你真的會打電話嗎？五步告訴你職場中接電話的技巧

當你給他人打電話時，你應調整好自己的思路。那麼，當你的電話鈴響起之時，你應該儘快集中自己的精力，暫時放下手頭正在做的事情，以便你的大腦能夠清晰地處理電話帶來的信息或商務。

當然，上述過程應該迅即完成，如果你讓電話鈴響得時間過長，對方會掛斷電話，你便會失去得到信息或生意的機會。以下幾點是你在接電話時可以參考和借鑒的技巧：

1.隨時記錄：

在手邊放有紙和鉛筆，隨時記下你所聽到的信息。如果你沒做好準備，而不得不請求對方重複，這樣會使對方感到你心不在焉、沒有認真聽他說話。

2.自報家門：

一拿起電話就應清晰說出自己的全名，有時也有必要說出自己所在單位的名稱。同樣，一旦對方說出其姓名，你可以在談話中不時地稱呼對方的姓名。

3.轉入正題：

當你接聽電話時，不要「哼哼哈哈」地拖延時間，而應立即做出反應。一個好的開場白可能是：「您需要我做什麼？」

當你覺出對方有意拖延時間，你應立即說：「真不巧！我正要參加一個會議，不得不在5分鐘後趕到會場。」

這樣說會防止你們談論不必要的瑣事，加速商務談話的進展。

4.避免將電話轉給他人

自己接的電話盡量自己處理，只有在萬不得已的情況下才能轉給他人。

這時，你應該向對方解釋一下原因，並請求對方原諒。例如，你可以說：「布朗先生會處理好這件事的，請他和您通話好嗎？」

在你作出這種決定之前，應當確定地方願意你將電話轉給他人。例如，你可以說：「對於這件事，我們很快會派人跟您聯繫的。」

5.避免電話終止時間過長

如果你在接電話時不得不中止電話而查閱一些資料，應當動作迅速。你還可以有禮貌地向對方說：「您是稍候片刻，還是過一會兒我再給您打過去？」

讓對方等候時，你可以按下等候鍵。如果你的電話沒有等候鍵，就把話筒輕輕地放在桌子上。

如果查閱資料的時間超過你所預料的時間，你可以每隔一會兒拿起電話向對方說明你的進展。

如，你可以說：「約翰先生，我已經快替您找完了，請您再稍候片刻。」當你查找完畢，重新拿起電話時，可以說：「對不起，讓您久等了」，以引起對方的注意。

對於接電話的人來講，當需要查閱資料而有禮貌地請對方稍等片刻，這是可以令對方接受的。

如果有人在你正在通話時打進電話，你可以選擇合適的詞語讓你通話的人稍候。

然後拿起另一部電話說：「你能否稍等？我正在接聽一個電話。」

如果打來電話的人只是有一些小事，便可以當即回絕，然後迅即轉向第一個電話，而這個人也會意識到你很忙而加速你們的討論。

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