GTD 中的「項目」到底是指什麼意思？

01-31

在Getting Things Done一書中，項目的定義是：需要一步以上的行動才能完成的。我自己設置項目就是這樣，我有個項目是PPT學習，子任務是，下載PPT軟體，下載教學視頻，觀看教學視頻，完成教學中的例子。。。但有個踐行GTD幾年的朋友卻說這不是一個項目，而是一個想法和目標。說我的一個行動：製作一份簡歷是一個項目，我就有點迷糊了，或許製作簡歷可以分解成若干行動，是一個項目。但是為什麼PPT學習就不是項目了？它不也能分解成若干行動嘛。求各位解答：項目到底是什麼？

前言

謝謝您的邀請，這是一個好問題，我多說一些，也方便服務他人。

定義

為不了解的朋友閱讀方便起見，先普及一些基礎知識，GTD的『六層次法』模型：

5樓視野：原則
4樓視野：願景
3樓視野：目標
2樓視野：責任範圍
1樓視野：項目
地面：行動

這個模型的作用是幫助我們梳理工作的優先順序與重要性。

幫助我們思考：工作到底為了什麼？以及如何細化開展工作？

『項目』與鄰近的『目標』與『行動』的定義是什麼？

行動：The things we deal with at the physical, visible level of activity, such as e-mails, phone calls, conversations, errands, and meetings.

項目：『Any multistep outcome that can be completed within one year. Any commitment within that time frame needs to be reviewed at least weekly』.

目標：The mid-to longer-term outcomes to accomplish (usually within three to twenty-four months); e.g., 「Finalize acquisition of Acme Consulting,」「Establish profitable online version of our leadership training course,」「Get Maria』s college plans finalized」

以上三個定義摘抄自2015年出版的英文版《Getting Things Done》的術語表。我其實英文不好，但在比較了英文版與簡中版的術語表之後，還是覺得翻譯不到位不如看原文。

關於outcome：

在GTD的方法論中，outcome是一個很重要的詞，用『結果』來翻譯是不夠的。

談這個詞，可以參考德魯克在《卓有成效的管理者》一書中提出的貢獻這一概念，貢獻是管理者的工作成果，而且這種成果的價值一定體現在外部。

從組織管理的角度：有這個人和沒這個人有什麼區別？有這家公司與沒這家公司有什麼區別？

從GTD的角度：個人做了這個項目與沒做這個項目有什麼區別？完成這個項目給我帶來的價值是什麼？

不加刻意練習，通常人們都會有躲在舒適區里逃避這個問題的傾向。這是人之常情，也是為什麼我們要系統化地去學習自我管理方法的原因。

我願意用遊戲中的『通關畫面』來類比理解outcome，當我們看到通關畫面的時候，也就清楚的知道任務已經告一段落。

與遊戲不同的是，知識工作者在真實工作中的『通關畫面』是需要自己定義的。

從另一個角度看，如果沒有定義好"outcome"的話，那我們怎麼去界定這個項目結束了呢？

所以項目一定是可以被終結的？那麼怎樣才算『PPT學習』這件事情結束了呢？是做出一個非常漂亮精美的PPT？還是能夠教別人做PPT？又或者是把某一本PPT的教材看一遍。

如果無法被結束，那也就不能稱之為是一個項目。

2.關於longer-erm outcomes：

目標的定義是：usually within three to twenty-four months內完成的，且有『longer-term outcomes』。

longer-term如何理解？

在您的例子里『PPT學習』這件事情，怎樣才算PPT學好了呢？對怎樣算學好PPT，我想自然是一千個人有一千個答案，因為PPT本身是個很渾的詞，每個人的生活也不一樣。

至於它是不是一個項目？首先這有待您進一步澄清，我在這裡只能做假設。

如果只是熟悉一些PPT的軟體菜單和簡單應用，那麼它就可以是一個晚上就能夠完成的項目。

但如果將PPT學習視為要掌握一種技能，或更新一種視覺表達的思維方式的話，那麼則很有可能花長時間去練習則更適合作為一個長期目標。

『下載PPT軟體，下載教學視頻，觀看教學視頻，完成教學中的例子』。這幾件事情，光從字面上看，它們被歸入行動或項目的可能性更大。

但如果您要看的視頻時長達上千小時，而且要求自己必須寫聽課筆記，筆記還要彙編出版，那麼將它歸為一個中長期的目標而非項目，則更為合適。

關於子項目

在PMP體系里相對強調子項目這個概念，GTD里不是非常強調子項目這件事情。

為什麼會這樣？

在這裡尤其要指出的是GTD里的『項目』這個概念和PMP里的『項目』完全是兩回事。GTD的作用是用於全面管理個人的工作與生活，而PMP的應用場景更多是工程項目管理。

