【職場趣學】Word常見十大痛點解決方法都在這裡了

關於Word，你有多痛？

Word對我們的工作生活有多重要？

你卸載一下就知道了！

Word裡面最痛的是什麼？

你電腦突然斷一次電就知道了！

畢竟，毛主席說過，

沒有實踐就沒有發言權！

你知道爛網速下電影，進度條好不容易爬到百分之九十九，結果下載失敗是什麼感覺嗎？

你知道趕上了最後一班公交，到了目的地卻發現辦事的重要文件沒有帶是什麼感覺嗎？

你知道餓得半死，菜都做好了，準備大吃一頓，發現電飯鍋沒有插電是什麼感覺嗎？

海寶知道！

因為海寶的電腦斷過電！

因為海寶曾經不止一次地關了Word沒保存！

因為海寶的電腦老是莫名其妙的自動重啟！

所以，海寶也知道，

Word裡面最痛的是什麼！！！

保存那些事兒

1.1 保存的快捷鍵是Ctrl+S，時不時的按一下，對你的心臟絕對有好處！

1.2 設置文檔自動保存時間

第一步：【文件】→【選項】

第二步：【保存】→自動保存時間設置為1分鐘→【確定】

這樣設置了以後，你的Word文檔每隔一分鐘就可以自動保持一次啦~~這樣，即使你的Word非正常關閉了，頂多也就損失1分鐘之內的內容~~

「老師老師，那我要到哪裡去找Word自動保存的內容啊？」

1.3 Word文檔自動保存位置

【文件】→【選項】→【保存】→【自動恢復文件位置】→【遊覽】就OK啦~~

當然咯，你也可以在這裡手動設置自動保存位置，把文檔自動保存到你熟悉的文件夾就可以了~~

PS:如果你忘記了你的文檔放在哪個位置，也不要著急。

隨便打來一份文檔，點擊【文件】→【打開】，你就可以看到你最近打開的所有文檔了，然後點擊你所要的文檔名就可以了~~

其實，13版以後版本的Word，在打開菜單欄的下方有一個【恢復未保存的文檔】命令按鈕，點擊一下這裡，也可以找到你未保存的文檔哦！

關於保存，只要知道了這些，對你的身心健康長命百歲絕對大有裨益~~

更改內容時，後面的字老是被「吃」掉！

很多人都會遇到這樣的問題：編輯文檔的時候，要在文檔前面插入內容。「驚喜」地發現，游標後面不想變的內容會莫名其妙地消失掉！簡直堪比卡岡圖雅黑洞！

怎麼辦！？么辦？辦……

（慌到有迴音……）

其實這個時候，你只要花3分鐘就能夠完美地搞定它！

1秒鐘在鍵盤上方找到【Insert】鍵，輕輕地敲擊一下~~

2分59秒優雅地泡一杯咖啡，繼續加班！

完美~~（捂臉）

當然啦，你還可以在狀態欄來進行可視化控制，完全清楚自己現在是處於什麼樣的編輯狀態~~

狀態欄顯示【插入】，說明你現在的編輯狀態就是可以正常輸入文字。

狀態欄顯示【改寫】，說明你現在的編輯狀態就是後面的文字被「吃掉」。

「老師老師，為什麼我的工具欄沒有顯示這一項呢？」

那當然是因為，你寄幾個兒沒有設置啦~~

把游標置於底端的狀態欄，右鍵，在「插入改寫」項打勾就可以啦~~

設置了以後，你就可以點擊狀態欄下面的命令選項隨意切換編輯狀態了~~

惱人的頁眉橫線與多重頁碼的設置

很多學校都會要求：封面、誠信聲明書不需要編頁碼；中英文摘要、目錄的頁碼用羅馬數字（I、II…）單獨編排；正文的頁碼用形如第M頁，其中M為阿拉伯數字編碼。

嗚嗚嗚，是不是看著都心累呢~（抱抱）其實頁眉頁腳最重要的就是插入分節符，然後再取消「鏈接到前一條頁眉」，具體怎麼做呢，3步搞定它！

第一步：插入頁面布局裡面的分節符

因為要求是封面、誠信聲明書不要頁碼，中英文摘要、目錄用羅馬數字頁碼，正文用阿拉伯數字頁碼。所以，我們需要把文檔分成三節。

而如何給文檔分節呢？

只要在每一個要分節部分的第一個字的前面插入分節符即可。

例如：我們給第一部分和第二部分分節，就把游標置於摘要前面，點擊「布局」→「頁面設置」→「分隔符」→「分節符」→「下一頁」即可。

怎麼確定你已經插入成功了呢？

點擊「開始」→「段落」→「顯示/隱藏編輯標誌」。那麼，你所有隱藏的編輯符號就全都出來了~~

給需要的地方插入分節符以後，就可以按要求分別給各小節插入頁碼啦~~

第二步：插入目錄頁等的羅馬數字頁碼

A：取消「鏈接到前一條頁眉」

首先，雙擊需要插入頁碼的位置，文檔會打開設計的「頁眉和頁腳工具」的隱藏窗口。

將游標置於此小節的第一張文檔的頁眉位置，會看見文檔右側有「與上一節相同」字樣。點擊頂部導航窗口的「鏈接到前一條頁眉」按鈕即可。

然後游標再置於頁腳處頁碼的位置，重複以上步驟。

