什麼是專業的表達

先說一個我在微軟工作時的故事,那時我在Exchange郵件服務部門工作,有一天,我們北京小組收到了一個bug報告,開bug的是一個在西雅圖總舵的Manager,他在bug里只說了一句話:My calendar doesnt work (我的日程表不好使了)

看到這個bug,我們都笑了,這樣一個bug真是一個絕佳的反面教材,雖然它反映了一個問題,但是,卻沒有任何細節,要知道,沒有下面這些細節,沒人能幫上什麼忙。

  1. 日程表有很多功能,不好使到底是哪個功能不好使?什麼癥狀?
  2. 什麼樣的操作能夠引發這個癥狀?
  3. 出現這個癥狀的環境是什麼?什麼樣的機器?什麼樣的日期(版本)?什麼樣的瀏覽器?

單單一句「我的日程表不好使」,就算是神仙也不能幫得上你呀!

換做一般人開這樣的bug,我們直接就把這個bug給關了,不過開這個bug的是一個Manager,直接關有點不給面子,所以只好在bug記錄上附上信息,請他提供更詳細的信息。

要知道,美國和中國有時差,我們工作的時候他們在睡覺,就這麼一來一回,至少就是一天就過去了,你看,因為最初的表達不夠清晰,不夠具體,降低了工作效率。

可是,這個Manager看樣子很忙,居然沒有回復,但是這個bug又停留在這裡不能不處理,所以我們又花了些時間去看看日程表是不是真有什麼明顯問題,沒有發現。

過了一周之後,這個Manager才回復,說他日程表的問題消失了,當然,到最後也沒有提具體是什麼問題,我們也只能呵呵了,耽誤了這麼多人工,最後都不知道真的問題是啥。

這個Manager雖然爬到這個位置,卻不知道什麼是專業的表達。

什麼是專業的表達?

工作中,少不了要交流,這世界上不需要交流的工作也許存在,我相信,正在看這段文字的讀者你,絕對從事的不是那樣工作。

交流,就是某人表達一個意思,然後其他人作出響應,表達自己的看法。

很明顯,交流的效率直接決定了工作的效率,專業人士應該知道在交流過程中保持高效,首先就是要讓自己表達得好。

怎麼算表達得算專業?很簡單,就兩個字:清晰、具體

不清晰不準確的表達的直接後果就是低效,甚至誤解。

病人:醫生醫生,我牙疼啊,好疼!

醫生:我看看,那顆牙疼?

病人:裡面。

醫生:下邊?

病人:不是不是,是上邊?

醫生:左邊還是右邊?

病人:(指)這邊?

醫生:上邊還是下邊?好像都挺正常的,哪一顆?

專業的表達是這樣:

病人:醫生,我左邊上邊犬齒後面第一顆牙疼。

醫生:好的,讓我看看。

上面當然只是舉一個虛構的例子,可能你會說,醫生就應該服務好病人,病人表達不準確也應該逐步引導,嗯,當然你可以這認為,不過我們引申一點,現實工作中,「病人」就是發起一個交流的人,「醫生」就是應答的人,哪一方更應該承擔表達清晰準確的責任呢?

表達就像是傳球

如果把工作比喻成一場足球賽,那麼表達就是傳球。

對於傳球,有可能成功有可能失敗,那麼,把球傳好,是傳球者的責任?還是接球者的責任?

我聽過,馬拉多納是偉大的傳球手,貝克漢姆也是偉大的傳球手,你什麼時候聽說過某某人是「偉大的接球手」?

沒有所謂「偉大的接球手」,是因為如果一個球傳得好,主要責任(當然也是主要的功勞)在傳球那一方。

如果傳球者把球踢歪了,那接球者就接得很不舒服,甚至接不住,那責任當然在傳球那一方,不再接球那一方。

很多職場人不知道這一點,所以你會聽到這樣的抱怨。

「哎呀,那個誰誰誰真是笨,和他說了這個事情他就是不明白!

這種態度是不對的,不專業,交流失敗,不能只把責任推給對方,先想想,自己是不是沒有根據對方的特定情況選擇合適的表達方式。

對方也許不了解語境,我是不是交代了背景?

對方也許缺乏相關技能,我是不是換一種適合對方技能的方式陳述?

對方也許心情不好,我是不是該換個時間再來說這事?

即使對方理解能力真的有欠缺,那也應該把自己的意思用對方理解力能接受的方式表達出來,這不是不可能的事,就看你願不願意下功夫。

iPhone發布之前,負責使用手冊製作的員工說,iPhone的使用手冊已經清晰簡潔得足夠只上過小學的人都能看懂了。喬布斯說,這還不夠,要讓只上過幼稚園的人都能看懂

這就是專業!

職場中有的人還只是學徒的時候,就沒有養成表達清晰具體的習慣,也許有人教育過他們這一點,但是他們沒有聽進去,然後,當他們身居一定位置之後,就像上面故事中說到的那個Manager,到這個時候,真的不會有人去提醒他表達的問題了,所以他們就繼續表達得很爛,這就成為他們發展的瓶頸。

不要成為這樣的人!

記住,球沒傳好,是傳球者的責任。

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