我的 GTD 系統塞滿過期任務，怎麼破？

原文發表於少數派：我的 GTD 系統塞滿過期任務，怎麼破？

作者： 約書亞

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閱讀前請注意：

本文不涉及工具的技巧使用，而是試圖通過對問題的分析，帶領讀者透過現象看到本質；

本文對任務的表達方式為： task 代表任務描述， @30min 代表這項任務預估完成時間在 30 分鐘左右， @mac/iphone 等，代表執行這項任務所需要的工具；

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在使用 GTD 的方式進行任務管理的時候，我們的系統中可能會出現越來越多的過期任務提醒。GTD 不是應當幫助我們「搞定」任務，做到心如止水嗎？怎麼會背道而馳，讓我「壓力山大」呢？GTD 的療效是不是有點誇大？如何破？

這應該是 GTDers 在做任務管理的時候普遍都會遇到的問題。不緊張，通過一些分析，我們可以很快解決這個問題。

為了確保我們要談到的，是真正意義上的任務而非信息，進入正文前，我需要做一個預設：

讀者是把 GTD 系統作為任務管理系統，而不是參考資料管理系統（本人是用omnifocus 搭建個人任務管理系統，用印象筆記搭建個人參考資料管理系統，涇渭分明。有些人用印象筆記實現了 GTD 任務管理，不過我認為任務管理和參考資料管理之間有巨大差異，即使在功能上實現了，也不代表這是一個好決策。專業工具做專業事）；

或者讀者也在通過 GTD 工具收集靈感、想法等，但是沒有對其添加時間屬性，因而不存在任務過期問題。

進入正題。任務過期，大致有以下幾種原因：

1. 對任務的描述不夠清晰、準確

導致在需要行動的時候無法根據既有任務描述迅速行動，反而還要當場構思行動方案、目標等，加大面臨任務時的決策成本，從而導致該任務極容易被跳過，最終過期。

例如，我有打算想要整理我的百度網盤資料。我們來看下面的兩種任務描述：

• task 1 : 整理百度網盤的資料；
• task 2 : 在百度網盤裡篩選出 10 張關於 2017 春節的照片，其他全部刪除 @ 30 min @ mac；

按照第一種描述，極有可能的結果就是，我在整理網盤的時候，本來打算是整理照片，結果整理整理就變為整理裡面的文檔去了，或者變為調整我的網盤架構去了。

按照第二種描述，就變得非常清晰容易執行：首先我需要找到一段 30 分鐘的連續時間，一旦這樣的時間空檔出現，我也在 mac 面前，我就開始執行這樣的任務，而且任務的目標非常清楚，只整理春節照片，確保不會跑題。

通過這個案例，我們可以得出一個很簡單但是超級有用的原則：在撰寫任務描述的時候，請一定按照目標管理中的 smart 原則；

• S 代表具體( Specific )，描述不能籠統；
• M 代表可度量( Measurable )，指任務可數量化或者行為化；
• A 代表可實現( Attainable )，指任務在付出努力的情況下可以實現，避免設立過高或過低的目標；
• R 代表相關性( Relevant ），指任務與其它目標相關聯；
• T 代表有時限( Time-bound )，注重完成績效指標的特定期限。

不要小看這個撰寫任務的過程，因為這實際上是在意識中強化我們的目標意識與模擬行動方案。

Tip 1：以 smart 原則撰寫任務描述。

2. 日程安排過於緊湊，導致時間管理缺乏彈性

這將導致無法應對每天都有的突發事件，從而造成既定安排無法完成。

很多人開始實行 GTD 後，能很快感受到其帶來的好處。因而，期待通過 GTD 儘可能多的「搞定」任務，把能想到的可能任務都插入日程表，恨不得一天能做完所有的事情。

（「滴水不漏」的日程表是任務過期的高發地）

如果你看到自己日曆中的日程表擠得水泄不通的時候，需要引起警覺了。張弛有度，才是王道。

Tip 2：建立張弛有度的日程表。

3. 低估完成一件事情所需要的時間

如果沒有為任務分配明確的預計時間，這種情況是極有可能出現的。

如果沒有為任務分配明確的預計時間，這種情況是極有可能出現的。即便為任務分配了預計時間，也可能發現完成任務的實際時間往往超過預估時間。因為人的注意力、精力、體力等的變化都不是線性的，這會帶來任務執行中的不確定性。而且通常我們預估的任務完成時間都是建立在理想無干擾情況下的。

