你以為這就是番茄工作法?別搞笑了!

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本文是在職前輩和ShareTag關於番茄工作法的分享稿,閱讀本文預計需要15分鐘,文中提到的模板、思維導圖都可以在公眾號聯繫小編索取。

概述

今天我的分享主題是《利用番茄工作法,提高工作效率》,基於這個主題,我將給大家分享這些內容。

  1. 我與番茄工作法

  2. 番茄工作法簡介

  3. 番茄工作法入門

  4. 番茄工作法進階

  5. 番茄工作法的優勢

  6. 再談番茄工作法工具

接下來,我們開始分享第一部分的內容——

1. 我與番茄工作法

(此圖為PomoNote粉絲手繪)

我是一個嚴重拖延者患者,拖延症嚴重到什麼程度呢?剛剛上班的時候,上司安排任務,給一周的時間做一個PPT,我總是等到最後一天的下午才開工,不過還好,雖然拖延,我是屬於效率比較高的類型,所以每次都能成功解圍。

即便如此,對於拖延症,我一直飽受困擾,甚至嚴重影響到我的自信心,雖然,我也曾努力改變,看了不少時間管理的書,但都無濟於事——我甚至總結出一個經驗:

如果不克服拖延症,掌握再多的時間管理技巧也是白搭;而只要克服了拖延症,再加上一點時間管理技巧,必將如虎添翼。

所幸的是,我無意了解到了番茄工作法——這是一種極為簡單的工作法,甚至無需其他工具就能上手,了解其工作方式後,直覺告訴我我的病終於有治了!

在使用一段時間後,效果逐漸顯現出來,而現在,我使用番茄工作法近兩年,雖然未根除拖延症,但只能算一個輕度患者,再加上之前對時間管理的研究造詣,真是如魚得水!

2. 番茄工作法簡介

番茄工作法(Pomodoro Technique),是一種最為簡單易用的工作方法,由義大利人弗朗西斯科·西里洛(Francesco Cirillo)發明,並在數年間在全球普及。

除了番茄工作法,我還了解了不少其他的工作法,包括GTD和柳比歇夫,但綜合實踐下來,我認為番茄工作法是最優秀的,其原因,在於番茄工作法極為簡單,卻有其他工作法完全不能比擬的優勢。

了解一下弗朗西斯科發明番茄工作法的經歷吧:

他曾和我們大多數人一樣,是一個拖延症晚期患者,甚至曾經一度感覺到周圍人看他的眼光都很異樣,因此,他覺得不能這樣繼續了,於是他做了個簡單的實驗:我就不信我不能完成十分鐘的專註!於是他找來一個廚房用的番茄計時器,調到10分鐘,便開始了專註。當然,第一次他失敗了,但他沒有放棄,幾次下來,終於完成了10分鐘的專註。 後來,借力於第一次成功專註所帶來的自信,他逐步優化了番茄工作法,並將他推廣給其他人。

像發明者的經歷一樣,幾乎所有人都有拖延症,只是每個人的輕重程度不一樣,而且,我認為對於大多數人來說,拖延症是不能完全克服的,適當的拖延其實是有利的,如何判斷一個拖延是有害的?在於這個拖延是否讓你煩惱不已。我相信大家肯定都有不少這樣煩惱的經歷。

別擔心,番茄工作法來拯救你了!

3. 番茄工作法入門

3.1 番茄工作法實踐工具

在實踐番茄工作法之前,我先說一下所需要的工具。

相比其他工作法,番茄工作法所需要的工具極為簡單,只需要三件工具即可:

  1. 一支筆

  2. 一份待辦事項清單

  3. 一份番茄記錄表格

3.2 番茄工作法執行過程

接下來說一下番茄工作法的執行過程。

3.2.1 清空大腦

在執行番茄工作法之前,需要大家先完成一件事,在待辦事項清單中記錄下所有盤踞在你腦海中的事,即GTD理念中的「清空大腦」。

然後每一天開始前,你需要挑選今天需要處理的工作,將它們抄到今天的番茄記錄表格中來。

OK,抄寫完畢,那就可以利用番茄工作法來工作吧!

3.2.2 番茄時間

我們從今天的番茄記錄表中選出一件事情,然後開始執行。

在執行前,先將你的計時器——計時器可以是手機鬧鐘,或專門的番茄計時器,設置到25分鐘,然後便開始你專註的工作吧!

