一個表格模板讓你理清楚怎麼做線下活動策劃&執行

最近一直在收集案例和整理資料。

準備寫一篇有關線下活動如何策劃和執行的文章。

過了這個月，即將迎來我參加工作的第八個年頭。

在這8年里，

我參加過不少線下活動。

有些是自己主辦，有些是參與，有些是透過視頻觀摩。

有些活動前台看著一片流暢祥和，其實幕後執行狀況百出。

於是在大量觀摩之後，

我也逐漸整理出自己做線下活動的一些心得。

今天就把這些心得整理出來，跟大家一起探討。

線下活動的策劃，跟線上活動的策劃有相似的地方。

大多在策劃階段，都需要考慮6W1H：

why——what——who——where——when——Which——How

翻譯一下就變成：

為啥——要幹啥——誰——在哪——啥時候——啥渠道——怎麼干

嗯，東北話多麼通俗易懂。

為了讓大家跟我一樣更加容易的記住並熟練運用這幾條常用邏輯。

我專門做了一個公眾號的logo，你已經看到了。

沒錯就是下圖這個狐狸的圖標。

6個三角形組成了軀幹等元素代表6個W，眼睛部分代表一個H。

中間軀幹和頭是一個漏斗形，代表兩個點：

第一是時間有限，大家要善於利用；

第二是宣傳有臨界點，穿過臨界點，傳播進入到一個新層面。

希望你喜歡。

言歸正傳，我們繼續來看線下活動的內容。

在我看來，

做個線下活動，我們大體可以分成兩個大部分。

第一部分是活動的策劃部分，

第二部分是活動的執行部分。

考慮到世上活動類型千千萬，今天本文中聊到的線下活動大多是互聯網企業在線下辦的活動。

在做活動策劃案的時候，

我們需要說服自己以下這些內容。

為啥是說服自己呢？

因為我覺得自己寫份方案，說服自己才有可能感染到他人。

首先我們需要想清楚，

我們為什麼要做個活動？

活動的目的是什麼？

希望通過做活動達到什麼樣的目標？

作為一個策劃，這個為什麼至關重要。

很多新手策劃是習慣性的接受上司和老闆的指令，

一拍腦門決定要做個活動。

但是為啥要做個活動，

做這個活動能起到什麼樣的作用，

是否像上司說的一樣能夠起到對應的作用，

其實是需要深究的。

而且當你自己明確了活動目的，

在做後續策劃的時候才更容易激發自己的主觀能動性，

不然很容易做一個活動結果每次都是程式化的一套流程，

最終的效果很難評定是好是壞。

大多數公司考慮做一個活動都會從這樣幾個角度考慮：

• 品牌商企業：擴大新增用戶，促進老用戶活躍，提高品牌知名度。
• 平台上企業：擴大平台品牌在B端C端的知名度及市場佔有，幫助B端與C端做好資源匹配。
• 乙方公司：通過論壇、分享會、交流會、宴會等形式與潛在甲方客戶進一步接觸，並彰顯企業新研究成果、專業度。創造合作機會。

基於這些不同的目的，

各類公司會嘗試用各種活動來達到目的。

我們粗略來看就有以下形式：

• 個人：婚禮、聚會
• 公司對內：年會、團建
• 公司對外：媒體溝通會、沙龍、招商會/訂貨會、新品發布會、峰會、論壇、快閃店、展會參展

當我們大概了解了目的和形式。

接下來需要引入的概念是標準。

每次活動完畢，復盤時我們都應該通過一系列的標準來評價

「一個活動辦得好還是不好。

好是哪裡好，不好是哪裡不好」。

以上這句話是我一位很尊敬的領導非常喜歡說的一句話，實際應用價值很高。

比如大多數的線下活動我們可以從三個方面來評判是否合格。

• 第一個方面是銷售情況，如果一次活動有銷售環節，那麼銷售額規模，銷售量，客單價，利潤等維度就十分必要。
• 第二個方面是傳播維度，根據不同渠道和媒體，計算投入的費用，以及對比該平台平均水平，得到的傳播量。
• 第三個方面是線下活動的體驗感是否足夠好。活動是否有序、流程順利、參會人員評價是否圓滿無卡殼和尷尬點出現。

以上三點內容我們會在後續進行更加深入的探討。

繼續回到活動策劃案的部分。

在做活動策劃的時候，

當我們清楚了目的和形式，

我們接下來需要解決的就是很多細緻的問題：

1. 活動時間和地點；
2. 活動的流程和創意亮點；
3. 根據活動的主題和創意點，做出對應的布置；
4. 如果打算引入贊助商，那麼做好贊助商的回報方案，
5. 比如傳播量、傳播途徑及現場的物料擺放數量、主持人口播次數等等內容；
6. 參與嘉賓和擬邀請的KOL、用戶；

