充電」兩小時,「通話」五分鐘!最清晰的工作彙報結構是這樣寫出來的……

為什麼思考可以「反人類「,表達一定要人性化?

為什麼思考要像一棵樹,表達要像一條線?

5分鐘彙報結構:2個關鍵點,5個步驟,7小塊內容

1、結構意識與表達能力

我始終不明白一件事:我上三年級的兒子看了那麼多書,為什麼還是寫不好作文呢?

一個培訓老師給了我答案——結構能力差。

想一想,還真有道理。我讓他寫「奈良看小鹿」,他寫了半天「地鐵怎麼坐,怎麼去公園,怎麼買鹿餅……」,等到開始寫小鹿了,他一看字數差不多了,一句「小鹿真可愛啊」,硬生生地結束了全文。

當然,我不主張小學生去做這種束縛思維的作文結構訓練,但是到了中學,寫作文就要有結構意識了。

職場上更是如此。如果你明明是一個勤于思考的人,但領導總說你說話缺乏邏輯,寫出來的東西都是「反人類」的表達方式,很可能是缺乏「彙報結構」的訓練。

2、思考的結構與溝通的結構,有什麼不同?

什麼叫「反人類」的表達方式呢?來看一個常見的「反人類」式彙報吧:

「感謝領導能給我這個機會,感謝CCTV,感謝MTV……,我的彙報還不夠全面,還請領導和同事們多提意見……(此處省略三百字)」

這就是表現一:不能快速進入主題,不能激發往下聽的慾望。

「東北的XXX項目,傾注了團隊大量精力,尤其是XXX、XXX和XXX(被領導打斷:『說項目,不要說這些沒用的』)……,但進展不大,主要是因為客戶的想法老是定不下來,他們的所有經費都是一把手『一言堂』,具體執行的人又都是臨時(每一句話的意義都在不停地跳躍)……」

這是表現二:一句話與下一句話之間,關聯性弱。

「這個客戶是XXX部介紹來的,我早說這個項目有問題,現在果然陷進去了(開始進入抱怨模式)……,當然,我不是這個意思啊,大家還是很努力的……」

這是最重要的表現三:過多的邏輯層次,在不斷跑題中兜兜轉轉。

很多人很困惑,我在思考這些問題時,大腦很清晰,可為什麼一表達出來,就會出用這些「反人類「的表達方式呢?

這是因為,思考的結構與溝通的結構有很大的不同。

在思考的結構中,最好的工具是思維導圖。仔細觀察思維導圖的結構,它是「一個出發點,多個方向」的樹狀結構,我們可以多次「返回」出發點,

而溝通是「線性的語言」,永遠只有一個方向——時間的流逝,不能回頭,抓住聽眾的注意力非常難。所以不能直接把腦子裡的」思維導圖「拿出來講。

那應該怎麼辦呢?先來看看下面的這個「很人類」的表達結構:

失了一顆鐵釘,丟了一隻馬蹄鐵;丟了一隻馬蹄鐵,折了一匹戰馬;折了一匹戰馬,損了一位將軍;損了一位將軍,輸了一場戰爭;輸了一場戰爭,亡了一個帝國。

從思考的角度講,單一原因、單一結論是很不科學的;但從表達層面講,方向單一明確的推論,卻是最容易理解的,因為它最符合「線性傳播」的要求。

當然,「樹狀的思維」變成「線性的語言」,一定會丟失大量信息,怎麼才能盡量把「核心的邏輯」保留下來呢?

3、向好萊塢電影劇本學習結構

對於「線性結構」,研究最多、也最有成果的,就是好萊塢的「電影劇本的結構」。

在《肖申克的救贖》中,有兩個情節大家一定記得:

第一個情節是「安迪利用自己的金融知識幫助獄卒逃稅,改善了自己的處境」,這段情節之後,安迪就開始了與獄中老大的「合作迷局」。

第二個情節是「監獄長毀掉了唯一能證明安迪清白的人,讓他走投無路」,這段情節緊接著就是全片的高潮——越獄。

這兩個情節點極其重要,它們收攏了前面的線索,激發出一個更大的衝突,並構成一個完整閉環的象徵:表面上的安全,其實陷進了一個更大的局中(情節點1);而看上去是絕境,其實是激勵你的最後一博(情節點2)。

在上圖編劇們總結的商業電影的基本結構中,情節點1和情節點2是整個結構的支柱。「情節點1」就是主角接到了一個任務、面臨著一個選擇、被命運帶進一個陰謀,等等;「情節點2」就是主角陷入絕境、面臨最大的危機,等等。

