行政工作新趨勢：專業、創新與智能 | 知行面對面

這是個瞬息萬變的時代，智能與創新始終是時代發展的趨勢與動力。

很幸運的是，行政作為企業運營管理者，有更多機會去利用智能與技術，來提升服務與效率，實現專業深度與戰略高度。

12月21日，在深圳華潤置地大廈舉行的第四季【知行面對面】，正是一場專業、創新與智能的的交流與碰撞。即使在工作日，也吸引了近百位夥伴的到場，甚至還有專程從廣州、東莞趕來的小夥伴，謝謝大家！

本次活動邀請了西門子房地資產綜合管理部南區、中區、東區區域辦公室區域經理雷璐女士和曾在華為任職17年，現任FMC科技CEO、IFMA廣東分會副主席吳姣女士來進行分享，兩位大咖專業的見解讓我們受益匪淺。

沉澱專業：從辦公室選址開始

雷璐女士分享如何通過標準與專業技術分析進行選址

Vol.01 標準的存在能更好解決問題

辦公選址有一套標準，如同工位管理標準、空間設計標準、辦公裝修材料標準等。以工位管理為例，標準化、模塊化可以讓空間在未來的改造中更加靈活、機動。比如小辦公室正好可以改造成兩個工位，因為規劃時就是按標準來設定的。這些標準的設定，能讓工作更有章法可循，同時也能讓工作更加專業。

Vol.02 利用技術分析來衡量選址

1、業務部門需求分析

行政要事先去了解業務部門的職位性質及部門人數，未來一段時間的的人員規劃。很多時候，行政服務的業務部門不一定清楚自己的需求，可能只知道需要招多少人。但對公司來說，空間需要滿足員工辦公、會議、休息等多維度需求，同時由於崗位的不同，辦公的需求也多種多樣。因此需要行政從多個維度來進行數據統計，挖掘業務部門深層次的需求，決定選址面積。

2、空間使用習慣分析

通過業務部門現有空間使用習慣分析，可以得出空間使用頻率，為下一次空間規劃做參考。比如大部分同事是習慣開大會還是小組討論，是來了一會就走了還是一天到晚伏案工作。我們可能會發現2到4個人的會議室經常滿座，二三十人的會議室空置率又高。那麼就可以把二三十人的會議室分割成許多2到4個人的會議室，開大會時再打開用。或者可以把空間變得更創意靈活，比如下班做建身房或者搞公司家庭活動日。

3、市場分析

做完上面那些，我們還能依託專業中介公司來做報告，看整個房地資產的發展趨勢和租金價位；通過好的傢具供應商和設計公司來做空間管理髮展趨勢，看未來的一代人喜歡什麼樣的空間，這些數據會讓業務部門有一個清晰的概念，知道未來員工的喜好。

市場benchmarking讓我們做到精確的成本分析。可以拿市場的數據作為參考給業務部門說明，市場均價就是這樣，你要更多，成本就要增加。

4、業務發展需求分析

好的空間需要能夠持續發展，並和業務部門的發展緊密相連。舉個例子，業務部門希望在未來更貼近二三線城市的客戶。那麼行政要提前調整空間管理策略，可能需要縮減一二線城市的空間，並提前去考察三四線城市的物業。

5、項目分析

樓宇選址有很多硬指標。第一點是區位。看樓前，要先調查同事居住區位、競爭對手分布區位、客戶分布區位。這些分析下來後，找一個合適的區位看樓。

樓宇的證照要齊全、合法合規。消檢沒過的樓拿下來會有很多風險。

EHS和安全的考量也是一個硬指標。比如要考量消防局離我多近，周圍有沒有危險的場地，或者核電廠、機場。

關注管理處的管理是否專業。很多樓的用材、硬體設備都看起來很好，但還是要重點看管理。比如是否有對突發情況的緊急預案？消防報警設備是放在手動位置還是自動控制？如果是手動就會有很大的風險，也說明大樓安全管理不到位。

