如何讓PPT變得既有Power又有Point

常常被夥伴們問及有關PPT製作的問題，難以系統地講授，但卻可以分享心得，整理於此，供交流探討。

1. 發送PPT的時刻是神聖的

新人初入職場，免不了被安排做PPT。姑且不論製作水平的高低、效果的好壞，我發現，很多新人往往將做PPT當作完成任務，而缺乏必要的主動思考。

常見的錯誤有：沒有添加律所logo、沒有寫明必要的信息、頁面過渡缺乏邏輯、動畫和切換效果沒有調整等。所以我常跟新人說，每次給上級發送PPT之前都應當想一想——我是否有把握讓這份PPT直接面向客戶？如果主講人是我，這份PPT是否可以拿來就用？

建議大家在主動思考時至少想到如下幾點：

• 為什麼要做這份PPT？（是給客戶看的方案還是要用於演講的課件？）
• 這份PPT要實現的效果、目標是什麼？（讓客戶了解我們的優勢？幫助客戶知曉市場的變化？還是為了活躍講課氣氛？……）
• 我要以怎樣的邏輯、框架來實現這份PPT的目標？
• 哪些信息是PPT上面一定要有的？（建議區分重要級，並和邏輯、構思相對應）
• …

（京東IPO路演PPT節選）

2. 讓「對齊」變成強迫症

大家有沒有這樣的習慣：打開PPT，先把標尺和參考線打開？如果此前並非這樣做的，我個人建議該習慣可以養成。而且參考線可以根據實際需要進行添加，並設定距離。

此外，較新的PPT版本都會在有多個圖形、多個文本框的情況下出現紅色虛線協助對齊，但有時參照物較多、對齊未必完全準確，建議大家藉助菜單欄中的對齊功能。

都說細節是魔鬼，而「對齊」可能是其中最兇殘的那個。在我見過的PPT中，十之八九在對齊方面會有疏失。對齊若是做得好，可以使PPT看起來清晰、專業；對齊若是做不好，會讓人覺得你不夠細緻、嚴謹。所以，「對齊」最好能變成強迫症，如果嚴重到連1mm的偏差也逃不過你的法眼，那就意味著你已經練就了PPT高手的基本功。

3. 「配色」決定了PPT的格調

顏色本身沒有優劣之分，但不同的配色的確會帶來不同的體驗；有些讓人心驚肉跳、有些讓人賞心悅目。

每個人喜歡的顏色不同，但在PPT的配色上，還是要盡量商務、協調、合理，而非僅憑個人喜好。在我看來，配色決定了一份PPT的格調，也能體現作者對於讀者是否真誠；若是用心，可以借鑒客戶企業的VI元素，讓客戶有一種享受了定製化服務的感覺。

（阿里巴巴的路演PPT與企業的橙色元素）

推薦幾個常用的配色網站：

Adobe Color CC

ColorHunt.com is for sale (Color Hunt)

一般情況下，顏色不宜過多，飽和度不宜過高。此外，大家也不要片面認為，唯有彩色才能彰顯PPT的生命力；高手的作品中，即便是黑與白，也能有很強的表現力。

4. 字，既簡單又複雜

相信大家看過不少這樣的字體對比圖，也基本知曉PPT字體、字型大小的基本規則：

• 中文字體一般用黑體、微軟雅黑，英文字體一般用Arial或Calibri；
• 若是提供服務方案或說明某些具體的問題，內容字型大小不超過12的情況下，宋體、華文中宋、Times New Roman亦可考慮；
• 通常在一個頁面上，字體最多不超過三個。
• 做到這些，就能讓文字的部分獲得及格分。
• 那複雜在哪裡呢？其實，「字」在PPT中也可以有很深的造詣：
• 根據客戶的類型、行業、特色等，可以引入特殊字體；
• 每頁PPT的標題都為本頁中字型大小最大的，標題內容怎麼寫，需要動腦子；
• 文字有時候也能像圖片一樣，不僅傳遞其作為「字」的信息，也能傳達其作為「圖」的含義；
• 文字內容很多且無法刪減時，如何巧妙處理是頗有挑戰的問題……

