<職場信管人> 四. 構建ERP系統所要考慮因素

前言：企業資源計劃（ERP）目前企業使用十分普及，對於支持企業Business運營已是不可或缺，那麼是不是可以像萬能鑰匙一樣，購買一套ERP系統並且接受教育培訓，就可以算是管理提升，任務完成？並且可以讓企業達到ERP系統運作順暢的目標？

答案當然是「不可能」。

一. 如何搭建ERP系統

企業搭建ERP系統，一般會選擇如下三種方式：

1. ERP系統實施公司，選擇適合行業和公司業務流程的標準化ERP系統。主要考察其行業業務模式的支持度，系統架構合理，成本等因素。

2.客制化的ERP系統，以企業需求導向的ERP系統（已非一般ERP產品所能滿足）而是考慮定製化的ERP系統，並諮詢可提供定製ERP系統之諮詢服務公司，請其提出規劃以評估可能的需求功能、時程、服務與經費，由於定製化困難度高，許多未知因素容易影響系統建置，因此，雖然企業需求明確正是建構ERP系統的關鍵所在，但除非是對其需求有非常清楚的掌控，否則一般企業較少採行此方案；

3.自行開發系統，這是所有企業最不願選擇的道路，畢竟沒有人會為了需要汽車，而去設立汽車廠，除非其規模相當龐大，預算和人力較多，才較有可能。

二. ERP系統必須附合企業流程

所謂系統欲上，流程先行。　　

企業為了支持各部門在執行日常運營業務時的正確性與時效性，都必須制定一套對企業最佳化的業務流程。無論此業務流程是由員工從基層匯總實際業務而成，或是由外部的企業諮詢顧問師調研製定而成，大都不至於太困難。再加上過去十幾年來，企業不斷大力推動ISO制度，更能推動企業建立業務流程與規範。但是這些企業標準業務流程，大部分是以人力業務操作為基礎設計，較少將制度流程與ERP系統緊密結合。如此一來，就很容易讓制度及業務規範流於形式，無法落實產品品質。雖然像ISO這一類國際標準，有半年督導修正制度的規定，但是企業業務的規範都只能觸及業務項目的流程、表單及管制，其精準度較無法完成業務管控的要求，必須運用ERP系統加以協助才能落實。

　　所以，企業搭建的ERP系統若能符合日常業務的流程、資料記錄及管控的需求，無論是業務流程配合ERP系統，或是ERP系統配合業務流程，其中採取那一種方式就不是那麼重要了。所以，我們要關注的議題是：」如何達成ERP系統與企業業務流程的一致性」。

三. ERP系統應強化企業競爭力

　　大部分的ERP諮詢公司（乙方公司）都會以企業管理的一般業務流程模式（包括訂單處理、庫存管理、採購業務、生管計劃、品質控制、生產製造、財務管理、會計帳…等）為基礎，加以考量在地商業特色與習性（如：產品的多變性、快速生產、外包代工、客戶放帳…)，設計出較適合該企業的商業流程。

這些考量中，有許多要素是含有理論基礎的管理方法，也有許多要素是符合行業特質，需要加入的商業流程。也就是說，ERP系統諮詢管理公司為了提高其ERP產品的功能與適用性，增加了許多企業可能會使用到的管理功能；但相對的，可能也增加了對企業無用的業務流程，或是缺少了一些企業認為重要，卻是標準ERP無法提供的功能。

　　任何一家企業之所以能不斷成長持續營運，獲得客戶信賴取得客戶的訂單，主要的因素就是客戶認同該企業某一種或數種價值貢獻。而企業辛苦經營的商業業務中便隱含了這些重要的業務環節，並且成為重要競爭力，若是標準的ERP系統所支援的業務流程無法支撐這些業務環節，那麼標準ERP系統即無法協助企業持續提供這些重要的價值服務。

　　最糟糕的事是，若是企業經營團隊無視ERP系統與關鏈業務流程的落差情形，而強力推動ERP系統的實施，便容易造成基層員工的業務困難，並加重工作負擔，但一般會發現這種現象，大都經過半年到一年後，等企業付出某些代價才警覺到事態的嚴重性。最常看的例子是」同樣的業務量，員工的工作量反而增加了」，因為員工要學習新流程又要執行原有的業務，這樣一次應付兩種流程很容易造成人員流動或是業務速度變得緩慢，使訂單交期受影響，員工工作氣氛不佳且士氣低落，最後往往必須終結推動這ERP系統，造成勞民又傷財的結果。

　　當然有時會發現，有些部門流程適用此ERP系統，甚至運作的很好，這些狀況經常會出現在各企業共通的流程中，例如財務管理，但是絕少出現在重要的企業核心競爭力的業務環節。此時若不去探討改善之道，而滿足於ERP系統僅支援於一般非關鍵性業務流程，則ERP系統的功效就只是屬於較自動化的電子記帳機器罷了。

　　所以，對負責推動ERP系統的專案負責人及工作團隊，必須謹慎先深入了解該企業營運的外部與內部生態環境因素，並且分析企業現在與未來幾年需具備的競爭能力，預先考察需求之具體價值的管理功能，要求ERP系統必須完整整備，才能協助開創更上層樓的成長高峰。

四. 總結

綜上並結合前文的書寫，可以感受到，ERP系統不僅是一個流程性的IT應用系統，更是一個管理的執行方法。它的使命是為業務服務，提升企業的整體效率和競爭力；它的工作方式是依託在一個科學、有效的工作流上，通過流程的梳理和重組來實現它的使命。

換言之，IT技術固然欣欣向榮，紛繁多彩。但如果缺少了理論知識，行業業務的支撐，它便無法實現它的價值，而是僅僅看上去很美。