信息。所以，首先要明確進行 1-on-1 談話的目的。
1-on-1 談話的目的
1-on-1 談話是兩人之間的私密性溝通，在這樣的環境下，可能會挖掘出很多在其他場合不適合或者無法表達的意見和反饋。通常來講，1-on-1 談話在以下三個方面具有非常好的效果：
建立並維護關係
Manager 同團隊成員之間的關係是團隊健康程度的重要指標。關係的內涵，包含互相信任、認為自己得到公平的對待、被認可等等。當團隊成員想要同 manager 進行溝通，但並沒有相應的渠道，或者 1-on-1 的約定時間總是不停變更，大家會認為傾向於認為「我的優先順序在我的 manager 眼裡很低」。如果想要傳達的信息無法被傳達，有些人可能會在完全沒有引導的情況下選擇進一步的行為，另外一些則可能完全放棄溝通。無論哪種都會帶來管理成本的上升和各種不必要的麻煩。行之有效的 1-on-1 機制，manager 應該讓團隊成員感受到「我很在乎你和你的想法」，並以此建立互相之間的關係，這樣才能減少由於溝通不暢所帶來的效率損失。
提供反饋和支持
團隊成員的工作需要及時得到反饋。當反饋不及時或存在信息不對稱時，就無法對工作進行校準，只能機械地繼續做正在做的事情。與其用績效考核的結果向團隊成員傳達對他的產出不滿意的信息，通過實時反饋來自 manager 和其他成員的想法和建議對於改善工作的幫助更大。如果沒有常規的溝通機制，無論是正面還是反面的意見都可能無法被傳達出來，進而在被忽視的情況下發酵從而導致更嚴重的問題。
同時，個體成員現在最關心的問題是什麼？遇到了什麼樣的困難？作為 manager 如何能夠給每個人提供更有針對性的幫助和支持？1-on-1 可以幫助 manager 回答這些問題。
對齊目標
企業組織是由一個個具有特異性的個體成員組成的，將成員的工作同團隊和公司的目標對齊在一起，對於提升組織效非常重要。在實施 OKRs 的團隊中，1-on-1 談話過程中關於業務的討論基本都會在 OKRs 所創造的語境下展開，並據此統一和校準目標、進度、標準及預期等等。1-on-1 談話的 Best Practices
- 定期進行根據個人習慣和工作特性，可以每周或每兩周進行一次，時長不易過長，控制在 30mins - 45mins 即可。
- 有明確的產出1-on-1 的目的很明確，那麼也就應該有對應的產出。很多 manager 在談話過程中有做備忘記錄的習慣，這個備忘應該在 manager 同談話對象之間共享，其中包含談話過程的要點以及對應的 action items，並在接下來的工作中針對這些內容進行相應的調整和跟蹤。事實上，如果不做記錄或者沒有明確產出，很可能導致 1-on-1 變成形式化的「拉家常」，讓溝通變得低效或無效。
- 提前準備
在開始之前，要求團隊成員提前準備上次談話形成的 action items 的進度和相關問題，這樣談話的內容就可以集中在如何解決問題而不是發現問題上。對於 manager 來說，同樣也要提前想好談話主題，在過程中要適當的將話題導向你想討論的內容。
- 選擇合適的主題和話題1-on-1 談話通常需要由不同的主題和話題構成（附錄中有備選主題和話題的參考），有目的性的選擇合適的主題和話題，是 manager 溝通技巧中的重要一環。
- 這是一個討論的過程，所以要仔細傾聽控制談話的節奏，傳達 manager 想要傳達的信息很重要，但傾聽談話對象的想法和反饋同樣重要。很多 manager 在過程中可能會非常強勢的表達自己的想法和觀點，讓談話對象沒機會表達，或者沒有愉快的表達環境，這些都會阻礙進行有效溝通。
- 創造舒適的交流環境隨著科技的發展，我們可以通過視頻會議、微信等在線方式進行交流，但面對面的談話依然是效果最好的溝通交流方式之一，因為通過對方的表情、肢體語言等反映可以獲得更多的信息。所以，如果不是因為雙方有人在出差途中，1-on-1 應該是線下面對面進行的。在談話過程中，最好不要帶著手機或電腦（除非只用來做筆記），找一個不會被臨時打斷的環境，公司的休息區、附近的公園和咖啡廳都是很好的選擇。這樣在交流過程中，對方才能感受到足夠的尊重，也才有可能進行深度的溝通。過程中盡量讓氛圍保持輕鬆，不要用官話、套話來搪塞談話對象。
想要在管理工作中實踐上面提到的 best practices，需要 manager 有相應的溝通技巧。如何優雅的回答問題、如何洞悉對方的真實意圖和想法，這些技巧的確需要鍛煉和培養，但對大多數 manager 來講最常見的錯誤並不是欠缺技巧，而是根本不做 1-on-1。