會有什麼不一樣？在GTD里有許多項目其實是自己一個人完成的，而工程項目通常是會有多人參與與大量資源。所以在PMP里會更加強調子項目這件事。

個人的項目是各種各樣而且充滿不確定性的，因為作為個人我們擁有的有價值信息是很有限的。可能許多項目做到一半發現目標不對，馬上要調整。

再拿『學習PPT』這件事情為例，原來以為是要分成『下載PPT軟體，下載教學視頻，觀看教學視頻，完成教學中的例子』幾部分。

或許有可能發現教學視頻可以在線看，就不用下載了；或許視頻看到一半發現老師講得太爛，不看了；又或者教學例子做起來沒意思，直接上手操作一個真實案例。

處於職業轉型期或學習階段的個人，又或是處在重要崗位上的管理者，他/她的目標分解與工作過程過程，一定是充滿不確定性的。

而且對於知識工作者而言，所能HANDLE的不確定性越大，他的工作也就越有價值。如果什麼事情都清楚了，那老闆為什麼要開這麼高的工資給你呢？工作過程完全徹底清晰了，你就離變成流水線上的工人和被機器取代所不遠了。

所以GTD里不會過於強調項目與子項目的關係，反而更加強調：

第一、你要有一張項目清單。

第二、這張『項目清單』要reviewed at least weekly。

清單的好處是簡單，子項目的麻煩之處在於：一旦我們允許自己開設二級子項目，那麼是否可以開設三級子項目？

所謂清單，也就意味著它們是一維排列的，裡頭排列著所有的項目，且他們在邏輯關係上是平級的。

進一步要問的問題是：

是否每一個項目都有清晰的outcome界定？即我們清楚這件事情怎樣算是做完了？

這張清單的內容是否符合『MECE』原則？是否還有疏漏？是否所有關心的項目都在裡頭了？它們之間是否有邏輯上的重疊？是否可能一個行動同時可以被歸入兩個項目？

這張項目清單上應該有你所有的項目，是的『所有』，也就意味著毫無遺漏，毫無遺漏也就意味著你對自己的生活是有全方位的展控感，這種展控感會給你的生活帶來真實不造作的自信。

這種展控感是一種主觀體驗，但它確實是非常真實的。

所以建議是：不要進入子項目劃分的誤區中，而是努力列出有效的項目清單。

結語

答畢，歡迎關注微信公眾號：yejitalk.

謝邀。

一、「學習PPT」是項目嗎？從GTD的角度

如指導員吳剛和葉驥所說，在真正完成「理清」（Clarfy）這個步驟之前，這個還是「材料」（Stuff），而不是項目。

1、按照GTD的流程，需要先明確「這是什麼？」
——譬如：通過學習PPT，可以在公司內做幾次PPT方面的分享，進而讓公司領導知道自己在PPT方案製作方面的專長，進而為自己創造出參與到售前項目的機會，最終實現向售前顧問的轉型。
從題目中看，這個問題目前還沒有清晰的回答。「學習PPT」，學習到什麼程度？「學習PPT」對自己到底有什麼意義？你期待的結果是什麼？

2、然後再回答一個問題，需要採取行動嗎？
在明確了「這是什麼」之後，再重新回答這個問題。
如果，發現學習PPT對自己沒有原來想像中那樣重要的意義，決定放棄任務，那麼就把這個Stuff丟進垃圾箱。
如果，發現學習PPT對自己未來的職業規劃有幫助，但是不需要很快就執行，就放到將來/也許清單，待下次回顧的時候再做評估。

3、下一步行動是什麼？
這個你已經回答了：下載PPT軟體/下載教學視頻，是不是這樣呢？這個需要再做次評估。「下載PPT軟體」、「下載教學視頻」，看到這個任務，就可以立刻執行嗎？
如果在看到「下載PPT軟體」這個任務的時候還要去思考（譬如是用office365、office2016、WPS、還是Prezi）、如果在看到「下載教學視頻」這個任務的時候，還要去思考（譬如去哪裡下、下載哪個教學視頻），那這就不是一個清晰的下一步行動。

4、是否需要多步驟行動？

這個你已經回答了，而且也已經列出了「下載PPT軟體，下載教學視頻，觀看教學視頻，完成教學中的例子」這幾個行動。

如果已經進行到了這裡，那麼「學習PPT」才可以明確地算作是一個項目。

二、「學習PPT」是項目嗎？從PMP的角度

在澄清終點之前，學習PPT也無法被歸類為項目。

按照PMBOK中對項目的三個要素：臨時性、獨特性、漸進明細性來看：

考慮到PPT的軟體使用、PPT的設計美感等等存在無限的學習空間，「學習PPT」完全可以是終身學習，這就沒有了明確的結束，不符合臨時性。
每個人學習PPT，所需要學習的內容和側重點都不同，符合獨特性。
項目計劃開始時候的任務，後續會逐漸細化，這符合漸進明細性。

