【留學】【日本】（四）迅捷出擊——給教授的第一封信（下）
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四、給教授的第一封信該怎麼寫？
終於要到了提筆寫信的時候了。
在動筆之前，我們要確認這樣幾件事情：
1，寫郵件的語言
如果你日語基礎基本等同於0，尤其是打算申請英語項目，是可以用英語與教授溝通的。但是如果你考了2級或者1級，日語是你申請時參與競爭的一個能力，還是建議用日語寫。
用英語寫的話，語氣和習慣和一般的英語申請郵件相同。
2，寫郵件的目的
通常的目的包括：①自己的基本情況 ②表明想申請什麼學位 ③特殊情況或者想諮詢的問題。當決定這些目的之後，我們就可以決定該封郵件的主要內容。比如我的第一封郵件是這樣的：
1、自己的基本情況。城市，學校，專攻，名字。
2、表明想要申請老師的研究生
3、志願動機。為什麼要申請老師的研究生。解釋這一項會讓人覺得你是經過調查，真心想要搞研究的，而不是找了一堆老師的mail隨便發發。但要簡明扼要。
3.5、在一些郵件里，我曾經諮詢過是否可以本科未畢業期間讀研究生或者實習等特殊情況的可能性。（結果是本科未畢業是不能讀研究生的）
4、基本條件。我當時附了自己的簡歷。
那麼下面就到了大家最關心的日語部分。
日語郵件，說它難，是因為和日常口語差別很大，有很多特別的比較正式的表達方式。說它簡單，是因為這些表達方式都是既定的，拿來用即可，一旦掌握就可以對信如流了。
一般來說，日語郵件分為，開頭寒暄、中間乾貨，結尾客套三部分。
1，開頭寒暄
可能一些學過日語的同學會使用日語信件里常用的季節問候，比如」又到了秋涼的日子了，寒風蕭瑟，不知道老師您身體還好嗎？您全家還好嗎？「之類。但可惜的是，在郵件里，尤其是沒什麼私人交情的郵件里，幾乎是不！會！用這樣的語句的！！試試給你現在的教授發這樣風花雪月的郵件，一定會被當成深井冰的。
常用的商務郵件日語的開頭寒暄，無非是表示感謝，表示打擾的歉意，是正文開篇之前的廢話鋪墊。但是什麼場合說什麼話，也是要分情況的。
? 第一次聯繫教授的情況
例文1
xx先生
はじめまして、私は今年6月に中國XXのXX大學XX學部XX専攻を卒業したXXと申します。XX（教授的姓）先生の下で修士課程のご指導を受けたいと考えており、勝手ながらメール送らせていただきました。
這個例文屬於開門見山型。又屬於長話短說型。短短第一段中，包含了問候、自我基本情況介紹以及寫信的目的。雖然寒暄語比較少，但是敬語用的很到位。不失禮貌。
另外注意畢業與否影響到卒業する這個詞的時態。請不要盲目使用本文中的例子。
例文2
xx先生
お忙しい中突然のメールで失禮でいたします。
這是一個典型的首次給對方寫郵件時的開頭。不包含自我介紹，因為自我介紹另起一段開始進行。如下：
私は中國XX大學XX専攻4年生のXXと申します。大學院への進學を考える時期になりましたが、より高水準な教育環境で自分を磨きたく海外留學を決意しました。（後續選擇這個老師研究室的原因）
基本上這兩個開頭夠用了。沒有好壞區別，完全看個人愛好。給比較忙的老師寫郵件的時候，可以優先考慮簡明扼要的第一個。給年高望重的老師寫郵件，可以考慮第二個。
那麼教授回信之後，再次回復時開頭該怎麼寫呢？
?回復對方的情況
例文1
ｘｘｘ（對方的姓+稱呼，一般是先生，此部分下文省略）
こんにちは。xx大學のxx（姓）です。お返事ありがとうございました。
一般用於對方回複比較快（一周之內）而你也回複比較快的情況。因為聯繫比較頻繁，所以不需要太多客套。下文直接說正事。
例文2
こんにちは。ｘｘです。お世話になっております。