高手過招時，決定勝負的通常就是對「字」的處理。

5. 讓數據會說話

PPT中有不少功能可以協助大家做好圖表、實現可視化，讓那些冗長的文字變成清晰、直觀的圖片。

而在使用過程中，我也看到了不少常見誤區，例如：一有數字就插入圖表，完全不顧數據的類型、意義；以為將文字放進表格就是可視化，沒有去思考，這樣的操作是否方便了閱讀；加入大量的icon、形狀或單純套用模板上的元素，覺得PPT看起來不枯燥、不完全是文字了，就等同於做到可視化了……

其實，檢驗可視化到位與否的標準應該是——數據或文字有沒有「好好說話」：

• 是否變得更加一目了然？
• 是否易於理解了？
• 是否可以直觀地體現重點？
• 是否產生了對比的效果？
• ……

我們一同來欣賞一下BCG是如何處理數據和圖表的：

6. 能夠拯救排版的不是「模板」是「思路」

選對了顏色、文字、圖片……然後要把他們組合起來，這就是排版。

排版很關鍵，而且容易搞砸；排版沒有排好，前面的工作就都功虧一簣了，所以很多人會選擇用模板協助。

不可否認的是，模板會讓我們在設計PPT方面省下不少時間，且能確保基本的好看。但好看的PPT未必就是優秀的，因為PPT的靈魂終究是邏輯，即便做得再好看，但不體現內容、缺乏邏輯，那就本末倒置了。

有時候，排版並不用很花哨，適當的減法會有更好的展現。要讓思路去引導排版，讓美觀服務內容。

（Bain & Company 作品）

7. 在乎的事情值得精雕細琢

常被問及做一個PPT需要多少時間，我一般說：「真是看情況的。有時候，一個小時；有時候，兩三天也沒完全做得符合自己心意。」

我在乎的PPT，即便受時間限制，已經提交了，但事後也會不斷琢磨；每隔一段時間再回看一下過去的成果，都會有新的修改想法。做好PPT是沒有止境的探索，每一個字、每一張圖、每一頁的布局都可以反覆雕琢；如何投入取決於個人的判斷。

8. 溝通也是做好PPT的重要步驟

很多人做PPT的水平不錯，但卻不太得到讚賞，究其原因通常是：PPT的使用者覺得製作者的成果用起來並不得心應手……可見，做PPT、尤其是在工作中做PPT並非孤芳自賞，要讓PPT真正發揮作用，也需要積極的溝通。

如果是做給客戶看的PPT，那麼要了解客戶的習慣、需求；如果是做給演講者用來演示的PPT，則要跟演講者確認很多細節，比如聽眾是誰、演講環境、演講思路等……某頁PPT如何製作不是孰是孰非的問題，溝通是為了共贏，而這往往是許多人在做PPT時會忽略的。

9. PPT可以成為生活的一部分

並非指有事沒事做PPT，儘管這也不失為一種娛樂方式；我更想表達的是，PPT的思維、習慣是會影響生活的。

比如，在配色、配圖方面的提升會影響我們的審美，也會讓我們更善於發現美；在字體、字型大小方面的較真，會讓我們更容易體會設計師的用意，產生更深層次的理解；排版過程中總結出的經驗、感悟會讓我們更擅長歸納、整理……也有可能是，我們往往情不自禁地去看一些精美、精細的作品，同時收穫了知識，拓寬了視野……所以，為了做PPT而做PPT的，或許就應了那句「吭哧吭哧做PPT的你，跟當年的紡織廠工人沒有本質區別」；而換一種心態做PPT，這也許就是你自我展現、脫穎而出的最佳舞台。

如果我們的青春里註定有PPT，那就讓PPT在我們手上綻放不一樣的光芒；即便未來不再有PPT，至少我們有一顆永遠追求美好的心……