例如，我預計用半小時完成一份項目計劃書的修訂，而我現在確實也有半個小時。這就一定能保證我可以按時完成任務嗎？很不幸的是，今天感冒了，頭痛的厲害，集中精力有困難，再給我半小時恐怕才能完成。

Tip 3：為需要完成的任務多分配一些「額外時間」。

4. 誤把項目當「下一步行動」進行管理

通過管理「下一步行動」，推動項目不斷前進，達成既定目標，這是 GTD 中的精髓。

如果完成一項任務需要通過多個行動步驟，而 GTD 系統中沒有與此相關的下一步行動，這個任務通常很難完成，最終淪為過期任務。

例如：我要給準備出生的孩子起名字。

我可以添加一項任務，叫「給孩子起名字」。但是這種不系統的方式帶來的結局可能就是：自己想了幾個名字，感覺不理想，卻不知道改怎麼突破了，導致這個任務懸而未決，也最終淪為過期任務。

但是如果意識到起名字這事實際上是一個項目，需要通過一系列連續動作才能完成，那就好辦了。這些連續動作可能包括（每個人起名字的方式可能不一樣，導致的動作分解也不一樣）：

• 從論語中羅列出 50 個比較好的單字；
• 確定起名字的原則：品格期望 / 人生成就期望；
• 通過組合單字，得出 10 個備用名字組合；
• 和家人商量敲定正式名字；

……

顯然，在這裡需要做的下一步行動是先從論語中挑選出 50 個好的單字；這比簡單的「為孩子起名字」這個任務更加清晰、容易執行與評估了。自然也不容易成為過期任務。

Tip 4：準確識別何為項目，從中力畜準確的「下一步行動」。

5. 沒有充分利用任務切換產生的碎片時間

這將導致一些不大不小但是也應當要做的事情沒有做完。

例如，有一項任務

• task：發郵件通知所有部組經理明天 9:00 參加管理培訓；
• @ 5 min ；
• @ iPhone ；

今天可能因為連軸轉，導致沒有功夫思考和關注這件事情。事情其實挺容易，可是不做的後果很嚴重：我的這個環節是公司整個培訓項目的「下一步行動」，如果因為我的這步沒有執行到位，將嚴重影響接下來的所有安排。

如果我們對「下一步行動」都賦予了相應的預估完成時間與「完成工具」標籤，那麼這個問題就比較好辦了。

一旦處於空閑狀態，第一件事情就是評估當前自己有多少時間可以使用（這點很重要，越是高級管理人員，屬於自己的時間越少，不過在任務與任務的切換過程中，總是有那麼一些空檔），然後查找自己的 GTD 系統，調出與這個時間空檔、完成工具匹配的任務，然後就是 just do it !

Tip 5：通過標籤為任務賦予執行所需的核心要素，如所需時間、所需工具、場合等。

6. 缺乏意願，動力不足

通常來講， 能熟練使用 GTD 的人，其任務系統中是不可能存在一些自己做不到的任務。因為那些做不到的任務總是會通過不斷被分解，最終成為可以被當前的自己「搞定」的下一步行動。

既然如此，那為什麼還是有事情做不到，導致過期呢？這不是技術與能力問題，是意願問題。

所謂執行力，其實很重要的一點就是行動的意願。意願大於能力！意願與個人的中長期願景、認同感等密切相關，不在此做過多闡述。

Tip 6：關注過期任務所屬的項目、對應的角色下的目標、願景是否足夠清晰有吸引力。

解決這 6 點，你將真正開始感受到 GTD 帶來的騰挪閃躲皆靈巧自如、心如止水的感覺，任務過期帶來的紅點點壓力也會自然而然的消失。不過也當允許自己的系統中偶爾出現過期任務，只要能及時做相應處理就好。因為有時候，完成任務所需的環境、條件發生了變化，導致之前的任務變得不可執行或者需要往後推遲。這種情況往往是不可控的，不必吹毛求疵。例如，預計今天晚上跑步，結果天公不作美，晚上暴雨如注。這種情況直接推遲或劃掉就可以了。