因此，是否為項目，也還需要做進一步的澄清。
例如：學習PPT到足以進行三次為時1小時的公司內分享為止。這樣才符合臨時性，才可以稱為一個項目。

三、基於GTD的建議

GTD建議在處理項目的時候，採用「自然計劃法」：
1.定義目標和原則；
2.展望結果；
3.頭腦風暴/集思廣益；
4.組織整理；
5.明確下一步的行動方案。

1、定義目標和原則。
（1）為什麼要學習，學習PPT的目的是什麼？「目標讓我們的幹勁和方向感十足」
（例如：要以PPT作為撬開通往售前顧問職業之路的鑰匙——學習PPT→利用公司的定期內部分享制度，在6月份做一次PPT方面的分享，在分享會上獲得公司領導認可→主動請纓，參與到售前項目的方案製作→更多參與售前工作，在更多方面達到售前顧問的要求→成功轉型為售前顧問）
（2）原則是什麼？「原則界定了我們行動的限制因素以及行為的標準」
「我可以完全放手讓別人去處理這件事情，只要他們……」
（例如：以下載課程為例，只要課程價格不超過1000元，只要這個課程能幫助我在40天內學到可以做分享的標準，……）
2、展望結果。獲得成功之後是怎樣一番景象？
（例如：在6月份的PPT分享會上，自己表現出色，公司領導心裡想，「這位同學在PPT方案製作方面很有能力，下次售前做PPT方案的時候可以讓他參與進來」）
3、頭腦風暴/集思廣益。
可以用思維導圖方法將與PPT學習相關的行動，儘可能多、不加批判地、不要怎麼區分先後關係優先順序地列出來。

4、組織整理。

你到底需要多翔實的計劃？需要詳細到什麼程度呢？一個簡單的回答就是，只要能夠讓你的大腦擺脫事務的糾纏就足夠了。——《搞定1》

排出任務之間的前後順序。個人建議，PPT學習並不是一個小項目，至少有幾十個視頻、以及幾十個作業，不妨做一個甘特圖，形如：

這樣在每周檢視的時候，可以回顧進度並比較與計劃的偏差，然後採取相應的措施。
5、明確下一步的行動方案。
每時每刻都要注意，下一步的行動真的是可以不用做重複思考就執行的「下一步行動」嗎？

葉驥已經回答得很完整了。

簡短地說，在GTD里，沒有描述出可衡量終點線的都不能算項目，最多是個『素材』。沒有經過理清的想法和信息都是素材。

理解基本概念是學習任何領域的基本功，也是最核心的。學GTD的話，通過長期實踐澄清這幾個基本概念很重要，『項目』，『下一步行動，素材，情境。

謝邀。

GTD一書中的項目，是區別於行動而言的，因此才說，項目是「需要一步以上的行動才能完成」。

但實際操作中，我們的確會有困擾：

難道一步以上的行動才能完成的事情，全都應該稱作項目嗎？

個人認為：NO。首先取決於你怎麼理解和定義項目及行動；其次怎麼理解項目／行動組／目標／想法……之間的區別與聯繫。

不過，就題主所舉的案例而言，「學習PPT」，它就是一個項目沒錯呀。

你說它是想法，有了行動計划了的想法，難道還僅僅只是一個想法嗎？

你說它是目標，目標的SMART要素它具備嗎？

因此，它就是一個項目，在安排行動計劃之前它的確是一個想法，安排了行動之後它就是一個項目；當然，項目需要一個目標，那也無非是有助於項目的落實完成罷了，而絕不是目標本身。

不過建議題主的任務安排上需要優化，應當適當增大任務表述的顆粒度。比如「下載軟體」、「下載視頻」……如此安排，光收集和組織就花了好多時間。這也是許多朋友反應為什麼用了GTD軟體反而效率降低了的原因，遂責怪於軟體工具，豈不知是因自己不會用而導致的。

原著貌似說：跨度在兩周以上的一系列動作就能當作項目了。至於為什麼選這麼小的跨度，因為比較好監控自己的目標

直接祭出原書的答案（引用自Getting Things Done2015版附錄術語表）

@默默學習的銀狐邀請我回答這麼高大上的問題？？……表示連看都看不懂……

我理解，PPT學習不是一個項目的原因是它不夠"具體"

一個項目需要一個明確的可衡量的標準，比如你認為PPT學習成功的標準是「製作的PPT可以得到10個人以上認可」，那你可以細化一下，比如將自己製作的PPT放在pptstore上能夠有10次以上下載，這就是一個可以細化拆解的項目

在下個人認為，gtd里的項目應該是大目標下的小階梯，也就是說，是具體的某一物質。

題主所說的學習PPT是一項活動，也並不具體，若是在下分的話會寫在將來/也許清單里，而一份報表或是其他的文件製作等，是具體的物質，且能夠分為若干的下一步行動。

總而言之，在下理解的項目就是一種具體到可以看到的某個事物，且此事物可以分為若干個下一步行動。

希望可以幫到你