受夠了寫工作日報，我拉黑了所有要求寫日報的公司

01-30

文：珍妮

有很多人對工作日誌這一制度有很大的抗拒感，甚至因為某個單位要求寫工作日誌而離職，認為這是一項陳舊、無用的管理制度，或者認為這是工作單位不尊重、不信任人的表現；

其實在管理層那裡，這何嘗不是一種雞肋，不僅沒有起到正向的作用（為什麼沒有起到，因為這是自上而下的管理制度，而不是自下而上的），還讓員工產生消極怠工的情緒，也佔用一定的工作的時間。

我們假設一個員工每天花費在工作日報上的時間是半小時，管理層閱讀每一份工作日報所需的時間是10分鐘，每周加起來的時間就是200分鐘，每個月800分鐘，一年工作10個月的話就是8000分鐘。另外如果雙方針對工作日報內容想要進一步溝通，就又產生少則10分鐘多則1小時的雙方溝通時間。**馬馬虎虎算上去，這項制度每年至少產生10000分鐘的時間浪費，僱主為這些時間支付了工資，卻得不到良好的效果。

為什麼這麼多公司選擇使用工作日報

企業發展到一定人數，就開始容易出現管理困難渾水摸魚的人，僱主無法知道每個人每天都幹了些什麼，如果做得少的和做得多的人拿同樣的錢，會打擊多勞者的積極性，讓整個企業陷入到低效率之中。這是其一。

其二，一個公司的人越來越多，每個人都有不同的事要做，管理者想要對項目進展整體把握，只能通過員工的工作日誌或者開大小會議。**其實每天的工作日誌也是一種復盤，記錄遇到的問題、可能出現的延期、工作中的心得等等，企業通過這些記錄不斷改進生產流程，能夠提高做事的效率。

而員工產生抵觸心理也很好理解。一種是工作不積極的員工，可能上了一天的班，看起來很忙，而實際上在利用公司提供的昂貴的電腦做私活，寫工作日誌的時候當然沒什麼可寫，自己渾水摸魚的一天也就暴露了；另一種是工作積極性較高的自我管理型員工，一直秉持了為自己工作的理念而兢兢業業，一旦被公司要求寫工作日誌，就會覺的是公司對自己的不信任，喪失積極性。

十幾年前在生產車間流行的品質報表，和現在很多公司通用的每日例會，其實都是工作日報的一種形式，每一種都有它的用途：追蹤問題、改善問題、誰正在做什麼、接下來要做什麼，每天每個人幾分鐘，十個人可能就要用掉一小時，效果卻並不好，因為人是很健忘的。管理者也一直不斷在尋求一種員工和管理層都能接受的模式，或者創新的工作方法來解決這個難題。

工作日報的寫作模式主要有以下幾種：

1、手寫：員工手寫在本上，每天上交和下發，主管通過手動翻閱，最原始的一種方式；

2、郵件：員工在規定的時間寫郵件發到主管郵箱，主管在一小時內甚至受到幾百封郵件，並且與外部郵件混雜，每一條都看完並回復可能需要幾小時的時間，效率低，在企業內部不公開；

3、Excel表格：員工記流水賬一樣把日程列在表格里，並不做未來規劃和經驗記載，主管想要溝通的話需要當面/會議/電話溝通，溝通成本高；

4、Word文檔：員工通過各種方式發送給主管，主管需要在電腦上一個一個點開，然後記錄問題通過其他形式回復，效率低，溝通成本高。

綜合起來，工作日報飽受詬病主要由於其溝通的時間成本太高：寫的人花費時間思考和記錄，讀的人花費時間收集和閱讀，雙方需要花費額外的時間再溝通。

那能不能把工作日報做成企業內部論壇一樣的東西，全公司可查看和溝通，最好還能「一鍵生成」？

溝通.png

在日事清，一篇工作日報是這樣「一鍵生成」的：

【日程來自計劃】主管在計劃看板條列每月工作計劃，分配到時間點和個人；

【日程做完劃掉】員工在當天的計劃自動出現在日程，配合自己的其他工作做一個日程安排，完成每一條就記錄進展，然後劃掉；

【一鍵生成日報】下班前使用「一鍵生成」工作日報功能，做完的事情會出現在KEEP（已完成）里，未完成事項會出現在PLAN（明日計劃）里，在PROBLEM（問題困難）記錄工作進度、問題、困難，在TRY（嘗試方法）里記錄嘗試解決問題的方法，一篇羽翼豐滿的工作日報就完成了。

當我們談工作日誌，我們談什麼？

價值+量化。

首先是量化。不是所有工作都能夠量化的，這涉及到哪些工作適合工作日報的問題。對於大部分非發散性思維的工作來講，量化工作績效，改善工作流程，是公司發展的必須要求。

真正的工作日報一定要記錄有價值的東西，**比如生產線的產能，遭遇的問題，服務業的業績，來客數量，客戶投訴等等。常常在外面跑的業務員、銷售，每天接觸大量外來人員的前台、行政、客服、市場，等等這些工作都非常適合使用工作日報制度。

其次說價值。在公司里，有時候甚至主管比做項目的人本身更加知道項目進展，問起理由來很有可能得到的回答是：忘記了。這時候管理者就會強迫員工用工作日報來記錄項目進展，而主管連看都不會看，目的只是讓員工不要忘記做過的事。規範的價值，有時候只是協作做事不懂方法的人更加能夠有條理的做事。而一項好的規範，應該藉助工具的力量，幫助人們從低效率中解放出來。

工作日報有幾種顯然的好處

1.績效評鑒

一個部門有很多人，一個人每天也有很多事。或許你能記得今天做了什麼，那你記得一個月前做了什麼嗎？如果公司要做月度、季度績效評鑒，你能說出你這期間所做的貢獻嗎？不要忘了，你自己都記不住你做了什麼，公司的領導管著那麼多人，當然記不住你做了什麼。

2.不患寡而患不均

一個部門或團體，最怕的是不公平。可能大家薪資都差不多，但就是有些人做的事很少。一個人每天在無所事事還是兢兢業業，工作日報是最好的證明。比如說研發人員的績效很難量化評估，有時候還會有誰也不服誰的問題。有些人很會說，但是屢屢沒貢獻沒達標，日報和周報月報就提供了很好的額證據，尤其在全公司公開的情況下，再狡辯也沒有用。

3.目標管理

工作日報有助於工作計劃的完成，因為每天都在做daily review，對於目標達成了多少，每天心裡都有個底，而目標達成過程遇到那些困難也能快速反應。在日事清里，用【看板做計劃】-【日程去分解】-【日報來總結】的流程，工作日報不是獨立存在，而是過去-現在-未來這個鏈條中的一環。

4.證據留存

有時候一些流程交接的細節也能在工作日誌裡面找到，如果出了問題只要找到當時確認的雙方就可以了，不會出現互相推卸的情況。主管可以根據此排除障礙和調度資源，避免持續造成不必要的損失。尤其是在全公司公開可線上查閱的情況下，部門之間的推諉現象也能杜絕，及時找出隊伍中的「短板」。

5.合理工時安排

因為一個人可能會需要同時做多個事，例如RD可能要兼顧維護工作，甚至行政事務、數據統計，就需要有妥善且合理的工作安排。在每天寫工作日報的時候，就會不由自主的把第二天需要做的事羅列出來，並且大致劃分重要/緊急的屬性。

真正用過工作日報的人才知道，寫與不寫工作日報，對工作效能有多大的影響。

PS：這是我同事的傑作，應該是分析工作日報制度中最棒的內容！