GTD 與 Todolist 的區別是什麼？

01-29

從理念和方法出發

區別在於：

GTD是方法(Methodology)

Todolist是工具(Tools)

同意樓上說的，我建議初學者首先從養成待辦事項清單（TO-DO-LIST）的習慣開始，這是最基礎的也是最有效的一條時間管理原則，TO-DO-LIST聽起來非常簡單，不就是把所有要做的事情都列出來嘛！完成打鉤，未完成打叉。但是你真的知道如何正確的使用它嗎？很多人在列待辦清單時最大的問題就是：它永遠不會成為「完成事項清單」。

剛開始我也很苦惱，為什麼我的清單越列越長，但是辦事的效率感覺並沒有提高多少...後來通過了解一些時間管理的方法和自己的工作實踐，慢慢摸出了一點門道，以下是我覺得我們在列TO-DO-LIST很容易出現的一些問題和我是怎麼解決的，可討論。

1.待辦事項清單？or備忘錄？

我們經常會把待辦事項在一張A4紙上一條一條列出來，這個過程感覺很不錯。清單上有15個待辦事項，你有一整天的時間來完成它。下班前，你只完成了其中的8項，事實上你完成的8項正好是最容易辦到的那8項。而那些真正重要的事項好像永遠地卡在了待辦清單中，一直到deadline的出現。你是這樣的嗎？出現這種情況的原因是，我們把待辦清單當成了備忘錄，僅僅是用來羅列任務，而不是安排管理任務。所以我建議用[緊急重要四象限]給清單上的事項分類。

它看起來非常簡單，大多數人都知道，但實踐起來就不那麼簡單了。

在看每個象限所代表的意義之前，我們不妨先做個自測試驗，

把你明天的待辦事項放到對應的坐標中，填完後往下看，以下是針對每個象限的建議：

【重要且緊急】

這一象限意味著馬上行動，如果你有許多事項處於這一象限中，

那麼你很可能有種窒息的感覺，被壓得喘不過氣來。

該象限的表象是「特別忙」，但本質是缺乏有效的工作計劃導致的，

由於你的拖延，讓「重要但不緊急」不斷向「重要且緊急」靠攏。

【重要不緊急】

如果這個象限是你是你最常用的象限，那麼恭喜你，你已經處在正確的軌道上了，

把重要的事情寫下來，更重要的是把它們規劃好，試想一下：

你總能將重要的事情在變得急迫之前就很好地完成，多麼妙不可言！

柯維建議管理者把80%的精力投入到該象限的工作，不再瞎「忙」。

【緊急不重要】

自己每天都像「救火隊」，疲於處理各種緊急的工作？

不錯，事情是要做的，但真的需要自己來做嗎？

你的助理，你的同事可以做這件事嗎？

也許值得考慮一下：是不是你那種「好好先生」的態度讓很多事項落入這一象限。

不錯，事情是要完成的，但真的需要1小時嗎？

領導、同事、合作商迫切的神情和語氣會讓我們產生「這件事很重要」的錯覺，

實際上可能這只是「一個演員的自我修養」，就算重要也是對別人而言。

我們不過是花很多精力在滿足別人的期望與標準。

【不重要不緊急】

如果這個象限的事項很多，簡而言之就是浪費生命，

等把前三個象限的事項做完，再考慮考慮吧。

2.合理安排每個事項的時間。

為什麼有時待辦清單永遠完不成？很重要的原因是以下2種心理在搗鬼。

【完成強迫症】

心理學家發現人們通常會把重點放在未完成的工作上，若待辦清單中，

你正在做的事項無法順利完成，那麼對後面的工作也將產生很大影響，難以繼續，

你總會不自覺的分神，心理總惦記著未完成的事項。

【完美主義】

「要做就做到最好！」，但是完美和最好的標準又是什麼呢？這個時間的無底洞，

很可能會讓你在不重要的任務、沒有意義的細節上耗費太長時間。

面對這種情況，在列待辦清單的時候，不僅要記錄事項，

還要列出自己具體打算在何時、用多長時間來完成它，無論是15分鐘還是2小時。

比如：將「整理辦公桌面」改寫成「下午5.30-6.00整理辦公桌面」，

估算任務所需時間的能力需要循序漸進，別指望一開始就毫秒不差，堅持一段時間後，

你就能客觀的評價這份清單的可操作性，以及如何高效的完成工作。

3.待辦事項清單？or待辦項目清單?

想像你的待辦清單上有一條：[新產品的策略提案，周五提報]，你會怎麼做？

大多數人的做法是（比如我）：很自然的打開百度，輸入關鍵詞，儘可能多的搜集「相關信息」。

「這是重要不緊急的事情，反正還有時間」，於是順手打開蝦米音樂，順便瀏覽了6條娛樂八卦，

中間還插播了1條視頻短片！「反正還有時間，今天就這樣吧，嗯。」

很快3天過去了，要命的是你依然在搜集信息，而明天就是Deadline...

事實上，搜集信息僅占完成策略提案的10%！

為什麼許多人使用待辦清單時會覺得無效，甚至引發更大的焦慮？

很可能的原因是：你列出的事項根本就不是事項！。

問題出在哪？我們往往只在待辦清單上列出了粗略的項目[新產品的策略提案]，

而不是明確的行動，要完成策略提案，其中會涉及到許多具體的行動：

產品資料梳理、市場競品調查，可參考案例、媒體投放組合、預約會議室....

把需要很長時間才能完成的棘手項目，拆分成明確的可執行的事項，

為每個行動分配「次級Deadline」，這樣行動起來就會容易很多。

比如你正計划去歐洲旅遊，那麼在待辦事項清單中就不要直接寫「歐洲旅行計劃」，

而是寫成「1.上網查詢機票，確認出行時間和機票 2.搜集攻略，確認出行路線 3.確認入住酒店等」

記住！讓明確的執行事項來指導下一步行動，而不是粗略的項目。

待辦清單最大的問題是「我應當」，我應當做個表格，

我應當組織個會議，我應當做個競品調查，先列出來，到時做不做再說...

遲早你整個人也變成了應當，我們真的需要從應當走向必須。

當你把你的思維從「應當做」變成「必須做」時，你就變得目標明確，行動專註了，

決策也更加容易和有效，特別在清單上的事項無法按部就班完成的時候，

這種「意外」時有發生，內心依然明確：這件事我今天必須完成，沒有理由！

所以我每次在列待辦清單的時候，都會參照上述的經驗，看看清單的事項是否是「可行動的」亦或是僅僅是「待辦清單」。

我還是建議別考慮那麼多, 先把todo-list的習慣養成.

等你的item 真的多到沒辦法應付的時候, 再GTD.