B：插入頁碼

將游標置於頁碼處，點擊「頁碼」→「頁面底端」→「普通數字2」

C：設置頁碼格式

選中頁碼，點擊「頁碼」下面的「設置頁碼格式」，就會出現「頁碼格式」設置窗口

編號格式選擇羅馬數字，起始頁碼設置為「1」，點擊確定就可以啦~~

第三步：插入正文頁等的形如「第M頁」（M為阿拉伯數字編碼）頁碼

首先，重複第二步驟的A，B步驟。

然後，設置頁碼格式。編號格式選擇阿拉伯數字「1,2,3」即可。其他一樣。

此時，頁碼是醬嬸兒的~~

然後直接在阿拉伯數字的前面和後面打上「第」「頁」字樣，整個小節的頁碼樣式就可以全部運用啦~~

頁眉橫線：

我們經常會遇到這樣的情況：點擊了一次插入頁眉頁腳以後，頁眉會自動有一條橫線，怎麼也去不掉。其實，只要一招就可以搞定啦~~

首先使文檔置於頁眉頁腳的狀態，在「開始」菜單的「樣式」窗格里，點擊「正文」就可以啦~~

頁眉頁碼設的好，排版無憂身體好！

插入複選框 & 在複選框內打勾

這個問題不用說，絕對得在Word最頭痛問題的前十名！

我們在製作表格或是填寫表格的時候經常會遇到這個問題：怎麼在表格裡面插入小方框？怎麼在小方框裡面打勾？看著好簡單，就是不會做怎麼辦~~

第一步：【插入】→【符號】→【其他符號】。

第二步：在打開的【符號】對話框內，【字體】選擇【wingdings】，右側滑塊滑到最頂端，底部最後一個就是複選框。點擊，插入，即可。

【字體】依然是【wingdings】，右側滑塊滑到最底端，底部倒數第二個就是打勾的複選框。點擊，插入，即可。

封面信息下劃線老是對不齊

首先，你要清楚，為什麼你的下劃線老是對不齊~~（被折磨了這麼久，我們總得知道背後的大魔王是誰吧~~）

首先顯示編輯標記，【開始】→【段落】→【顯示編輯標記】。

然後你會發現，你封面信息裡面會有很多灰色的小圓點標記，每一個下劃線尾巴都有一個段落標記，並且，依然對不齊……

為什麼會醬呢？

這些灰色的小圓點都是空格標記。

它表示著製作信息欄時加下劃線的操作方法非常不 規 范！說明你的下劃線是通過直接在冒號後面敲空格，然後選中空格直接添加下劃線的方法製作的。

這樣做的後遺症就是：我們輸入的內容有數字，有漢字，這些字的大小不一，這樣下劃線的尾巴就很難對得齊。

怎麼解決呢？

一表搞定它！

第一步：插入一個2 X 8的表格（因為剛才的案例展示就是8行2列的~~）

第二步：把內容輸進去以後，點擊【布局】→【自動調整】→【根據內容自動調整表格】

此時表格會根據你輸入內容的多少而自動調整表格大小~~

第三步：在【布局】裡面可以統一微調錶格的行高和列寬；Word默認的文字位置是【靠上兩端對齊】，建議大家調整為【靠下兩端對齊】。

PS：如果你設置行高或者是文字位置的時候，表格沒有反應的話，全選表格，在段落對話框里把【如果定義了文檔網格，則對齊到網格】的複選框的勾去掉。

第四步：全選表格，然後【設計】→【邊框】→【無框線】

第五步：點擊【設計】→【邊框刷】

這個時候原本已經沒有框線的表格會出現虛線框選，而滑鼠會變成一個鋼筆形狀。把鋼筆置於需要加橫線的文字下方虛線框線處，輕輕地點擊一下，就會出現一條黑色的實線。

依次單擊8下就大功告成啦~~

此後，無論你想在橫線上面輸入任何內容，已經沒有什麼可以阻擋你尾部對齊的腳步了~~

取消多情的自動編號

Word是一款很智能的軟體，但有的時候，它的智能又讓它顯得太自作多情。例如：Word自動編號這個功能。明明標題以後就該寫正文了，回車以後產生的還是編號……

1、臨時取消自動編號

方法一：產生自動編號後，再按一次<Enter>鍵，文本會自動頂端對齊~~

方法二：產生自動編號後，再按一次<Back>鍵，文本就會變成首行縮進2個字元的樣嬸兒~~

我知道，臨時的可能滿足不了你，想要永遠拿下它，如下：

2、永久取消自動編號

如果你想永久取消這項功能，可以進行高級選項的設置。

第一步：【文件】→【選項】→【Word選項】

第二步：【Word選項】→【校對】→【自動更正選項】

第三步：在出現的【自動更正】對話框中，選擇【鍵入時自動套用格式】，然後取消勾選【自動編號列表】的複選框，點擊【確定】就OK啦~~

四不四hin pang 呢~~

（求表揚臉）

我要親親抱抱舉高高~~

（順便再賣個萌）

