PPT美化以外的功能(003)你還在用U盤備份?
有個朋友,經過兩天昏天黑地的寫寫算算,終於初步完成了經營分析會材料。
為了備份,他把拷貝文件到U盤。
為了更新數據,就直接進行對U盤中已有的文件夾覆蓋。
OK,唰唰唰,5秒,覆蓋工作瞬間結束。
打開U盤檢查下,沒有找到剛剛完成的材料……
因為覆蓋反了。
上帝創造世界忙了7天,而毀滅這個世界5秒就夠了。
我冷漠無情的說:現在已經是網路時代了,重要的資料要保存在網盤,或者發個郵件給自己。
一、為什麼要發郵件作備份呢?
1、因為現在郵件空間已經足夠大,不差個10M、8M的。
2、網路速度足夠快,上傳個100M的文件有5、8分鐘差不多了。
3、可以保存多個不同的版本,以便於文件版本的回溯。
二、具體的方法
簡便易行的方法,其實微軟公司早已經幫我們準備好了。
不管是在哪個辦公軟體里,下邊的方法都是有效的。
1、先把PPT文件製作完成,如下圖。
2、點擊文件,別點「另存為」,如果是這樣,也不用我來寫這個文章了。去點「共享」,如下圖。
3、選擇「與人共享」或「電子郵件」,這兩個都可以把文章保存到網路上,不管是WORD還是PPT。
4、在這裡建議選擇「電子郵件」中的「作為附件發送」,發送給自己即可。
5、點完「作為附件發送」就會出現OUTLOOK窗口,剛才的PPT已經做為附件,放在郵件里了。
6、收件人寫上自己常用的郵箱,然後點擊發送就可以了。
當然,這個只是眾多方法中的一個,優點在於可以和微軟的產品無縫對接,操作簡便高效,問題在於後期需要定期整理郵件。
三、給大家三個建議
1、現在已經是網路時代了,老的認知和操作方法要改改,新的方法要學習一下。
2、有時間多看看OFFICE里的按鈕都是做什麼用的。
3、重要的數據,一定要多做備份。
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