這兩個情節點往往是前後呼應的,這樣,整個電影的大邏輯就站得住腳了。每一種類型片都有自己的結構,但這兩個情節點永遠居於核心地位。

同樣,在職場彙報中,我們也要在「思維導圖」中找到這幾個關鍵邏輯點(不一定是兩個),把它串連起來。「思維導圖」中其餘的內容,如果可以證明、補充這幾個關鍵點,就放在合適的位置;如果不能,就暫時放棄。

下面舉一個職場上常見的「項目例行彙報討論」的例子,應該如何圍繞關鍵點,展開結構。

4、5步準備,7塊內容

這是一次拜訪客戶後的彙報、相當於上學時寫的記敘文,不同的是,職場彙報的重點不是「發生了什麼」,而是「為什麼」,以及「我們應該如何做」,所以,它更類似於「夾敘夾議」的結構。

比如我們向上司彙報「東北項目進展」時,這兩個關鍵點的選擇,就側重於對事情的分析:

關鍵點一:項目進展不利,最主要的原因是對方的需求遲遲無法確認。

關鍵點二:希望領導能安排客戶考察XXX項目,把他們的需求引導、激發出來。

明確了這兩個關鍵點,就可以圍繞這兩個點組織材料、編織內容了。

我們準備工作可以分五步展開:

第一步:用一兩句話,總結出議題、結論、觀點等等;

第二步:在草稿上列出這兩個關鍵點,並擺好前後順序,先講什麼,後講什麼;

第三步:對這個兩個關鍵點進行展開,包括:證明、補充、具體化……

第四步:把「結論、關鍵點、關鍵點展示」這幾個元素排好,看看中間需要補充什麼,讓表達更流暢。

第五步:回頭對照你的思維導圖,看看還有什麼重大的遺漏,以及邏輯不通的地方。

提醒一下,準備彙報材料不是從頭「寫」到尾,而是從幾個關鍵點分別往兩頭「寫」,這就是「結構意識」。

充電兩小時,就為」通話五分鐘「。經過這五步準備後,在這個總長度為5分鐘的項目進展彙報中,我們的內容就分成下面七個部分:

  1. 開頭(新聞報道式開頭,發生了什麼):上周的大致行程;

  2. 關鍵點一(結果是什麼):項目進展不利……;

  3. 關鍵點一的展開(證據):兩次會議都沒有結果……客戶沒有定時間……對方的大領導沒有出席會議……;

  4. 兩個關鍵點之間的過渡(小結,引出關鍵點二):所以,我們的核心問題是,解決客戶的疑慮,儘快讓他們確認需求……;

  5. 關鍵點二(行動方案):我有兩個想法,希望大家討論能討論一下,方案一……;方案二:……;

  6. 關鍵點二的展開(補充說明):這兩個方案各有優缺點……;

  7. 回顧總結(重複最核心的內容):雖然由於客戶的原因,項目進展不大,但我們已開始聚集核心問題,這兩個方案……

保留了上面的七個部分的同時,我們刪除了思維導圖上的一些分析,包括兩類:

第一類:與關鍵點關係不大的信息,包括:客戶內部矛盾、團隊的努力、項目的其他問題、部門配合的問題。這一類信息,可以在彙報的討論階段,見縫插針的說明。

第二類:與關鍵點矛盾的信息,包括:項目自身的缺陷(無法解決的問題)、其他可能的行動方案(比如放棄項目),等等。這一類信息,提出的時機還沒有成熟,不如不說。

你看,這一點都不難吧。我在《邏輯性差怎麼辦?4個「蘇格拉底式提問」一定有幫助》中說過,別把邏輯想得太複雜,人們喜歡的邏輯,不是哲學上嚴謹枯燥的形式邏輯,而是「因果關係」——因為大家都需要一個有安全感的世界,你的論述結構越簡單清晰,大家對你的信心越強。

5、產品方案介紹的結構

彙報的另一種常見形式是產品方案介紹,相當於以前的說明文。

它也有一個最簡單的基本結構,就是「總分總」結構:結論→特徵1→舉例1→特徵2→舉例2→重複結論。

其中」特徵「相當於關鍵點,跟前面類似,這裡我就不多說了。

這個世界有無數種好結構,但值得你反覆練習的,一定是最經典、最基本的結構。

6、人生的答題邏輯

我一直在反思一個問題,為什麼很多職場新人羅羅嗦嗦說了一堆話,什麼也說不清楚。後來我發現,這恐怕跟我們應試教育的考試要求有關。

一條論述題,按答題點計分,答多了,不扣分(除非有錯誤),答亂了,最多扣一分。這就導致我們想到什麼,就往上堆,反正不扣分。

但人生的答案不是這樣的,答多了要扣分;答亂了,就是零分,能不能拿高分,就看你能否找到那幾個關鍵點,和它們的內在邏輯。

(本文為「職場邏輯能力提升」系列第三篇)

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