今天的文章暫時不展開活動策劃的詳細內容，

我想著重跟大家分享一下活動執行中需要做的準備。

簡單統計下，在做活動執行時，我們常用到的表，大概有這樣幾張。

1. 活動現場布置物料表；
2. 工作人員聯繫表；
3. 活動當天流程表（前期的時間節點表另外算）；
4. 擬邀請嘉賓表（實際中還需要帶座位表）；
5. 活動傳播節奏表（前期預熱，中期準備，後期傳播）；
6. 活動效果統計表；

以上的幾張表我根據曾經參與過的活動進行了系統的梳理，所以下面這幾張表可以說是一個通用的完整的活動模板。

我們分別來看。

1）活動現場布置物料表；

顧名思義，大部分線下活動最讓人耗心勞力的點之一就是在場地的布置和相關物料的準備了。

許多場地又分成內場和外場，

一次發布會數百人參與，

一丁點布置不到位就可能造成整體流程的延誤。

曾經小牛在2015年6月就在751大罐舉辦過一場發布會。

活動原本計劃在2點半開，結果1點半的時候我們突然發現，嘉賓們的座位表沒準備。

座位上沒有嘉賓名字。

於是2點老闆找人開始畫座位表，到2點半時我們發現，列印出來的座位表在實際中還需要花費1小時的時間才能貼完。

而流程中也並沒有提前安排引領的禮儀如何讓大家對號入座。

於是，負責內場的我臨時決定不貼座位上的名字了。

大家進場後自由組隊入座吧。

於是活動照常進行，沒有再繼續延誤。

事實證明，嘉賓們和媒體朋友們基本都是一打招呼，一大幫就自行就近入座了。

如果真按照我們希望的大家找名字入座，實現起來完全無法保證活動正常開始。

2）第二張表叫做工作人員聯繫表

這裡尤其值得注意是攝影師、攝像師拍攝的內容提前要有所規劃，

根據傳播的媒體和渠道需要進行拍攝前的溝通，以防攝影師自主發揮，有些重要的場景沒有拍到。

同時如果活動現場有直播，那麼最好進行提前的綵排。

來確定現場是否有網路，網路是否達標。

以及導播控制是否熟練，幾個機位之間是否可以通過控制台實現流暢的畫面切換，是否聲音清晰。

做直播是否提前安排了與直播觀眾的互動主持人。

我們曾經在做活動的時候就出現了直播沒有準備主持人，觀眾們看了看沒意思就離開的情況。

也遇見了場地無法提前綵排，導致現場控制台使用障礙，直播無聲音的意外。

做活動最需要注意的就是有兩位到三位小夥伴做到總控。

總控的作用是分別對自己管理的人員進行細緻的人員分工。

而一場活動涉及到的工作人員是非常多的。

所以務必做到每個人員之間都清晰的知道彼此的聯繫方式。

才能在臨場時不產生額外的時間浪費。

3）第三張表叫做活動流程表。

下面舉例的這張圖是活動當天的流程表。

主要用於告知參與活動的人員們清晰的知道活動流程。

除此之外，理論上還應該有一張表是活動前的準備工作表。

今天我們暫且排除，因為活動準備其實是今天其他幾張表中列出的各類內容的總表。

清晰的知道活動流程，對於工作人員來說，有了提前準備各類工作的節奏。

對於參與演講和表演的嘉賓來說，也能夠做到心中有數不發慌，提前準備。

尤其是大型活動，最能夠避免差錯的一定是提前的綵排。

只有經過預演、綵排，我們對於正式進行的活動才能最大化的避免失誤。

比如臨時的道具準備不足，比如演講時發現演講內容需要調整。

比如頒獎環節，我們發現提前沒有想清楚上台領獎的人員與頒獎嘉賓之間的配合導致頒獎人找不到誰領獎。

比如我們在新聞看到過無數次因為安保人員太過盡責，導致明星為了粉絲出頭與安保人員發生爭執。

準備不足的線下活動總是帶來無窮後患。

就像墨菲定律說的，越是擔心的某件事，一定會發生。

4）第四張表叫做擬邀請嘉賓表

對於邀請嘉賓來說，最重要就是讓嘉賓感覺活動很流暢。

甚至在某些活動，不需要讓嘉賓最開始就到場，特殊幾個環節和時間點準備好就成。

不然造成最重要的嘉賓等待的時間最久。那麼體驗一定十分糟糕。

邀請過程中也要對交通方式和停車方案等細節做到細節處妥帖。

為了保證活動時間點不被耽誤，我們最好能夠多要幾個嘉賓的緊急聯繫人聯繫方式，以防萬一。

5）第五張表是個系列表格——活動傳播節奏表。

活動的前中後三個階段我們都需要做好傳播的計劃。

前期

中期

後期

6）第六張表是活動效果統計表

如前文所述，活動效果才是我們最關注的部分。

不同渠道在一個階段內，到底帶來多少閱讀、流量和引導轉化？

按照同樣的維度進行多次的觀察後，

我們就可以通過數據在活動剛開始就對活動效果有跡可循。

最終的目標當然是找到更有效率，最有價值的渠道，並堅持深耕。

照例在結尾有兩個活動：

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