Word 操作攻略（其一）

Word 排版，其實是一件很愜意的事情。不管上級提出了如何刁鑽的要求，我們都應當能夠輕鬆地應對（除非上級是個 MDZZ）。如果你不這麼認為，那麼或許你還沒有找到要領。本文尤其適合以下人群細心研讀。如果你遇到以下情況，處理方式和旁邊的表述相似，那麼是時候提高一下自己操作 Word 這款軟體的能力了，「必能裨補闕漏，有所廣益」。

• 給一段文字加一個標題？（另起一行寫標題，然後修改字體、字型大小、樣式等
• 跳過當前頁剩下的空行，在新的一頁繼續寫作？（連續敲擊 Enter 鍵，直到切換至下一頁為止
• 給標題添加序號？（手動輸入 1.，2.，2.1，2.1.1……
• 根據文章中的標題文字製作目錄？（手動製作
• 長篇的文章怎樣才能快速找到某一章節？（搜索功能
• 怎樣導出 PDF 文件同時帶有導航欄？（不知道
• 怎樣製作樣式不同或位置不同的頁碼？（手動輸入？
• 一篇文檔中存在雙語混輸，如何批量修改全文的某一種語言的字體？（不知道
• ……

關於這個系列（如果真的還會有後文的話），我想說的有很多，可是卻完全不知道從何說起。

日常生活中，時常能夠看到身邊的人還在使用笨拙的方法來排版自己的文檔。這讓我感覺到無比痛心。現在早已不是剛進入 21 世紀，而大多數人卻完全沒有意識到軟體是為人服務的，而不是只提供有限的功能來讓用戶捉襟見肘、手忙腳亂的。

有些看似複雜的工作，真正會用軟體的人，10 分鐘就能夠完成任務，可是新手們（或許你已經打了好多年的字，但是如果你不會靈活運用 Word，那麼你仍然只能是一個新手）卻完全不得要領，只能採用笨拙的方法來嘗試達到效果，或者應該換一個詞——妥協。而且新手們往往很快就會發現，或許一次妥協確實達到了效果，但是緊接著就會出現新的問題，導致之前的工作功虧一簣，比如標題位置的變化，比如頁碼需要更新，比如需要在中間插入其他的章節，導致後續標題序號變化，比如希望統一改變全文的字體……

如果你覺得前文出現多次某個辭彙冒犯到了自己，那麼請閱讀本文，然後挑出所有你認為不對的地方，並反擊回來。如果你說的很有道理，那麼我會立刻虛心改正。事實上，這種事情是完全可能發生的，因為筆者也只是一個在使用 Word 過程中加入了一些自己的思考的普通用戶，隨時都可能會有真正的高手，面對同樣的問題，擁有比我好得多的方法。我期待著類似的打臉，這對於大家來說，都將是一次有意義的學習。

進入正題：樣式

「樣式」便是今天的重中之重。這個功能究竟有什麼用呢？請先把它當作一個簡易的「格式刷」吧。在寫文章的時候，如果想把一行字設置為大標題，那麼就選中這一行字（其實只將游標移動到這一行就夠了），然後在樣式欄中選擇「標題 1」即可。這是一個很簡單的操作，相信每一個人都能熟練掌握。

假設說我們現在要做的事情是把滕王閣序（滕王閣序）_百度百科裡面的內容摘抄到 Word 文檔中。那麼，藉助樣式欄，我們就可以很快謄寫好全文的內容，如下（局部截圖）：

上文總共出現了五種樣式，分別是：

1. 標題
2. 標題 1
3. 標題 2
4. 標題 3
5. 正文

好了，今天的內容講完了。

當然不可能就這麼講完了。你可能會想：好吧，我承認，這是一個便捷的格式刷。但是這樣做究竟有什麼樣的必要呢？這個樣式可能根本不符合我的需求啊。比如：

1. 我想讓標題的字體更大一些，而且換成楷體；
2. 把標題 1 2 3 的字體顏色設定成深藍色；
3. 在標題 1 2 3 前面添加諸如「1」，「1.1」，「1.1.1」的序號；
4. 在標題 1 下方添加下劃線；
5. 讓每個標題 1 都從新的一頁頂端開始；
6. ……

有沒有辦法呢？當然有啦。還是在樣式欄，選擇想要編輯的樣式，然後單擊右鍵，選擇修改：

剛剛說什麼來著？哦對了，讓標題字更大一些，然後換成楷體？那就在彈出的窗口設置唄。

修改前：

P.S. 注意紅框所在行最右側的下拉選單，可以針對文章中的中文以及西文分別設置對應的字體。

修改後：

效果：

變成了

可是，這有什麼用呢？只有區區標題四個字，我何必費心打開這麼一個窗口進行一番操作呢？很明顯，下面這個界面我更熟悉啊！

那麼問題來了：如果文章中有不止一處使用了這種樣式，就比如文章中有好幾個標題 1，或者文章中有很多分散的正文，而此時你的任務是批量修改它們的字體，該怎麼做呢？這時，一處一處地修改，即便是使用格式刷，也註定是笨拙的方式。正確的方式自然是在樣式欄進行設置。

我們現在的任務，是給標題 1 ①改成深藍色，②添加下劃線，③然後從新的一頁開始。

改成深藍色：

添加下劃線：

右下角：

那麼，為什麼不是用這個呢？

自己試試就知道啦。

段前換頁：

P.S. 你可能會發現中文版的樣式里，標題左側有一個小黑點。其實這個小黑點在列印（包括導出 PDF）的時候是不會顯示的。但是如果你看著覺得不爽，可以在這裡取消勾選與下段同頁以及段中不分頁，然後小黑點就顯示了（筆者並不是很懂，但是勾選與否似乎並沒有什麼其他的影響。歡迎指出您的不同意見）。

效果：

好了，我們來看看效果吧。

怎麼樣，還滿意吧？

下次，如果想讓一個標題出現在新的一頁，請千萬不要再這樣做啦（回車鍵已壞）：

最起碼也要這樣做：

或這樣（兩種方法是完全等效的）：

（這個分隔符也是有很大的學問的。以後如果有機會，我們再進行深入討論）

藉助同樣的操作方法，我們也可以輕易地修改標題 2 3 的樣式，在此不做贅述。

下一項任務是，給標題 1 2 3 添加序號。

在開始的多級列表中選擇定義新的多級列表：

點擊左下角的更多：

然後在右側選擇將級別鏈接到樣式：

另外，

這裡面還有更多的內容供你探索。

同理，我們設置級別 2 3，之後我們會得到這樣的概覽：

（這裡，我取消了所有序號的縮進）

最終效果：

好吧，我終於開始承認，這個功能確實比我手動一個一個修改要方便多了。那請問這樣做除了能夠批量修改全文的格式，還有別的什麼好處，從而讓我更加有動力去學習這個技巧嗎？有的！

導航窗格：

除了可以點擊來進行導航，你甚至可以在這裡直接用滑鼠拖動標題，修改其在文章中的位置。標題下方的正文也會跟著移動的！

添加智能目錄：

這個目錄導出 PDF 之後當然依舊是有效的，但需要注意，在導出的選項中要進行相關設置。

在 PDF 中（Adobe Arcobat Reader DC）：

還有更多功能等待你的探索！

快速從 Word 文檔建立 PPT 文檔

今天的這一期，我們就先說這麼多吧。如果你之前不知道這些技巧的話，那麼下次打開 Word 第一件該做的事情是什麼，你明白了嗎？

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