沉澱與賦能：不一樣的行政事業｜知行面對面

作為行政，你對自己的崗位足夠了解嗎？行政在你的腦海里，是否就是千篇一律的日常管理？在職業發展的道路上，我們還有哪些可能性？要如何去沉澱與賦能，做出不一樣的行政事業？

11月11日，知行在上海德必梅園WE舉辦了第三期「知行面對面」活動，來聊一聊這些行政關注的熱門話題。

本期活動主題

【沉澱與賦能：不一樣的行政事業】

知行club非常難得地同時邀請到了來自58集團的行政基建採購部總經理Sophia、星巴克（中國）FM & Admin Director Carol 以及百事公司亞洲辦公室管理及項目副總監 Lily Tang 三位行業資深人士來共同為我們進行解讀。

三位嘉賓因為各不相同的職業經歷與背景，將從不同的思考維度與出發點分別帶來解讀。也許能給在行政工作中尋找方向的你一些答案。

「不一樣」的體系：行政可以做的很多

Sophia從業二十多年，在外企和國內互聯網公司都有很長的經歷。她對行政工作體系早有自己的理解。她用這麼多年來在行政崗位上沉澱下來的經驗，為我們架構起了一套完整的行政體系，並提出了一些相關的經驗及建議。

行政工作體系

1、辦公或商業面積租賃／購買：即使沒有買樓、蓋樓，也可以了解房產方面的知識：城市商業地產規劃、買賣手續、價位、建安成本等等。

2、辦公或商業面積基建／裝修：裝修除了風格以外，更應注意空調、垂直的交通等問題。可以把conference center或者食堂建在了大樓中間層，解決垂直交通的擁堵問題。

3、樓宇設施設備運維維護及不動產保值增值：行政要清楚，哪些工作是可以外包出去給維護維修公司長期來做的；哪些工作是自己本身可以改良的。

4、空間管理：多和業務線溝通，提早了解他們的工作規劃，密切關注兩個值，及早行動。一個叫危險值，空置率低於20%到25%，就考慮擴租，或者在空散的區域、多出來的會議室里，自己加工位。還有一個值是空置值，空置率大於40%到45%，可以談減租，或者把工位拆掉，做一些運動區、茶歇區來改善員工的幸福度。

5、日常行政服務／管理：在一些中等或大型規模的企業，日常行政工作可以分為19塊，這裡給大家一個參考。這些版塊可以根據各個公司的情況進行調整。

6、員工及高管溝通及福利／活動：和高管溝通，讓他知道你工作的邏輯，才會有利工作開展。比如車位分配，這個永遠都是稀缺資源，不管你用什麼方式，總有人說不好。所以要讓老闆知道你採取的做法是不是目前最合適的方式。

7、行政預算費用及自主採買：日常費用的記錄都要保存好，除了和實際費用對比以外，還可以做同比和環比。從這些對比中，可以發現問題並提出解決措施。

行政的自主採買權可以從常用科目下手：比如衛生紙、垃圾袋；也可以從金額下手，比如說不超過50萬，讓行政自己買，超過50萬報集團採購走流程。

8、工商稅務及註冊：做好了這點，將來即使是到了政府關係部門或者總裁辦，也是沒有問題的。相當於為自己拓寬了職業方向。

9、行政團隊建設和人員培養：管理的面積越大，公司的員工越多時，沒有一個非常健康能幹的團隊，是無法完成工作的。所以行政隊伍的建設和人員的培養，也是行政需要完成的事情。

背後的目標

Sophia的分享讓現場的許多行政們都掏出了手機進行拍照記錄。分享最後，Sophia提出了行政工作的四點目標，大多數的行政是在規劃及實施企業發展所需的辦公空間、保障辦公區正常運行不斷優化、提高員工滿意度、幸福度的基礎上，再保證費用的合理化。這四點，是行政專業性的體現。

