如何做一次理想的彙報（下）

前言：Previously on ... 上周的上篇對彙報的「前期準備」做了一顯總結，這周繼續對「理清思路」、「PPT製作」、「現場發揮」、「散會後」進行思考。由於上周出差，很沒有理由的推遲了周五的習慣性一推。這件事情，首先要怪自己對於保持周五一推的意念不足，其次是工具本身對各種場景的支持也確實不夠，專欄為何不能定時推送呢？好吧，言歸正傳。

二、理清思路

1. 金字塔原則

說到結構化思維不得不提到Barbara Minto著名的Pyramid Principle了。通過Inductive Thinking（歸納推理）和Deductive Thinking（演繹推理）的方法，將思路一層一層的抽絲剝繭，最終達到MECE（Mutually Exclusive Collectively Exhaustive）的標準。

分析得足夠透徹有兩個好處，其一是幫助自己得出更為可靠的結論，其二是在會議現場遇到質疑（或是靠譜的建議）時，能順著已經做過的分析思路找到新的答案，而不至於由於分析不充分讓會議中止。舉個例子，彙報的第一頁剛講完「我們調查了所有註冊用戶，90%都表示他們希望增加積分作為獎勵」，聽眾反問「沒有註冊用戶也是我們的目標群，那積分對他們的意義是什麼呢」，這時候如果沒有提前思考過非註冊用戶的問題，後面的所有內容又都是圍繞積分系統如何設計的，又怎麼講得下去呢。

2. 善於總結

曾經有一位HR向我反映他現在的工資計算工作很困難，我問他如何困難，他就開始了長篇舉例：「比如說上個月吧，小王請了一天假，劉總當時……，再比如說，我這裡登記的小李工資是三千啊，但是昨天他告訴我算錯了……」。聽了他的比如、比如、再比如以後，我感覺到身心疲憊。這位HR很明顯是缺乏總結問題的能力。

我們在描述事情時，要用更高的眼光來總結和分辨事物的本質，這位HR應該先將自己遇到的問題進行歸類，再進行總結彙報：「目前工資計算有三種問題，第一是工資表隨意更改、第二是考勤計算缺乏簽字確認環節、第三是有員工入職未辦理正常手續。」如果他能這麼反映問題，那麼他自己的能力就向前進了一大步。如果他能繼續提高自己，還可以提出自己的方案：「我的建議是，向所有部門負責人通知工資表只能每月5號前調整，否則給予部門負責人處罰；考勤貼出時備註三日內必須反映否則視為同意；入職時通過領取工資卡簽字環節強制辦理入職手續。」如果能做到上述情況，這位HR已經從Junior向Senior邁進了一大步。

讓老闆做選擇題，同樣，也應該讓你的聽眾做選擇題，除了頭腦風暴以外。

3. 總分結構

上學的時候語文課學過幾種結構，總分、總分總、分總……彙報時，最好的方法是選擇總分結構，先講出結論、再給予論證，讓聽眾在整個過程中都知道自己應該關注和判斷的是什麼問題，能圍繞這這個結論去傾聽、思考、提建議。換成分總結構的感覺就像是娛樂節目中的一種遊戲，放一段1分鐘的視頻，等放完才告訴你問題是什麼，這些問題往往很好笑，比如「剛才右下角有幾瓶礦泉水」之類，聽完總有一種「天啊，我根本沒注意到」的感覺。

4.虛實交替

雖然數據是最能讓人信服的工具，很多情況下，我們並沒有辦法獲取充分的數據。這時候，就要適當的加入自己的職業、經驗判斷，把數據串起來，給於相對合適的推理。同樣的，一個從頭到尾都是數字的彙報恐怕也會讓人頭疼，穿插一些故事和較為「虛」的語言，就像糖水一樣，讓人更容易吞下數字這顆苦藥。

三、PPT的製作

1. 10-20-30

經典理論提到，演示使用的PPT不應超過10頁，時間不應多於20分鐘，而字體則應大於30號。

2. 排版合理、風格協調

列表文字應該左對齊，讓人從視覺上能理解成並列關係。重要的內容用顏色、字型大小區分，讓人視覺上就能分辨主次。色彩的選擇應充分考慮投影儀投影效果，背景顏色和字體顏色應盡量對比強烈，避免由於投影儀的色彩辨識度問題導致投影后看不清楚。對於色彩的協調，這裡推薦一個網站給大家，可以查找協調的相近色、互補色： http://www.peise.net/tools/web/

同樣的，風格應前後協調。如下圖中，第一排的風格和第二排的風格視覺上明顯不同，混搭在PPT可不是什麼好的效果。

3. 焦點準確

經常發生演講者貼了一張滿是數字的表格在屏幕上，然後開始做講解，這時候聽眾往往不知道視線應該放在表格上的什麼位置。如果你仔細觀察這種場景，你會發現聽眾看了一秒屏幕，由於不知道焦點在何處，視線會立刻轉向演講者，再回頭看看屏幕，來回切換。若是演講者始終不告知講的內容對應在屏幕的什麼位置，聽眾就很快會喪失耐性。因此，貼數字表格的時候，一定要在PPT上對應位置加一個圈，或是在現場演講時用筆勾畫一下。