這個例文與例文1用法是不同的，要注意區別。
這個開頭一般用於自己停止聯繫對方一段時間後再次開始聯繫（比如說教授讓我們寫研究計劃，過了兩周之後我們寫好了，重新發給教授。這時候理論上來講，是再一次去找教授，而不是回復教授之前的郵件，所以不能用お返事ありがとう）
另外お世話になっております。意思是一直受到你的照顧。用於稍微熟悉了的人。所以對於第一次聯繫的人千萬不要使用。
如果是第一次寫郵件就被要求研究計劃，第二次郵件隔了較長時間，可以說
この前連絡をさせていただきましたXXです。お世話になっております。
另外，自己回復拖了幾天的情況下，最好說，
こんにちは。ｘｘです。返信が遅れてしまって申し訳ございません。
直接另起一行接正文，就不用說其他的客套話了。
另外比如對方回復了非常非常長而且細緻的郵件的時候，也可以說，
大変ご丁寧な文章本當にありがとうございます。
2，中間乾貨
這一段是最靈活多變的。因此只提供幾個最常用情況下的說法：
1，自我介紹
只說申請時需要的信息，不要說興趣之類的廢話。。。一般包括姓名，國籍，現在就讀的學校專業，什麼時候畢業，想申請什麼課程（研究生還是修士），如果有國費獎學金的話一定要說。
這一部分可以只有一句話（見上文例），也可以稍微多說幾句。但不要太長。
例文1
私はXXと申します。現在は中國ｘｘ大學ｘｘ學部ｘｘ専攻で勉強しておりまして、今年（來年）の6月に卒業する予定です。
一般來說這樣的自我介紹下面不用另起一行，可以直接敘述想進入該大學或者老師研究室的想法和原因。
2，目的和志願動機。
可以直接說，也可以啰嗦著說。我的郵件屬於啰嗦著說的。
例文1
夠啰嗦。因為是三年前的Mail所以不夠完美，另外這個版本很久以前在網上發過。想要複製粘貼的同學可要三思~~跟別人撞了mail可就不好辦了。(實際上這個段子里已經有很多句子被用濫了……)中心思想就是要合情合理的說明，為什麼你會對老師的研究室感興趣，以及進了研究室之後想要做什麼方面的題目。這個題目一定要和該老師的研究方向一致或者至少相近。否則就會出現老師要求你報其他研究室的杯具。3.5 其他問題等的詢問在這裡我們主要列舉一些承上啟下的句子：例文1大學院への進學を考える時期になったが、より高水準な教育環境で自分を磨きたく海外留學を決意しました。この前に、xx大學のxx科で勉強している友達と話して、xx科の自由な雰囲気がとってもすばらしいと思いました。國內の進學先よりも一段高い教育レベルが期待でき、かつ同じ東アジアの文化圏內にあって、xx大學のxx學科で研究したいと思うにいたりました。
そしてこの志をなしとげる場として、先生の研究室が最も理想的と思いました。xx大學にいたこの三年間、建築設計、計畫に力を入れまして、特に高密度の、大衆に向かう集合住宅の計畫が興味を持っています。先生もご存知と思うが、現在、中國の住宅業は高速で発展の一方、いろんな問題もあらわれています。自分の力でできるだけ、この諸問題の原因、本質、そして設計的な解決方法を尋ねして、建築家としてみんなにもっといい生活環境を作りたいと思っています。
つきまして、先生の研究生（修士、博士）を申請したいのですが、それに當たってxxxに関する質問があります。ｘｘｘｘｘｘ
例文2
もう一つ伺いたいのですが、ｘｘｘｘｘ
例文3
這兩個都是在說完一件事之後，再提出一個問題的時候用的。如果你有一些和別人比比較特殊的情況，都可以在這裡問。但是要注意，很多學校政策、規定上的事情，教授是並不知道的，這樣的問題建議寫郵件問學校的留學生招生辦公室。而關於研究室內部的問題，或者教授本人有決定權的問題，才找教授問比較好。4. 基本條件這其實是個可選可不選的內容。當時我因為語言考試成績較好，想在第一封信中向教授表現這一點，就特地附上了簡單的簡歷。這一個部分我當時是放在了郵件最後最後的一部分，也就是落款和日期的最後。なお、研究生申請の手続きについては、xxxxx