「不一樣」的玩法：空間管理的專業深度

活動中，來自星巴克的Carol向我們分享了星巴克中國辦公室的空間管理，談談行政工作如何為企業賦能，相信她的分享能為行政們提供一些創意及建議。

明確空間改造的目的

星巴克上海支持中心，總共7層樓，有1萬多平米。在改造前，星巴克中國團隊便為新的辦公區域設立了目標：辦公地點無處不在、促進部門之間的協作、通過空間改變員工的行為習慣和思維模式、藉助空間吸引及留住人才、提升品牌文化。

為了實現這個目標，星巴克中國團隊梳理出了三個關鍵的策略詞：年輕、有趣、匠人精神。希望通過這樣的三種元素來實現目標、呈現品牌文化。

1年輕

打破傳統思維，營造年輕的開放式空間，並通過空間設計改變員工工作習慣和思維方式。

在會議室管理上，通過自動化、智能化來實現資源的合理利用並最終達到高效。星巴克上海支持中心將會議的預定系統連接到了手機app上面，員工可以通過手機進行預訂。並且如果會議開始15分鐘後，還沒有走進會議室，這個會議室就會釋放出來。

方便的會議室預訂系統

除此之外，星巴克中國團隊還做了一個大膽的嘗試：減少每層樓的會議室數量，做敞開設計。這麼做是希望減少大家集中在封閉會議空間里的時間。訂會議室、建會議室、空間不夠用了，拆會議室都需要時間，都佔用了公司的資產成本。並且把零碎的休閑區集中到一處，做敞開的會議室，在這些休閑區里放上可移動的LCD顯示器，這樣做以後，能容納的人數比以往更多。

敞開式會議室

過去一年裡，楊柳非常清晰地看到了星巴克的夥伴們，因為空間的設計，改變了行為模式。原來他們熱衷於訂會議室，現在都不著急了，因為他們知道走到哪個角落裡都能開會。

創新性的新空間能幫助員工工作，高效協作。在公司里，最重要的項目往往是跨部門協作的。為了讓跨部門協作更高效，星巴克中國團隊設計了一個war room，讓項目團隊的核心團員都從部門裡跳出來，到這裡面來開會、進展項目。事實證明，這樣的一個空間設計是非常有效的，能夠改變員工工作習慣，提高效率。

war room

基於星巴克深圳支持中心大部分夥伴都是彈性辦公的性質，星巴克中國團隊在深圳辦公室做了一個百分百share的辦公空間，在這裡沒有傳統的工位，隨時隨地都能辦公。

打破傳統工位設計

2有趣

舒適的空間可以承載有趣的活動。星巴克特別鼓勵團隊之間的溝通協作，所以上海總部在頂樓做了一個星舞台，用這樣一個敞開的空間，來讓員工talk，像小劇院一樣，非常舒適，也很符合星巴克的文化。星巴克團隊甚至還在這裡裝了一套卡拉OK系統，方便部門之間的團建活動。