這些考量完了以後就是樓宇技術參數的考量。每次看樓，我們都會帶上表格，上面會有區位、交通、配套、價格還有證照，我們會填這個表。然後還會給業主一個技術參數調查表，業主得告訴我樓板的承重、新風量的配置、消防等等。

6、場地成本核算

一個空間通常會有哪些成本考量？首先，租金管理是大頭，然後是裝修投入的折舊、日常運維的費用，假如辦公區距離遠還得考慮班車配備和交通補貼成本。日常運維成本又包含了設備設施的維護成本、電費、人員成本和一切軟性服務，比如清潔、保安、綠植、快遞、餐廳等，場地成本的核算是很有必要的，這可以幫助我們做選址的決策。

全生命周期的運營管理，從選址的那一刻起，就開始了。因此要抱著長遠發展的眼光看問題，把後期運營成本和員工滿意度都考慮進去。

探索前沿：設施管理的智能化時代

吳姣女士為我們帶來了技術的應用如何改變了行政工作

Vol.01 發展趨勢下的行政工作方向

未來全球不動產的發展趨勢是：

1、整合與共享：現在已經出現了越多越多的共享空間，企業辦公室內部也在搞流動辦公位。

2、用戶體驗：在舒適的環境下工作的員工，效率可以提升31%。通過行政工作來提高員工效率，讓他們有更多的產出，是對行政最高的要求。

3、可持續性：有責任感的企業到了一定階段，要對地球環境做出貢獻。

4、數據智能：數據智能一定是3到5年內會爆發的一個點。如果我們能去跟蹤員工的行為模式，那麼行政工作就可以去做一些針對性的服務。

這些趨勢都要求行政們要思變，要勇於利用技術去擁抱趨勢，去提升用戶體驗、工作效率，達到可持續發展，讓技術的運用成為不動產決策的支持。

Vol.02 多種技術包圍下的行政工作

現在我們有移動、大數據、物聯、智能、機器人、BIM技術，每一項技術都與行政切身相關。

1、移動、互聯技術提升客戶體驗

很多公司都有員工App，員工可以因此解決很多問題。信息傳播成本低，效率高，服務流程能顯性出來，用戶滿意度也可以提升。2009年，華為就做到了80%的服務都讓員工自主解決。華為十萬平米的園區，6千個人，只配了4個行政。就是因為有技術支持，讓員工自主完成大部分的服務。

2、智能硬體／物聯自控提升效率與體驗

a.智慧停車場可以實現無牌車識別和無現金繳費，甚至是車位導航，幫助車主迅速找到自己的車。這點在商業樓宇中是很重要的。

b.大部分企業都做到了高速無線網路全覆蓋。將來我們還會迎來無線投影，從此告別各種轉接頭的煩惱。

c.會議室里，我們可以運用設備智能集成控制。不同的活動對於會議室里的燈光、窗帘、溫度要求都不一樣。比如50個人的培訓，那可能溫度要調低一些，因為會討論得比較熱烈。通過智能終端，讓所有的東西能自動到位。

d.智能一卡通。一張一卡通，可以承載餐飲、結算、坐班車、門禁、信息安全等功能。方便快捷。

e.智能機器人也是行政的一大幫手。很多寫字樓都運用了人臉識別的機器人，此外，還有做訪客系統的安保機器人。你可以通過它自主登記，拿到訪客通行證。

f.集中視頻監控對於員工安全很重要。比如華為，會在食堂後廚做監控，保證食品安全。這些監控，員工在全球任何一個地方，都可以用手機去看。我在一號食堂用餐，那麼就可以看看後廚在做什麼。

g.通過能耗管理系統管控空氣質量。一棟樓，室外PM2.5是725，室內只有42，那麼員工的感受就會非常爽，提升了用戶體驗。

3、BIM+FM，可視化提升運營管理效率

BIM可以虛化建築看內部結構。對於行政運維人員，最大的作用看空間的佔用。我們很清楚就能看到某部門佔用的是某棟樓的某房間；或者某個時間段空置率有多少。能更好支持行政做資源分配。

