這套法則,是所有時間管理技巧的精華

如何才能最高效地利用時間?

關於這個話題,網上會有無數的課程,無數的公眾號文章,試圖傳授給你種種技巧(我自己也寫過不少)。實際上,光是把這些技巧全部列出來,可能都要花上不少時間。

但是,你是否會覺得:學了這麼多技巧,還是不知道應該怎麼做?

這是很自然的。很多時候,選擇太多,還不如沒有選擇。尤其是像我這樣的選擇困難症患者,有一套一以貫之的心法,就已經足夠了。

所以,今天打算一勞永逸,將無數的時間管理技巧,總結成了這套「12345法則」。分享給你。

這套法則,其實沒有什麼新奇的地方,大多數都是非常經典的技巧。但是,它們既容易上手,又切實有效。任何一個人,經過一段時間的練習,都可以掌握,並應用到自己的生活和工作中。

下面詳解。

1:一件事情

簡而言之:任何時候,在一段時間內,只做一件事情。

這是這套法則的核心。

我在之前的多篇文章里,都提到過這一點的重要性。

很多人在工作中,習慣讓思維不斷地進行跳躍。寫一會報告,刷一下網頁,查一下資料,收一下郵件,做一下數據,回應一下客戶,再回去貼圖表…… 諸如此類。

更常見的,是一邊開著微信客戶端聊天,一邊工作。我想,絕大所數人,都有這個習慣。

這樣的後果是什麼呢?你永遠都沒有辦法,獲得真正的「專註」。

而專註,是這個時代最可貴的一種特質。

我們這個時代,有太多的信息和誘惑,每個人都非常焦慮。焦慮什麼呢?焦慮於一種對信息的「不安定感」。

我們時刻都在接收著大量的信息,但越是這樣,我們越是擔心:

  • 我是否錯過了什麼信息?

  • 有哪些信息需要我去處理?

  • 如果我沒有處理,會不會產生什麼後果?

其實,我們每天接收到的信息,99%,都是無關緊要的。

最重要的是什麼?就是你手上正在做的事情。

專註把每一件事情做好,才是最重要的品質。

因為,定義一個人社會價值的,永遠是他的產出。把一件事情做到100分,勝過把一堆事情做到80分。在商業社會上,「完美」跟「合格」之間的差異,很多時候是數以百倍計的。

但是,投入在一件事情上面久了,很容易產生兩種心理:一是對於結果和預期的不確定,二是長時間缺乏反饋的空虛感。

這兩種心理,會迫使我們,去尋求更短期、能夠獲得即時反饋的行為,使大腦獲得新鮮刺激。

如果你受制於這種心態,你就很難真正把任何事情,做到100%的極致。

而這,也正是「優秀人才」和「普通員工」之間的差異所在。

2:2個步驟

當你有一個新任務需要去做時,不要著急下手,按照這兩個步驟去做:

1)思考:它能夠在一兩分鐘內快速完成?

2)行動:如果可以,立刻著手完成它;如果不行,把它記下來,安排時間去做。

舉一個最常見的場景:

你專心工作了半小時,終於告一段落。停下來,打算休息5分鐘,再著手去做下一項任務。這時,你打開微信,發現同事問了你一個問題,希望你給他傳一份資料,你應該怎麼做?

最好的方式,是先思考:幫他找這份資料,需要花費多長時間?

如果僅僅是舉手之勞,一兩分鐘就能搞定,就馬上找給他;

如果比較麻煩,需要整合,需要從多個位置尋找,那麼,回復他:我現在比較忙,一會有空了再弄。然後,把這件事情記在清單上,等有空的時候再去做。

這個原則的目的是什麼呢?避免我們的計劃受到干擾。

很多人會有一種感受:明明制定好了每天的計劃,但是一天下來,總覺得自己什麼都沒幹,待辦清單上面滿滿的都是「未完成」。

為什麼?很簡單。因為我們一整天的時間,都在處理「應急的事情」和「別人的事情」。

我們制定的計劃,不可避免的,總會受到干擾。如何最大化地保證計劃的效果,降低干擾?

這就需要插入這兩個步驟:對所有干擾進行快速預判:是立刻執行,還是寫到計劃裡面,等待下一步去執行?

然後,再按照預判結果去行動。

具體的標準以多久為宜呢?建議是以2分鐘,作為「立刻去做」和「規划去做」的一個界線。

它能夠實現這麼一個平衡:既可以把細小的瑣事儘快搞定,避免別人等太久;又可以避免計劃中斷,一直忙於應對外界的影響。

其實,延伸來講,任何事情,都需要兩個步驟:「思考」和「行動」。

如果對於一項任務,我們判定它超過2分鐘,需要另外安排時間執行 —— 那麼,我們可以再次對它進行分析:這個任務,是可以立即執行,還是需要先進行思考和規劃,然後再執行?

如果是後者,我們就可以在清單上,為它留出思考的時間,和執行的時間。

然後,再在合適的時間,按照我們的安排,去完成這項任務。

3:三個清單

在第二點中,我們記下來的任務,如何呈現在清單上,如何給它們安排合理的時間段?

