淺談如何通過費用分析完成預算制定精準化 | 知行精選投稿
行政人對費用的管理，大到年度預算，小到小額的日常採購，細無巨細。如果沒有掌握一定的系統思維及預估分析，費用將造成極大的浪費。
今天分享的行政人非常善於總結自己的工作，她與我們分享了她的費用管理分析方法。
一起來看看同行的經驗吧！
ENJOY
費用合理化，一直都是行政工作中的重要功課，合理的預算費用管理可以有效地控制行政成本、有利於高效低耗地開展行政管理工作。
分門別類調控設定預期值，這種數字化的目標是控制行政成本的關鍵。
那我們該怎麼做？
一、了解為什麼要進行費用分析
1、總結與預估
根據分析數據，通過統計往年行政費用總額及分類明細，便於比較實際行政費用增減的趨勢和科目，可以準確的分析出哪些類別的費用屬於浪費或可控制、可核減的，從而進行相應調整；
2、成本控制
尋求行政成本得以降低的措施與途徑是解決行政成本過高或失控的關鍵。通過費用分析，便於在宏觀和微觀兩個層面分析行政管理中成本問題的原因，從而針對問題定製出解決方案。
3、系統管理
參照費用分析、調整後期預算，並全面推行相符合的預算管理，是解決優化和控制各種費用的最優手段。
二、學會自我總結預算定製分類法
費用管理是一個因地制宜的事。
所以，我從一直以來的工作中，總結了一些小方法，在此分享給大家參考。
1、精準計算定製法：
（1）根據前一年的實際費用，進行數據分析計算，完成新一年的預算制定；製作預算時，最好按照季度參考整理計算，這樣更有利於數值的精準度，更好把控調整；可以自行整理成公示。
在這裡，我假設制定2018年3月份電費預算這一事件舉例，
例如：
① 根據往年數據，首先計算出每日人均數值；
2017年Q1電費季度總和/Q1季度人數和/Q1月度平均天數，我們就可以計算出此項費用每天的人均費用值為1.5元；（如下圖所示）
② 計算出18年3月份電費初步預估值為7000元；
方法如下：
參照人均數據，按照18年HC數值，計算出18年3月電費的預算值，則預算制定的公示為：18年HC*人均/天*2018年3月工作天數，即180*1.5*26=7020元；約為7000元；
這就是按照精準計算定製法完成的預算值的初步制定，之後我們還要參照費用分攤表、客觀因素完成預算最終值的設定，具體的詳情看第三個重點；
（2）在制定預算時記得參考一些已經明確的物品及服務費用標準。
比如：一般性藥品的人均費用為0.5-0.8元/月；下午茶的人均費用為15元/人/月；生日會的人均費用為30元/人/月；活動費的人均費用為10元/人/次等等；
（3）此項預算定製方法適用於的行政科目有：電費、固定電話費、語音中繼線（備線）、辦公用品費用（文具類）、飲用水、一般性藥品、下午茶、生日會、活動費等；
2、數值分析定製法
（1）根據17年數據，預估18年費用；一般可以算出月均值，再做20% 左右的提升即可；
如果涉及到單項定額物品及人數的因素，要把這些都考慮進去，同時也要考慮到人員流動，以及HC的變化；
例如：
名片製作費的預算定製
（2）明確行政科目中的特別值及費用標準，如零星採購中的單項費用不可超過100元等；
（3）此項方法適用於的行政科目有：電腦周邊耗材、名片製作費、內部文印,標識，宣傳欄、工卡製作、零星採購費、印表機租賃、行政部市內交通費、快遞費、維修費等；
3、固定調整定製法
（1）簽合同的固定費用按照合同金額支付，但是要考慮到到期合同，記得合同到期參照市場價格做費用提升；
（2）預估新一年需要增加的費用，按照實際情況進行增加，如需在6-9月增加其他能源費（空調、暖氣）等；
（3）此項方法適用於的行政科目有：辦公區房租費用、其他能源費（空調、暖氣）、物業費、寬頻費、寬頻費（備線）、電話中繼線月租、辦公設備（包含電器）、辦公傢具、滅火器購買及年檢、監控管理（攝像頭等）、小物業費用（保安、保潔費）、地毯清洗及消殺、綠植費、搬家費、會議費、誤餐費、差旅費、固定資產等；
三、完成預算最終值的設定
在制定預算時，參考往年分攤表的數值比例，明確費用月度間的差額情況，結合考慮客觀因素，如節假日、季度底、金九銀十、年底衝刺等，做好費用的調整及提升，從而完成預算最終值的設定。
例如：
繼續第二重點中的2018年3月電費預算，
在第二重點中已經計算出18年3月電費初步預估值為7000元，但是要考慮到3月是季度底，業務部門業績量較大，需做提升，一般數額量較大的做15%左右的提升即可，即完成3月預算最終值的設定為8000元；
四、複查差額數據很重要
對比17年與18年的預算值，看存在差額的原因，便於更直觀的發現是否有漏掉費用的內容，從而順利完成預算的制定；
最後，每一個企業的費用編分析，預算編製都有適合自己的一套流程及方法，這次與大家分享的僅供參考，希望我們在知行能有更多專業上的交流。
以上
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