利用番茄工作法，來一場效率爆表的會議吧！

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前言

在我們關於番茄工作法訓練營的課程中，多位同學提到了一個問題：

工作中經常面臨很多低效率甚至是沒有任何產出的會議，如何提升會議質量呢？

其實，你可以利用番茄工作法，來組織一場效率爆表的會議。

導致會議低效的原因

導致會議低效的原因有很多，而最重要的，不外乎以下幾點：

1. 會議前沒有明確的討論主題和重點，當有臨時的一些想法產生時，自然大大延長了會議時間。

2. 沒有強制的會議時間，雖然在開會前，大都會預估一個會議時間，但在會議過程中，大多數人不會太在意時間。

3. 參加會議的人員沒有提前做準備，導致會議上不能提出有見解的想法，因此很難得到有效的會議結論。

基於這些導致會議低效的原因，如何利用番茄工作法，來組織一場效率爆表的會議呢？

番茄會議流程

根據一場會議的重點元素，我們製作了一份簡單的會議記錄表格。

1. 填寫議題信息

首先，在會議之前，由會議發起人填寫會議的基本信息（時間、人員等），然後，填寫「會議議題」部分，你需要明確三個元素：

1. 會議議題。以簡單的描述對將要討論的議題記錄下來。

2. 議題目標。目標和議題是不一樣的，比如議題是「討論xxx方案的執行框架」，這是一件事情，而目標應該是「明確xxx方案的組成框架，並落實到具體的負責人及時間點」，目標應寫明通過對這個議題的會議討論，應該達成的效果。

3. 預計番茄數。作為會議的發起人，你應該對會議的每個議題需要討論多長時間有一個預估，而這個預估，以多少個番茄數為準，比如「討論xxx方案的執行框架」這個議題，預計需要花費兩個番茄時間進行討論。

然後，把會議的基本信息以郵件或微信截圖，通知到會議的每一個人，讓大家在參加會議前，對議題、目標有一定的了解，並能基於這些議題，提前進行思考，拒絕在會議上沒有自己的想法和意見。

2. 開展會議

整個會議環節，你的心裡都應該牢記會議的主題和目標，並在會議開始時，利用番茄工作法進行計時，並嚴格遵守約定的每個議題應花費的番茄時間。一個議題結束，即討論下一個議題。

利用番茄工作法的理念來控制會議時間，目的在於增加會議人員對時間的緊迫感——「這個議題的討論只有兩個番茄時間，一定儘快提供有價值的看法。」

會議結束後，記錄會議內容，並明確會議中確定的待辦事項。

Q：會議中，如果一個議題討論兩個番茄時間，中間是否需要休息？

不用，可以繼續開始下一個番茄時間。

Q：如果預計的番茄時間不夠，怎麼辦？

會議發起人應思考是什麼原因導致時間不夠，是自己預估太少、是會議上大家閑扯的時間太多，還是會議的討論中確實產生了不少好點子？

如果是不少時間都用來討論與議題無關的內容，立即終止會議。 如果是產生了新的好點子，適當延長番茄時間。 當然，你不會一開始就能準確預估出一次討論的番茄時間，因此，在每次會議後，都需要進行簡單的思考，即將番茄工作法的預估理念運用於會議場景中。

Q：沒到預估的番茄時間，會議就結束了？

那就結束吧，追求高效不是我們的目的么？但你需要考慮，這很可能是預估不準確而導致的結果。

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