可以看能耗。哪個地方溫度偏高了，都能看到並做調適。不光是解決了體驗，也解決了能耗不均衡帶來的節能問題。

還可以進行管線和故障的檢測。天花板漏水了，傳統的做法是把天花板拆掉，找漏水點。用BIM就可以透過模型找漏水點。避免大規模的浪費和對外觀的破壞，精準定位。

BIM與FM的結合實現了資產可視化與空間可視化。像前文提到的應急預案，就能夠通過這兩個的結合模擬出，一棟樓裡面如果發生緊急情況，所有出關通道都打開的情況下，多長時間能出得去。

4、知識平台化提供更專業的決策

AI其實就是知識的平台化，把數據收集起來按照一定的知識模型，去產生判斷和決策。通過科技，我們可以逐步解放人力，做得更專業。未來，我們會依賴標準、數據、知識來實現人工智慧，幫助我們做更專業的決策。像華為在15年就開始做試驗班車平台了，員工們在平台上報告居住點，系統就會根據這些數據設計規劃班車路線，超過20人就設計一個站點。

5、大數據應用幫助我們解決問題

傳統數據分析往往是帶著問題去找結論，但是大數據不是，它是真正能夠發現問題。因為數據量太大了，不到呈現的那一刻我們不知道結論是什麼。

大數據有很多可供行政運用的場景。

比方說人的層面上，可以通過用戶的偏好、場景及行為表現做出用戶行為數據。對於行政人員來說，這些數據可以幫助我們做針對和增值服務。以前華為是有夜宵的，後來我們通過大數據發現，華為員工年紀輕輕卻高血脂。我們就拿夜宵開刀了，把夜宵改成健康夜宵，採用水果酸奶，這種關懷得以實施是因為有了大數據。

物的層面上看，建築的數據同樣海量。行政可以通過物聯技術分析設備設施的績效表現，做預測性維護，特別是高保障性要求的地方，比如辦公樓脫落率高的木牆。可以用紅外線去掃描探傷，看裡面有沒有空谷。可以做運營優化，讓空調照明在最優的情況下運行。還可以幫助行政採購與置換。什麼品牌的簽字筆最耐用，也需要數據支持。

總的來說，大數據分析推動了管理水平的持續優化。之前提到的benchmarking，縱向可以讓行政工作和公司往年做對比，橫向可以走出去找到和業界的差距，然後做改進。

時代是會不斷創新、智能的，它不會倒退。了解當下都有哪些技術，它們如何改變與幫助了行政人的工作與服務。思變、創新，是這個時代對行政提出的新要求。

最後

活動尾聲，現場依然熱情不減。有人詢問了「選址、裝修中要避免遇到哪些坑」，大咖們分享說要記得把租賃合同和物業合同分開簽，租賃合同應爭取「裝修不復原」，因為拆掉和運輸的成本其實很高。行政不要單打獨鬥，一定要讓使用部門介入參與，避免後期背鍋。

還有人提出「行政做久了，員工的幸福感高了，自己的幸福感卻下降了，職業很迷茫」，大咖們建議，一定要在工作中做兩件事：1、需要做的事；2、自己想做的事。哪怕想做的事只佔到10%。需要做的事讓你學習和成長，想做的事讓你獲得成就感。

對於「中小企業的行政，在沒有與大企業行政相同平台的情況下，如何做得專業」，吳姣覺得，一可以通過交流學習專業知識，二可以找專業的人做專業的事，除了找供應商，互聯網時代里，有很多中小企業行政適用的技術平台可以輔助工作，比如釘釘、阿里商旅。

行政通過創新與智能培養專業，不是一朝一夕就能完成的。需要長時間的實踐與耐心，需要行政自身有思變、擁抱技術的思想。相信聽完了大咖們的分享，你心裡有怎樣的啟發與感悟？

而能讓行政人得以交流、產生思考，對知行來說就是最大的鼓舞。

我們下期活動再見！

以上