被文件和桌面圖標淹沒是一種什麼樣的體驗？

天哪，桌上的文件又「雪崩」了……

「辦公桌上經常亂成一團，常常找不到重要的文件。」

「以為保存在電腦中的文件找不到了，只好重新做一份。」

「坐在文件山中間，工作效率低下，每天剛上班就開始期待下班……」

這可能是上班族尤其是辦公室白領經常會遇到的困擾。其實，不僅職場小白，一些公司高管階層的人需要處理的文件更是多如牛毛，有時工作做到一半又進來一個新文件，過不了多久桌面就被強勢「佔領」了，而你卻只能望文件而興嘆。

既然出現了問題，就要想辦法去解決。今天來和大家一起探討的主題就是如何有序高效地整理辦公室文件。

01 為什麼要整理文件？

相信大家上學的時候班裡總會有這樣幾個同學，上課找不到課本或者講評卷子的時候找不到考卷，這些人輕則遭到老師幾句臭罵，重則被罰站一堂課。

學生時代我們所「管理」的東西只有自己定量的課本和考卷而已，而且找不到也不需要承擔很嚴重的後果，過不了多久就被當做笑話一笑了之了。而步入職場後，需要管理的文件不定期地增加。如果不整理，只會越來越亂。有些文件一旦丟失，那麼造成的損失絕不是上司的一頓臭罵就能解決的事情。

有些人看上去每天在辦公室里忙忙碌碌，實則是在找各種文件。有時候，以為自己保存在電腦里的文件突然找不到了只能重新再做一份。假設每天花5分鐘時間用來找文件，那麼一年要浪費多少時間呢。

畢業於麻省理工學院，後創辦了日本最大的獨立金融教育機構的泉正人曾經同時經營三個公司，每天工作多得忙不過來。據他自己回憶：由於沒有有效的整理方式，加上文件數量又太多，他的辦公室被成堆的文件包圍。每天處於無序的工作環境中，效率極其低下。每天在公司都處於疲憊不堪的狀態，甚至有好幾次都暈倒在自己的辦公室里。

由此可見，及時有效地整理文件，可以減少浪費在找文件上的時間，提高自己的工作效率。不僅如此，整齊有序的文件可以讓自己對接下來的工作遊刃有餘，因為你不需要擔心哪個文件放在哪裡了，哪個文件是不是又丟了。從而集中注意力做手頭上的事情。

02 文件的分類和整理方法

?紙質文件?

工作時，我們會遇到各種各樣的紙質文件，比如：企劃書、合同、參考資料、企業宣傳冊等等。這些文件是我們辦公環境的重要組成部分。無論「電子辦公」多麼普及，但信息流通的主要渠道仍是這些紙質文件。所以，整理好這些紙質文件可以幫助我們在工作中達到事半功倍的效果。

?紙質文件的分類?

文件再多，無非也就兩類：正在辦理的文件和已經處理完的需要保存的文件。第一種「正在辦理的文件」即現在手頭上正在處理或者待過目的文件。等到處理完畢之後，如果不再需要，記得一定要及時清理，如果還有需要的話，則可以歸檔到第二種「需保存的文件」中。

?紙質文件的保存?

正在處理的文件使用率比較頻繁，建議放置在手邊以便於隨時可以拿到。有些需要一段時間才能處理完的文件可以使用透明的文件套來保存。

如果同時「正在辦理的文件」數量很多，可以將種類相似的文件分為一類放入豎立式文件架中。並在每個文件架上貼上文件的標籤以便於快速地找到自己想要的文件，標籤最好以「數字+文件名」的方式進行標註，更容易排序和尋找。

已經處理好並且需要保存的文件，平時不會經常使用到。所以建議不要放在辦公桌上佔用太多的空間，而是將文件利用風琴文件夾收到抽屜或是文件櫃中。站立式風琴文件夾的優點是可以收納文件的量很大，而且側上方有分隔卡的設置，可以標註文件的類型和名稱。

另外，如果有十分重要的文件，則建議單獨設置一個文件夾來集中存放。

?電子文件?

在互聯網高速發展的現在，很多工作都要使用到電腦來完成。Excel表格、PDF文件、還有大量的郵件等等都需要依靠電腦來傳輸和保存。

因此電腦相當於人類的一個「外腦」，幫助我們減少了很多工作量。然而，如果我們沒有及時和正確的整理方式，問題就會變得非常棘手：比如有人文件不及時歸檔，桌面上一副「百花爭鳴」的盛況；沒有正確的文件命名方式，找文件就像玩「捉迷藏」……

?電子文件的分類?

首先，我們要對自己電腦中的文件有一個大概的分類。有些人會將工作文件的分類做的很細緻，每次找文件的時候都要點開層層文件夾（這是在拆俄羅斯套娃禮盒？），結果發現最後的文件不是自己想要的……

因此，不建議電子文件過細分類。比較推薦的是「3個層次分類法」：即「大分類」—「中分類」—「小分類」。

首先，可以在電腦中設置一個名為「工作」的文件夾，將所有工作相關的文件都存進這個大分類的文件夾。接下來，在工作類目下則可以按照具體工作的項目來設置中分類文件夾。最後可以將每個具體的文件放置在每個中分類的文件夾下。如果有需要，每個小文件再分層也是可以的。

Two points

Point1：正在處理的文件可以在桌面上設置一個臨時文件夾，一旦處理完畢後可以移入以上我們分類好的3個層次的文件夾里，不需要的文件及時清理。建議電腦桌面上最好不要放超過10個文件，隨時保持整潔有序的狀態。

Point2：備份！備份！備份！重要的事情說3遍！尤其是一些重要的文件，及時保存在移動硬碟或者網盤中，這樣即使電腦突髮狀況，也不用擔心文件的損壞或丟失。

文件是我們工作環境的重要組成部分，處理不好自己文件的人總會抱怨文件太多啦自己忙不過來，又或者因為自己將太多的時間浪費在找文件之類的細節上，搞得自己筋疲力盡，卻又得不到好的結果。

那麼，先試試從整理文件開始改變吧！