在一些小心機的設計上也可以有趣。比如在草坪地面上埋一個電源插座，或者是在7層樓，7個電梯口放上7種不一樣的星巴克logo，呈現不同風格的美人魚。

隱藏的電源插座

7種不同風格的手工logo

3匠人精神

星巴克注重匠人精神，在裝修中採用了更多能夠傳遞溫度與關懷的手工藝品，而不是毫無溫度的工業產品。這些東西更好地呈現了星巴克的文化。

前台的老木頭是手工挑出來的……在星巴克，這樣的例子，比比皆是。

前台用的老木頭

董事會辦公室的桌子

利用手繪改造空間，改變員工的行為習慣。星巴克在消防樓梯間手繪了每一年星巴克代表性的門店，既符合消防規定，又能夠展現企業文化，還能鼓勵員工多走樓梯，運動上下班。

通過空間管理給員工帶來有趣又好玩的項目，提高員工的滿意度，其實是通過行政的工作來影響員工，最終影響業務的發展。

「不一樣」的事業：職業發展來源於你的選擇

我們的壓軸嘉賓請到了百事集團的Lily Tang，這位資深的行政大咖以她風趣幽默的語言風格帶給觀眾耳目一新的職場理念，一展其多元化的個性和睿智。

讓我們一起走進Lily的分享：

求職，每個人都在爬自己的那座山

職場之路，就像是爬山，有時腳踩曲徑，有時越溪蹭坡。在沒有到達峰頂前，經常得自己找路，看清方向。Lily講述了她的求職生涯中如何在時隔兩年面試同一家公司卻有著截然不同的結果，以及她為何放棄高薪高職毅然選擇進入麥肯錫公司攻讀她的「行政MBA」。

「每個人剛開始都在山腳下，先爬上了一座小山崗，又在眾山崗里上下調整，有時還需往後緩衝幾步，直到你的條件資質和能量都具備了，前面的路就越走越寬，直至成功登頂。」

Lily跟我們分享的這段獨闢蹊徑的尋職之路，啟發了我們處在各個階段的行政人是否該繼續思考自己的無限可能。

萬金油 還是 萬能工？

Lily認為職場中有兩種行政角色——第一種是在眾人看來，好像什麼都懂的行政人員，其實他們未必樣樣精通，我們且稱為「萬金油」。而「萬能工」呢，不僅十八般武藝樣樣會使，更是門門技術高超精湛。對於行政而言，真正的挑戰就來自於如何將「萬金油」的角色轉化為「萬能工」。

Lily 的經驗是：在實踐中要有意識的去探究每個接手的項目以及工作中的每個細節，培養自己的多項興趣愛好。行政工作涉及的領域非常廣：建築、設計、設施管理、差旅、會展等等。這些內容延展出去就足以豐富你的生活和時間，如果其中一兩項正好你還有些天賦，那就努力做到極致。成功的轉型的秘訣在於如何把「做一行，愛一行」變成「愛一行，做一行」。

Lily分享了她曾經領導過的一個辦公室改建項目，以及她如何大膽創新地將企業文化完美地與空間設計結合。精彩案例無不讓現場來賓腦洞大開，受益匪淺。

一切源於你的選擇

最後，Lily跟我們講了個故事：一個漁夫在河邊釣魚，一個小男孩在邊上看。漁夫技巧純熟，所以沒多久就釣了滿簍魚，見小男孩非常可愛想把整桶魚送給他，小男孩搖搖頭，漁夫驚異地問「為何不要?」, 小男孩說：「魚一會兒就吃完了，我想要你手中的釣竿，這樣我就可以自己釣魚，永遠吃不完了」。 漁夫笑答，我給了你魚竿你不懂釣魚的技巧又有什麼用呢？

在職場中，有很多經驗、資源就像那一桶現成的魚，可以直接拿來享用。魚竿像一個謀生的工具，但是只有這兩樣是不夠的，只有你掌握了技巧和方法，才有可能更快釣到更大、更多的魚。你選擇什麼呢？

It』s always YOUR CHOICE!

這句話始終貫穿在Lily的各種有趣的職場故事中。職業發展的主動權掌握在自己手中。如何選擇？是勇往直前還是迂迴婉轉？是留在舒適區還是進取突破？是要現成的經驗還是工具與方法？每一個選擇都會帶來不同的結果。

最後

沉澱與賦能，是更明確自身的目標與需要，沉澱積累，孕育能量。在此基礎上作出更明智的選擇。

行政有說不完的話題，它自身的專業體系與標準，每個領域的深度與創造力，以及自己在領域內的成長都可以再繼續深入探討。

知行是行政人專屬交流平台，定期邀請大咖做分享交流。

歡迎加入知行，發現更多行政的奧秘，開啟不一樣的行政事業！

感謝德必集團的支持，我們下期活動再會！

以上