想做好時間管理，理解這 4 點真的很重要

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本文首發於微信公眾號「崇旭」，微信號 ichongxu。原文鏈接：做好時間管理的 4 個原則

2017 年 1 月 18 號我會在知乎 Live 做一場分享《人人能學會的 App 時間管理術》，這篇文章算是前菜吧，希望對大家有幫助。這部分內容在 Live 里也會講到 : ）

--以下正文--

先說明一下，「時間管理」並不是一個很嚴謹的說法，因為時間不可管理，我們管理的實際是自己…… 不過鑒於「時間管理」這個詞對大多數人來說，更熟悉也更好理解，因此本文統一用「時間管理」。

時間管理是個很大的話題，其中涉及到原則、方法、工具等方方面面，不可能在一篇文章中說盡。這篇文章，我們只聊原則，不涉及具體的方法。這些原則是從我近幾年的時間管理實踐中整理出來的，希望對你有所啟發。

化被動為主動，別被時間追著跑

這是一個原則，也是一個目標，也是一種狀態。

我認為時間管理最好的狀態，就是「一切盡在掌控」。

但如果總是被要做的事情追著跑，是不可能達到這種狀態的。

這兩者的最關鍵區別是，我知道自己要做什麼，我可以選擇當下我應該做什麼。

一旦化被動為主動，你就會逐漸了解什麼叫「一切盡在掌控」。它聽起來很虛，但很重要，也需要實踐過才能體會，因此把它放在第一點說。

區分日程和待辦事項（todo）

這兩個東西大家都很熟悉，但或許很多人並沒有理解其中的區別。這裡給出我的理解——

日程是在既定時間內會發生的事情。

比如周一下午 2 點到 3 點要開周例會，中午 12 點到 2 點有個飯局，或者晚上 8 點到 11 點有周杰倫的演唱會。

日程的特徵是，不管你行不行動，一般過了那個時間這事情就結束了（或者需要跟對方重新安排）。管理日程，我們用的工具一般是「日曆」。

待辦事項是在未來某個時間點之前你需要完成的事情。

比如我在開會前要準備好開會所需的資料。假設會議是 2 點開始，那麼我在早上 9 點準備好也可以，在下午 1 點 55 準備好也可以。

待辦事項的特徵是，在截止時間之前，你可以選擇任意時間來完成這個事項，它不是既定時間內發生的事情。管理待辦事項，我們用的工具一般是「待辦清單」。

明白了這兩者的區別後，想必你也能區分生活中遇到的各屬於哪種類型，在安排的時候，我自己的習慣是「先定日程，再定待辦」。一般我會先看日曆上有什麼事情會佔用我的哪一塊時間，再根據剩下的時間來安排自己的待辦事項和時間。具體做法，以後再聊。

把東西清出你的腦子！

腦力是非常珍貴的資源，它應該用作思考關鍵性的問題，而不是記憶那些可以交給工具的零碎事務。

你或許會說：「可我就是能記住啊，有什麼問題？」

問題的關鍵不在於你是否能記住，而在於——當你選擇了將明天、後天、大後天要做什麼事情放在了腦子裡，它們就會一直徘徊著出現，搶佔你的精力。

因此，你需要選擇唯一的、自己信賴的時間管理系統，把所有要處理的事情放進去，清空自己的腦子。

堅持這個原則，你會發現自己能按照這個系統安排自己的時間，而不是手上在做著某件事情的時候，腦子裡為還沒完成的事情而焦慮。

我自己目前在用的管理系統是 TaskPaper（管理待辦事項）+ Fantastical（管理日程，使用的服務是 Google 日曆）。具體怎麼用，同樣是以後再聊。

思維 ≥ 實踐 > 工具

我經常聽到很多朋友說，下載了很多效率類應用，但並沒有什麼幫助。

事實上，腦子不用力，工具再好也無用。

以怎樣的思維去使用工具非常重要。在時間管理上，我經歷了三個階段：沒頭腦的階段，被工具塑造思維的階段，用思維塑造工具的階段。

我很早就接觸了各種 todo 應用，但從來都是用不到三天就放棄了，原因就是不得其法。這是沒頭腦的階段。

後來一狠心買下 OmniFocus 這個價格昂貴的 GTD 工具。在探索過程中，發現自己需要先知道 GTD 理念才有可能用好這個工具，於是又買了 David Allen 的 Getting Things Done 這本書，還沒看完就打開了時間管理的新世界。毫不誇張地說，沒看這本書，我不知道要在「沒頭腦階段」停留多久！這是被工具塑造思維的階段。

現在，雖然我已經沒有在使用 OmniFocus，但我已經可以將工具用成自己需要的樣子。我用過最簡單的工具是蘋果自帶的備忘錄和 Google Keep，它們甚至沒有待辦事項工具最基本的「提醒」功能，但我也用它們完成一到兩周的時間管理任務。

當然，有一點是顯而易見的：追求高效的必要路徑就是，你必須去做。工具需要花時間去學，你需要費點心思去探索自己適合怎樣的工具或者工作模式，待辦的事情你必須要去辦。不實踐，是怎麼都不可能高效的。

而最忌諱的是，既沒有形成自己的思維，又否認工具的價值，最終一直在沒頭腦的路上越走越遠而不自知。

最後的提醒

第一，我說的可能都是錯的。

我的意思是，即使我現在認為自己是對的，並梳理出了這篇文章，但有可能過一段時間，我又會有全新的認知，完全推翻現在的自己。

人是在自我否定中不斷進步的。

第二，每個人有適合自己的方法。

這一點，似乎怎麼強調都不為過。我在此前就說過，文章是為了我自己而寫，我是一個分享者，不是一個說服者。如果我的經驗對你有啟發，那再好不過；如果沒有，那……也跟我沒什麼關係。

第三，做好時間管理的益處無窮。

好處真的太多了，但都必須踐行過才能體會到。

簡單說一點吧。我以前從來沒有想過，做好個人的時間管理，會對我成為一個「管理者」有如此大的幫助。現在我相信要管好別人，必須先管好自己。

願你每天都在進步。

--正文結束--