這裡,可以參考我在《高效管理時間的秘訣,就在於這三個清單》里提到的「AFD清單工作法」。

簡而言之,所有的任務,都可以分成三大類:

1)可以明確執行的(Action);

2)需要進行思考的(Focused)

3)簡單,瑣碎,不重要的(Dessert)。

第一類,盡量留出一整段時間專註去做,屏蔽一切干擾。每段時間以25分鐘到40分鐘為宜。如果你狀態非常好,注意力極其集中,也可以適當延長。

第二類,在你完成一個任務,覺得疲勞,需要放鬆和休息的時候去做。這樣,可以激活大腦不同的區域,讓負責執行的部分得到休息,同時維持大腦的活躍和動力。

另外,也可以放在碎片時間去做。例如,我常常會把「撰寫文章」分解成多個部分。像「思考結構」「尋找選題」「尋找切入點」等等任務,就會放在平時的碎片時間裡(比如乘車,步行,吃飯),利用這部分閑暇去做。一來節省時間,二來也可以把這部分時間利用起來,不至於浪費。

第三類,在自己狀態低落,情緒消沉的時候去做。

一方面,可以見縫插針完成這些事項,另一方面,也可以通過不斷積累「成就感」,讓自己迅速擺脫低落的狀態,快速進入狀態。

這裡也提一個很常見的問題。

有讀者問:看過很多講時間管理的文章,有些會說,優先做最困難的事,這樣後面會更順手;有些會說,優先從簡單的做起,逐步積累成就感,讓自己狀態得到提升。究竟應該先做什麼?

這其實需要看你的狀態。

如果你狀態高漲,精力充沛,那最好按照「Action」裡面的清單,按照優先順序,先全力以赴解決最困難的事情。這樣,就算後面什麼都沒做,你這一天也不至於浪費。

如果你狀態不佳,那就從簡單的做起,先把「Dessert」裡面的事項搞定。以期快速恢復狀態,去做「Action」裡面的任務。

利用好這套「AFD清單」,可以讓每一天的時間,得到更加合理的利用。

4:四個象限

寫在「Action」和「Focused」裡面的事項,應該按照什麼順序去做呢?

這裡需要用到一個非常經典的技巧:四象限法。

簡單介紹一下:四象限法,就是把所有需要做的事情,按照「重要性」和「緊急性」兩個維度進行分類。

於是,我們就會得到四個象限:

重要且緊急;重要不緊急;不重要但緊急;不重要且不緊急。

接著,再根據這四個象限的內容,安排不同的應對策略:

1)重要且緊急的事優先去做。

它們應該被寫在「Action」中,有明確的執行步驟和標準,可以立刻行動,不需要經過思考。

2)重要不緊急的事,每天安排固定時間去做。

它們有兩類。一類是每天堅持的習慣,比如背單詞,健身,讀書等。這一類應該寫入「Action」,並有明確的執行步驟和方式。

第二類,是需要思考的問題,以及沒有明確分解的任務。這一類,應該處於「Focused」之中,通過安排碎片時間思考,對它們進行剖析,分解,從而,從「Focused」中轉移到「Action」,並設定好具體的執行步驟和時間。

3)不重要但緊急的事,盡量安排別人去做。

這一類事情,包括回應,對接,等等。如果可以,盡量讓更適合的人去做(也就是對他來說是「重要」事情的人)。如果不得不自己去做,盡量簡明扼要,以結果為先,快速落地,不要在上面花費太多時間。

4)不重要且不緊急的事,不要去做。

這種事情,除了浪費我們的時間,沒有任何價值。除非是需要娛樂消遣,否則不要去碰。

5:5分鐘

當你即將動手去做一件事情時,告訴自己:

什麼都不要想,先做5分鐘再說。

理想情況下,當你去執行「Action」裡面的任務時,你應該事先已經對它做好了規劃:該做什麼,怎麼做,按什麼步驟做,需要什麼資源……一清二楚。不需要任何思考,就可以立刻動手。

但實踐中,很多時候,未必能做到這樣。你可能會耽于思考,會畏手畏腳,會沉吟不定。

—— 這其實是最浪費效率的做法。

很多時候,明明確定好的任務,也許就在你反覆思考的過程中,不知不覺被拖過了時間。

你會驟然發現:怎麼這就下午了?我還什麼都沒做呢!

這也是許多拖延症患者的癥結。總是對一件事情抱著種種疑慮和擔憂:我要是做不好怎麼辦?會不會產生什麼問題?是不是還會有更好的方法?諸如此類。

但其實,我在前面已經提過:大多數的任務,都需要經過兩步:思考和執行。執行的時候,不要再花時間去思考 —— 這是「思考」這一步裡面,應該完成的事情。

還是以撰寫文章為例子,講一下。

假設我把「撰寫文章」分成兩部分。思考部分,Deadline為4號晚上24點。執行部分,Deadline為5號晚上24點。

那麼,當時間走到4號晚上24點的時候,即使我覺得還有幾個地方不夠完善,也得在這裡停下來。因為,我留給自己思考的時間已經到極限了。如果再花時間去思考細節,就會導致後面的「執行」被拖延 —— 我就沒法在5號晚上24點前完成這篇文章了。

同樣,當我結束思考之後,下一步,就是把之前思考的內容,組織成文 —— 這是「執行」的環節。在這個環節,即使自己不夠滿意,也不要再花時間去反覆思考,這樣只會導致計劃被打亂。

所以,避免這種情況,最好的方式,就是始終保持這種習慣:

當需要「執行」的時候,不要遲疑,先立刻開工,先做5分鐘再說。

人是一種很奇怪的生物,當你開工之前,你會猶豫、躊躇很久;但當你開工之後,你就很難停下來了。因為「契可尼效應」的存在,如果你停下來,你的心裡會始終挂念著這件事情,從而降低你在其它事情上的投入狀況。

所以,這也是消滅拖延症的最好方法:不管三七二十一,先行動了再說。

用行動倒逼思考,把一切拖延,扼殺在搖籃里。


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