最後，1-on-1 最大的優勢是能夠創造一個相對私密的溝通環境，因此適用範圍不僅僅局限於 manager 同直線彙報者之間。實踐中，如果團隊之間有比較頻繁的合作往來，那麼承擔管理職責的人就可以通過 1-on-1 來互通有無。嘗試一下，也許會發現這能給你帶來很多業務管理和團隊管理上的 insights。
Appendix
下面是一個 1-on-1 談話的備選主題和話題參考列表。
- 工作習慣了解團隊成員的工作習慣，可以幫助你選擇更有針對性的方式來幫助大家提高工作效率。
- 你一天當中生產力最高的時段是幾點到幾點？什麼時段你覺得精力和注意力都比較差？如果希望在一個工作日內有高效的產出，需要什麼樣的條件？
- 上周你浪費了最多時間的事情是什麼？最大的阻礙是什麼？
- 如果你被某些工作上的困難阻礙住了，你會採取什麼樣的措施？你會向團隊里的哪個人求助？
- 團隊合作與團隊關係
改善團隊內部成員互相之間的關係，可以提升整個團隊的生產效率。合適的溝通方式可以幫助 manager 發掘隱藏的問題。
- 團隊中有誰對你有很大的啟發嗎？你最尊重誰？為什麼？
- 團隊中有沒有你覺得很難共事的人？為什麼？
- 你認為團隊成員互相之間的溝通和反饋充分嗎？大家反饋過對於你的看法嗎？你希望從大家或我這裡聽到更多的反饋嗎？
- 你認為如何才能促進大家更好地協作？對於我們目前的團隊合作狀況，有什麼建議嗎？
- 團隊幸福感團隊成員的幸福感對於工作效率和敬業度（Employee Engagement）具有無可爭議的巨大影響力。1-on-1 談話是發掘幸福感相關問題的最佳時機。抓住這些機會，就可以幫助你的團隊更開心地工作。
- 你在這裡工作開心嗎？你對於近期的工作滿意嗎？為什麼？
- 你喜歡什麼樣的項目？促使你選擇項目的因素是什麼？能說出三件讓你更喜歡現在的工作的事情嗎？
- 你在工作中取得最大的成就是什麼？你為這些成就感到自豪嗎？
- 你最困擾的事情是什麼？你認為自己的價值和能力被低估了嗎？為什麼？
- 短期計劃團隊成員對短期計劃的反饋可以幫助 manager 校準個人的進展同項目進展之間的關係，並發掘大家認為需要改進的問題，及時反饋工作中的不滿情緒也是非常重要的。
- 你的項目進行得如何了？我能幫你做點什麼？
- 主要的瓶頸是什麼？能做點什麼來突破瓶頸嗎？
- 接下來你希望參與到哪個項目中？
- 長期目標長期目標的進展對於團隊成員個人的成就感和幸福感很重要。只有大家認為工作能夠幫助推動實現個人長遠的人生目標時，才會有動力全身心投入到工作中去。Manager 需要去了解團隊成員的目標和計劃，並判斷現在的工作是不是能夠符合他們需求。
- 接下來三年你希望達成什麼樣的成就？
- 你的長期目標進展如何？接下來想要做什麼？我們如何才能幫助你取得進展？
- 現階段工作中同你的長期目標關聯最大的內容是什麼？你想要參與到什麼樣的項目中來更好地推進長期目標？
- 個人成長員工個人的成長是 manager 最需要關心的問題之一，成長決定了個人未來能夠勝任什麼樣的工作，以及在工作分配和提供機會上的取捨。
- 你覺得在工作中能學到東西嗎？你最近學到了什麼？你還希望在哪些領域進行學習？
- 你希望學習誰的經驗或專業技能？你希望從誰那裡獲得工作反饋？
- 你獲得足夠的反饋了嗎？反饋對於你的個人成長有幫助嗎？你希望我做些什麼來幫助你獲得所需要的反饋？
- 你需要更多的教練式輔導嗎？你希望工作中的哪些方面能得到輔導？
- 管理改進團隊成員如何評價你和你的管理風格？從直線彙報者那裡獲得真實的反饋是一項頗具挑戰性的工作。在談話中，需要鋪墊好基調，並慎重的選擇提問方式和問題。
- 作為你的 manager，我需要做什麼能幫助你更順利地工作？
- 在我的管理風格中你喜歡哪些部分？不喜歡哪些部分？
- 我應該更多還是更少地參與到你的日常工作當中？
- 我怎麼做才能更好地幫到你？有什麼事情我可以做得更好？
- 有哪些事情我本來可以提供更多幫助卻沒有？
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題圖來自：「Felidae」 by Ciarra Sims (2005) 和 Shooting Challenge Pets Gallery 4
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