PS:
履歴：姓名：性別：
生年月日：XXXX年XX月XX日出身地：XX省XX市學歴：2002.9-2005.6 XXXX高校2005.9-現在 XX大學建築學學部専攻言語能力：2009.2 TOEFL IBT XXX2009.3 日本語能力試験(JLPT) X級合格 XXX
當然了，任何你覺得有分量的東西，比如發表過的文章等也可以寫上。
只是什麼英語演講比賽第一名，優秀幹部啥的，就不必了……5. 關於附件如果你已經準備好了研究計劃書和簡歷、cv等東西或者其他教授明確要求的東西，建議不附上，如果教授對你有興趣會來信索要的。關於這個問題說法不一，有些同學認為第一封信就附上研究計劃可以提高成功的可能性，而另一些同學認為還是等教授有了興趣，要求之後再送比較好。並且，來自陌生人的有附件的信容易被當成病毒或者垃圾郵件被不幸過濾。因為研究計劃書不是一個每個教授都能通用的東西。多少還是要迎合我們所申請的研究室的方向，因此準備比較花時間。教授索要後再發可以節省時間精力。因此還是不建議第一封就發附件。可以以上文中的方式把簡要的簡歷寫在文字中。如果和教授聯繫之後，需要送附件，請一定要說明。例文1また、ポートフォリオとCVは添付にて用意しました。ご検討していただければと思います。
例文2
以下再附上一個我寫好研究計劃書之後單獨發給教授的郵件：ご參考までに、xxxxを添付させていただきました。
3、結尾客套第一封郵件，結尾客套可以略尊敬鄭重一些。例文1xx先生：
お世話になっております。xxです。 研究計畫ができましたので、添付にてお送りします。実際の出願のときもこれで提出する予定ですので、ご指導やコメントをいただければ幸いと思います。よろしくお願いいたします。PS：出願書類は大體揃いましたので、來週あたり留學係に郵送する予定です。xxx
另外還有個萬能結尾：例文2お忙しい中誠に申し訳ありませんが、ご返信をいただければ幸いと思います。よろしくお願いいたします。
ご返信をお待ちしております。よろしくお願いいたします。
當然了，這個結尾因為有個」等待您的回信「，所以只用於等待對方回應以及回信的情況。如果只是報告現狀等對方可回可不回的話就不太適合使用。
如果對方在上一封信當中為自己做了任何事情或者提供了任何信息，或者這封信之後對方會為你做任何事情，也可以說例文3最後，題目很多同學會把題目寫得比較長或者口語化，或者加入很多信息，其實完全不必要。ありがとうございます。よろしくお願いいたします。
研究生についての問い合わせ?ｘｘ（自己的全名）
這樣即可。教授看到一眼就會知道是申請研究生（也可以是修士或者博士），而且有自己的名字，日後也好找，好區分。
五、是否該用敬語？敬語很難不會用怎麼辦？
一般來說教授對留學生的日語要求不會太高。基本的です、ます型即可。除非你對敬語知識掌握的非常好，否則不要冒險使用自己不熟悉的敬語。
上面列舉的例文大多數是使用了很高等級的敬語的，加上正文的です、ます型。郵件總體就可以達到一個很禮貌的等級了。
要注意的是，ちょっと、いい這樣的單詞很口語化，盡量不要在郵件中使用。
日語中主語是自己的時候經常省略主語，所以除了第一次郵件的自我介紹之外，盡量不要每一句都加上私は，甚至可以從來不用。經常提到我我我是中國人說日語會犯的一個毛病，聽起來會比較自我中心。
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