攝影上經常講，觀眾的視線第一眼落在哪裡，故事就講到了哪裡。如果你的焦點很多，可能需要考慮分多頁展示，而不是硬塞在一頁上。

四、現場發揮

1. 正確的引導

江湖上都傳說著三種演講特別厲害的人：新東方老師、成功學教授、騙老人的藥品傳銷。他們的演講都有著幾個共性：在保持權威的基礎上平易近人，既幽默又嚴肅認真、善於控制現場節奏、氣氛、和你的思想。其中，有很多值得學習的地方，都不是一日能練成的，若真有心成為演講台上的王者，值得去多看一看這些專題，做做分析對比。

在現實中，我看見過很多次在演講時錯誤引導觀眾的案例。有演講者在演示某頁PPT數據時，總結到「參與活動的用戶只有原計劃的50%」，然後停頓了3秒一直看著觀眾席。這時，觀眾席也毫不意外的有人提問「為什麼這麼少呢？」，演講者回答道「後面的PPT會講到」。試問，如果這裡不是想要觀眾提問，為什麼要長時間停頓？如果對這一數據已經有了分析，是否可以直接講「關於這一數據我們也做了相關分析，在後面會詳細說明」？每一個演講者，都是會場節奏的控制者，要適當的把節奏把握在自己預期的範圍，將觀眾的注意力、思考，引導到自己的目標上。

2. 站姿

面對觀眾，而不是和觀眾一起看PPT。避免一邊講一邊在原地晃來晃去，這會讓觀眾很頭暈，如果是直播，更讓攝像機很難捕捉到你。在距離上，應該背對著屏幕，在中心稍微向外偏移的位置，保證觀眾能夠同時看到你和屏幕。在大學時，我們有的同學因為害羞，在演講時站得離PPT很遠，大家都開玩笑說，他是打算轉身就奪門而跑。保持基本的儀態，避免搔首弄姿、東倒西歪。

3. 手勢

不要手插口袋或交叉手臂，不要用中指去指東西，更不應該用來指人（難道都不知道中指的含義么）。很多明星在接受採訪時，手握麥克風自然下垂，剛好把麥克風放在了尷尬的位置，讓人捏把冷汗。

4. 語速和音調

我自己就有發音位置不正確的問題，導致但凡超過1小時的連續演講一定會嗓子啞掉。發音時，應練習盡量用胸腔共鳴、腹部呼吸，保持適中的語速，也應當根據觀眾的年齡程度做適當調整。

5. 應急情況

我看過不少網上小技巧，例如有觀眾走神時應當使用提問、走進觀眾、拍掌、停頓的方法。我的第一反映是如果你的演講真的沒有問題，為什麼還會出現走神的觀眾？對自己的反思，應該首當其衝。但同樣，不排除真的有不禮貌、過分的觀眾，遇到他們的刻意為難，應該首先避免PVP的爭辯，讓其他觀眾去關注他們、尋求保安的幫助、或是一笑而過。值得記住的是，所有的PVP都是無意義的，這個世界很大，我們不能保證自己的觀點一定正確，就算正確，也沒有必要花盡精力去征服個體的思想。如果真的對自己的想法有信心，應該用更少的成本，做影響力更大的事。

四、散會後

演講有時只是一件任務中的一個環節，因此演講後的繼續推進格外重要。如果演講過程進展順利，那麼可以按原計劃繼續下一步，而如果演講本身出現了問題，下一步就要因此調整了。但無論出現哪種情況，有幾個內容是會後一定要做的。

1. 會議紀要

有時參會者會走神或是短暫外出接聽電話，因此會議紀要的第一個內容應當涵蓋會議中的重要結論，讓會議紀要起到了「白紙黑字」的作用。第二個內容是會議中的不確定事項和重點爭議，這些都應該放在TO-DO中闡述。

2. TO-DO

TO-DO顧名思義是接下來要完成的任務，其要點是WHAT-WHO-WHEN三個W。很多情況下，會議記錄者只在會後紀要中寫明了接下來的任務，但不指名分派給誰，也沒有要求完成的時間。換位思考，如果我們是紀要的閱讀者，我們的最大感受是「這些都與我無關」。

同樣需要注意的細節是，當一個任務分派給一個以上的人時，這些人之間往往容易互相以為對方是牽頭人，自己只要等待下一步指示就行了。分派給2個人，等於分派給了0個人。因此在指派時，即使實際情況真的需要分派給多人，也應該在這些人中指明任務的唯一owner/leader，讓他們知道互相之間的責任關係。

3. 資料

根據會議的屬性，留下適合的資料是有必要的，包括名片、產品宣傳頁、產品catalog，等等。同樣的，留下資料的意義，是為整個會議的目的做輔助。商務會談，最重要的是留下產品的品牌和自己的聯繫方式，而分享會，則可以有目的的留下自己想要讓對方記住的東西，比如你的微信公眾號、淘寶店鋪頁等等。

花了兩周的時間，終於總結完了如何做彙報這件事，也算是並不太深的經驗之談。希望未來自己，能至少做到自己總結的這些。當然，一個好的表演者，需要首先是一個好的思想者，希望表演是思想的UI，而不是空盒子外一戳就破的包裝紙。
推薦閱讀：