當然，如果你的Word版本比較高，文檔自動產生編號的同時，旁邊都會有一個按鈕，你可以直接點擊按鈕的下拉菜單對自動編號進行設置~~

讓圖片和表格自動加標題

文檔我都排完版了，中間還要加圖片！

（一級震驚）

圖片編號還要再重新手打一遍！！

（二級震驚）

還有第二次第三次！！！

（三級震驚）

天啊，饒了我吧~~~

（已震驚卒）

所以，只要給圖片或表格設置一下題注就完美解決這個死循環一樣的返工啦~~

第一步：選中需要引用題注的對象，在引用工具欄里選擇「插入題注」

第二步：在出現的題注設置欄中，首先選擇「標籤」，也就是你要插入題注的對象是表格，是圖片，還是圖表。然後「題注」的名稱會跟著自動變化。

第三步：點擊編號，會出現一個小的「題注編號」欄，把「包含章節號」的複選框勾起來，再點擊「確定」就大功告成啦~~

名字是可以自己任意編輯的哦~~

題注的問題完美解決！

與題注總是會如影隨形的交叉引用，在這裡就買一送一，介紹一下啦~~

第一步：游標置於需要交叉引用的地方

第二步：「引用」→「題注」→「交叉引用」

第三步：「引用類型」選擇你插入題注對象的性質，「引用內容」一般都是選擇「僅標籤和編號」，點擊「插入」就可以啦~~

題注的交叉引用可以讓你無論在文章的哪個位置，只要插入的交叉引用，按住Ctrl鍵，點擊「圖表1-1」字樣，都能讓你瞬間找到你的圖表位置。

文檔快速轉化成表格

這個問題真的好多人問，難（JIAN）如（DAN）登（DAO）山（KU）~~

具體怎麼做呢？直接上重點~~

第一步：全選文本，點擊【插入】→【表格】→【文本轉換成表格】

第二步：觀察【表格尺寸】，行列數是否正確。文字分隔位置點擊【逗號】，【確定】。

噹噹噹噹，大功告成啦！

「老師老師，為什麼我的表格尺寸顯示的是1列8行啊~~」

「老師老師，為什麼我點擊完逗號以後，表格沒變化呀~~」

辣是因為，你的逗號是中文逗號，但是Word只能識別英文逗號撒~~

怎麼一鍵替換呢？

【開始】→【替換】→【查找內容】輸入中文狀態下的「逗號」→【替換為】輸入英文狀態下的「逗號」→【全部替換】→【全部完成】

複製的文檔好多空行，空格，空白區域

我的大腦也好空啊！！！

海寶我呢，之所以用這個痛點來壓軸，是有一定的道理的~~

想當年，我年輕的時候，那個時候還沒有學Word。作業呢，又是基本靠百度。更要命的是，我看上的文檔還都是要金幣的！

而我，沒金幣！所以，只能強制複製了。

可是，可是，可是……

複製過來的東西就是這個樣子的：

想殺了百度！（由於此處太過血腥，bibi和諧）

怎麼辦呢？一個一個刪？我想自殺啊！！！直到後來，我學了Word，知道了查找替換替換這個功能，一步搞定它!

【Ctrl+H】，替換的快捷鍵。

【查找內容】：^w。

【替換為】：留空（什麼也不用填）。

【全部替換】

如果你不知道「^w」是什麼意思，沒關係。

點擊【更多】→【特殊格式】→【空白區域】就是啦~~

噹噹噹噹~~

What！還沒好！！

檢查一下~~哦~~原來只是全部的空白區域刪掉了，還有很多的手動換行符呀！

PS：很多人都搞不清楚這個像↓的符號是什麼東西，其實它就是一個手動換行符，又叫軟回車。它的作用是換行顯示，並不是真正意義上的重起一段。

再來一遍：

【Ctrl+H】，替換的快捷鍵。

【查找內容】：^l。

【替換為】：留空（什麼也不用填）。

【全部替換】

噹噹噹噹，大功告成！

我們跟原文檔對比一下發現，在「長久生存」這裡是需要分段的。

所以，我們需要執行第三次操作。

【Ctrl+F】，查找的快捷鍵。

【查找內容】：長久生存

【查找下一處】

此時文檔會快速定位到「長久生存」的位置，並會加底紋重點標示。然後把游標定位到「長久生存」的後面，按一下【Enter】，就可以啦~~

查找和替換是門大學問，特別是通配符的使用，不是我這三言兩語就能講完的。以後會出一篇專門的教程教大家怎麼熟練運用。

查找替換的精髓，關鍵在於：要認識你想要刪掉或是替換掉的內容是什麼意思，並能制定一套可行的操作方案。

Word常見的十大痛點問題就分析到這裡啦。

如果你還有什麼關於Word不懂的內容

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來自「90後養殖場」團隊的告白

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