25分鐘就是一個番茄時間,在這25分鐘里,你不能被打斷,如果你突然想打個電話、點個外賣等等,都可以記錄到番茄記錄表的「計劃外事項」清單中,記錄完畢,馬上回到專註的工作中來。

當25分鐘結束,鬧鐘響起,一個番茄時間結束,立即停下工作,在番茄記錄表的該事項後面做一個完成標記,並開始5分鐘的休息,在休息期間,不要想與剛才工作相關的任何內容,這樣有利於保持大腦的清醒。

注意:當你在番茄時間中遇到非打斷不可的情況,比如老闆有急事找你的時候,你只得放下你的番茄時間,那麼這個時候,這個番茄時間作廢,哪怕你已經專註了20分鐘,只剩下5分鐘。

5分鐘的休息時間結束,便開始你的下一個番茄時間。

當執行完四個番茄時間時,來一輪大的休息,長度為30分鐘。

3.2.3 番茄工作法注意事項

這就是番茄工作法執行層面的內容,是不是非常簡單?但這裡有些問題需要特別說明:

  1. 一個番茄時間,即25分鐘,不可分割,不存在半個番茄時間的概念,一個番茄時間被打斷,就應作廢。

  2. 當一個任務所花的番茄時間大於5個時,可以將這個任務當成一個項目,在執行前,先分解為多個小任務。

  3. 剛才所說的待辦事項表、番茄時間記錄表等模板,可以聯繫小編獲取。

4. 番茄工作法進階

之所以要把這部分內容單獨提出來分享,是因為80%甚至90%的人對番茄工作法的認識都有一個極大的誤區:

在他們眼裡,番茄工作法很簡單,不就是把時間分割成25+5分鐘嗎?

錯!大錯特錯!

這一類人忽略了番茄工作法的核心價值——對時間的高度把控能力。

舉個例子:假設我長期需要做PPT,通過番茄工作法,我能夠很直觀的統計出做某個類型的PPT大概需要多長時間,精確到需要多少個25分鐘,試想,當老闆問你完成這個任務需要多長時間的時候,你能夠很快回答出150分鐘,心裡是怎樣的自信?這就是我所理解的番茄工作法的核心價值——對時間的把控能力。

因此,剛才我們所分享的番茄工作法入門的內容,即是80%的人對番茄工作法的理解層面,現在,我將對番茄工作法所能帶給我們的改變做三個等級的劃分:

4.1 第一級,執行層面

即剛才所說的用25+5的方式實踐番茄工作法.

4.2 第二級,總結分析層面

在執行完一天的工作後,我們需要用每天固定的一個番茄時間來對今天的任務進行總結,整理出今天我在工作中花了多少個番茄時間、學習和閱讀又花了多少個番茄時間等等。

甚至,我們可以這樣來分析:今天做這個方案一共花了6個番茄時間,下一次再做這樣的方案時,我的效率能不能有所提升,如果我在製作方案前,花一個番茄時間來進行規劃,會不會縮短後面實際製作的時間?

這樣每日的分析結果,都將成為你完成工作和學習的原始數據,長期下來,將使你對時間的所迫能力非常強,完成一個方案、閱讀一本專業書籍、搞定一個報表需要多少個番茄時間,心裡會非常有數,這在工作和學習中是非常有用的,而且非常酷,不是嗎?

但這裡要特別說明一下,總結分析是番茄工作法里很重要的一步,但每次的總結,所花的時間都不能超過一個番茄時間,否則,再好的工作方法都將成為負擔。

4.3 第三級,任務預估層面

當我們開始靈活運營前兩個實踐級別時,你的心理會發生一種奇妙的變化,看到任務表,彷彿就能看到完成這項任務需要花費多少番茄時間,這是一件極好的事情。

因此,在第三個層面,我們需要開始培養自己對完成任務所花費番茄時間的預估能力,這其實並不難,當你執行到第二個層面時,這種感覺會被慢慢培養起來。

這時,我們在開始執行一項任務前,會先在這項任務後面寫一個數字,即完成這項任務預計需要花費多少個番茄時間。

當這項任務完成時,再以實際花費的番茄時間來驗證之前的假設,不準確不要緊,但隨著番茄工作法應用的深入,這種預估會越來越精確。

在對任務進行預估時,需要提示一點,當一項任務過於龐大時,會干擾你的預估結果,這時請遵循一個原則:任務大於5個番茄時間時,將任務分解。

5. 番茄工作法的優勢

如前面說的,在使用番茄工作法之前,我了解並學習和一些其他的工作法,其中就包括和番茄工作法同樣名聲大噪的GTD,這也是一種優秀的工作法,但我認為,GTD並不適用於一般人,如果將番茄工作法與GTD對比,我認為番茄工作法有這兩點最大的優勢:

  1. 易學程度。番茄工作法簡單,易學易用,今天學習,明天就能開始實踐,是最適合時間管理初學者的工作法。而GTD,整套體系及應用較為複雜,僅是原著的一套書就有三本。完整的實踐番茄工作法的三個階段,一個月就能做到,而要完整的實踐GTD流程,並有自己的心得,你需要幾個月甚至一年的時間。

  2. 工具複雜程度。番茄工作法所需的工具極為簡單,一份清單、一支筆、一個計時器即可。而GTD,在了解其原理的基礎上,要找一款適合自己的工具,著實很難,於是,我們看到了一個我自己也經歷過的現象:GTD使用者在很長一段時間裡,忽略了GTD的本質,而陷入尋找工具的泥沼,本末倒置!

即使如此,如果你對番茄工作法已經運用自如,這時我會推薦你再學習一下GTD,因為我認為:

番茄工作法長處在於任務的縱向執行,而GTD則在於多項任務的橫向管理。

GTD將協助你更有序的安排工作和生活,而執行,仍需落實到番茄工作法。

6. 再談番茄工作法工具

之所以把工具單獨羅列出來,是因為我已經收到非常多的反饋,這些人在學習番茄工作法的時候,陷入了與學習其他方法一樣的工具誤區——挖破頭想找到一個最適合自己的軟體,我自己在學習GTD時也是一樣,找了不少於十款軟體,不停的折騰,數據不停的導入導出,真是浪費時間。

我們已經無數次提到,番茄工作法是一種極為簡單的工作法,因此,一旦陷入工具坑,就本末倒置。

關於工具,我強烈推薦紙筆,沒有比這更信手拈來的工具!

給大家分享一下我之前所使用的工具——自己製作的記錄表,大小是A4紙的一半,我使用一張A4紙雙面列印,可以用4天,兩張紙就可以使用一周。

當然,如果你喜歡用電子工具,印象筆記是個很好的選擇,大家可以找我索取印象筆記的番茄工作法記錄模板。

而你需要的手機App工具,僅僅是一個計時器,在這裡給大家推薦兩款計時器:潮汐或Forest。

潮汐是結合白雜訊的計時器,而Forest是讓人要麼有成就感,要麼有罪惡感的計時App,潮汐免費,而Forest需要花12軟妹幣購買。

再說一下我的清單吧,我通常使用滴答清單作為任務清單管理工具,我一般隨身帶著番茄時間記錄表,但不會再帶一份紙質的清單,因為我的清單任務通常非常多。

於是,我執行番茄工作法的流程就是這樣:

  1. 當有一件事情時,我會先記錄在滴答清單,並進行任務分類

  2. 每天結束時,我會看一下滴答清單,並選擇任務安排到第二天執行

  3. 新的一天開始時,我會從滴答清單中挑選任務,依次執行

  4. 執行時,使用潮汐或Forest進行番茄計時

  5. 每天結束時,用一個番茄時間對今天完成的工作進行總結和分析

再次提醒:紙和筆是最好的番茄工作法記錄工具,沒有之一,切勿陷入挑選工具的大坑中!

結語

番茄工作法是最簡單高效的工作法,沒有之一。Pomonote將持續為大家分享關於番茄工作法的經驗,你可以在Pomonote獲得:

  1. 我們製作了番茄工作法的思維導圖,相信對你會有很大的幫助。

  2. 我們每月都會在公眾號發起番茄工作法習慣養成的打卡活動,如果你也喜歡番茄工作法,歡迎來和我們一起學習。

並且,接下來,我們正著手基於我們自己和番茄工作法社群用戶的經驗,撰寫一本適合當今時代的番茄工作法書籍,大家可以在公眾號關注我們的連載。

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