這麼寫報告，事半功倍！

「來，去把這份報告寫了。」

一聽到寫報告馬上頭昏腦漲，四肢無力，拖延症懶癌齊複發。如果你也有這種感覺，相信我：你並不孤單。

年終歲尾，工作總結、年終報告、新年計劃、案例論文……壓得我喘不過氣。因此，認真研究一番報告的寫作方式。下文我將從以下幾個方面來分享我學到的內容：

一、什麼是報告

生活中從來不缺乏報告，政府工作報告、公司年度總結報告、新年工作計劃、電子郵件、表格文件，從一頁到幾十頁，但什麼是報告呢？

報告是用來傳達信息或建議，就是由一個收集信息和研究過事實資料的人，傳達給因特定目的而要求這份報告的人。

二、報告的基本要素

想寫就一篇高品質的報告，需要注意以下要素：

• 報告的內容應該統一，也就是說一篇報告只有一個主題。
• 報告的內容應該是完整的，不遺漏讀者需要閱讀的內容，也不胡亂添加讀者無需閱讀的冗餘內容。
• 報告中提到的所有信息應該是準確無誤的。
• 擁有嚴謹的邏輯性，事前對收集來的資料進行有邏輯的分類，基於內容寫好大綱。
• 按照報告要求的格式書寫。
• 整體內容邏輯性強，讓讀者隨時可以知道自己在報告的哪裡，為什麼在這裡，前後分別有什麼。
• 語言簡明，通俗易懂。
• 涉及到專業性術語要解釋清楚，總之就是外行拿來無需培訓一看就可以理解。

三、報告的目的

生活中我們做所有事兒都有目的，吃飯為了不餓，買衣服為了美觀舒適，工作為了實現自我價值（我為了賺錢），讀書為了提升自我（我為了賺更多的錢）。寫報告當然也不例外，開始準備前要明確它的目的。

當被告知要寫一份報告時，一定要弄清楚這份報告需要涵蓋哪些內容以及為什麼要涵蓋這些內容；報告的受眾是誰，他想從中了解什麼。

四、報告的基本結構

常規報告是由三部分組成的，他們分別是：前言、主體、結語。

前言

前言部分的功能是讓讀者為報告本身——也就是主題部分——做好準備。一般都會按照一個標準的大綱安排前言的結構，這樣的寫法可以避免陷入語無倫次、比例分配不均、顧左右而言他等不當的情況。

前言部分的重點是說清楚報告的主題、目的、結構、結論，在這個前提下，我們應該注意：

• 盡量簡短但要清晰明確。
• 把讀者的注意力正確導向你真正的主題與目的。
• 與後面的部分相互協調。也就是說不要承諾任何報告中沒有包含的內容，與結語部分也不能有任何不一致的地方。

主題

主題部分是指介於前言與結語之間的內容，要求確保書寫內容的真實性，且合乎邏輯地將讀者引導到結語處使讀者信服你所說的觀點。一定確保邏輯嚴謹，不留撬動縫隙。

結語部分

結語部分是對通篇內容的總結升華，要用儘可能簡短的語句概括報告的結論。做到與前言和主題部分的相互呼應，協調。最好可以引發新的思考，就給讀者你想留下的印象。

五、開始著手寫報告

準備

很多報告或者說文章失敗的原因在於沒有明確的主題，或者說動筆前沒有明確的目的。這是很不可取的。

動筆前問自己幾個問題：

• 報告的目的是什麼？
• 報告給誰讀，讀者想要什麼樣的報告？
• 讀者是不是已經有了明確的答案，如果有那麼她的答案是什麼？
• 讀者想要一份怎樣的報告，希望在報告中看到什麼？
• 他們希望這些信息以怎樣的方式呈現？
• 讀者對報告主題了解多少？
• 為什麼要寫這份報告，你想要傳遞一個怎樣的信息？
• 報告中需要包含哪些信息，需要多詳細？

用主旨句寫下你的目的，在整個撰寫過程把這個主旨句貼在隨時可以看到的地方。保證全篇圍繞這個主旨句，不跑題。

資料搜集

沒有哪篇報告是憑空出現的，即使是著名作家在寫文章前也會有一個資料收集階段。這個階段可以借鑒奧野宣之的「一元筆記法」，將所有內容記在一本筆記中，不要去區分現階段是否有用，記下來就好。

下一步用卡片法或者思維導圖，將搜集到的信息分類整理，找到文章的主題與結構。

資料分類時可以按照如下方式：

• 按時間順序，按照事件發生的時間順序，這個方法很常用，也很容易上手。
• 按空間順序，從北到南，從東到西，從高到底，從內到外，從遠到近，所有我們可以想到的空間順序都可以。
• 按重要程度，有兩種細分：由最重要到最不重要和由最不重要到最重要。
• 複雜性遞增法，先提出簡單問題，再逐漸到複雜信息。
• 熟悉程度遞減法：從已知信息到未知信息的一種方法。
• 因果關係法：先說明原因在說明結果。報告中不太推薦持果索因法。
• 按照主題：有些時候資料之間沒有邏輯關係，這就需要根據主題逐項說明。

六、撰寫初稿

整個寫作過程開始是最難的，尤其是有一點點完美主義的人，不要糾結文章的語句措辭，不要糾結是不是有靈感，開始寫就對了，靈感這東西可遇而不求，也許寫著寫著它就來了，但不行動它永遠不會來。

初稿的撰寫最好是可以一氣呵成，如果做不到至少保證自己每次寫完一部分。

書寫時留足更改空間，最好可以將初稿列印出來，相比於電子版稿件紙質版稿件更方便閱讀方面更改。

寫完初稿留給自己一段空白時間（半天或一天），不去想關於報告的任何事兒。然後拿出稿件通讀，梳理文章脈絡，主題立意，看看有沒有哪裡有歧義或者讓人困惑。如果有目錄對比目錄與文章內容是否協調一致，是否緊扣主題。

自己改好後請一位有足夠資格和能力的人看看整篇文章，並請他給予建設性的批評。

七、定稿

經過上面的步驟，這篇稿件應該沒有什麼其他問題了，這一步首先需要與那位幫你看稿件的高人溝通，按照溝通好的內容更改稿件。

在正文沒有什麼問題的前提下，處理稿件的封面與排版。封面是一份報告的臉，在這個看顏值的年代，重要程度可見一斑。適當的留白會讓稿件賞心悅目，一般我們常用的格式是，內文採用單倍行距，段落間兩倍行距，標題與下面的內文是1.5倍行距。但這個部分要視具體要求而定。

最後列印裝訂，交稿。

PS：以上內容來源於《溝通聖經》

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