從多任務到專註思考:讓生活化繁為簡

前些日子跟朋友吃飯,他剛升任總監,手下帶著一大幫人。席上,他向我倒苦水:他其實並不太認同CEO定的某些政策,但沒有辦法,只能安排下去,內心也有些迷惘。

我說:為什麼不想出更好的方案,去向他提議呢?

他說:哪有時間啊,太忙了,每天要處理的事情太多了,根本沒有多餘的精力去想。

太忙了。

這是今年以來,不知道第幾次從熟悉的人嘴裡,說出的話了。

我在兩個行業做過,分別是數字營銷和互聯網。做的事情差別很大,卻都有一個共性:快。

在這兩個行業裡面,時間是要用分鐘來度量的。我還記得實習的時候,出去見個客戶,打車回到辦公室,向上級彙報時,他不滿地說:不是說5點就能回來嗎?怎麼晚了10分鐘?

後來,經歷過種種項目、跳槽、轉行,從曾經凌晨兩點被電話叫醒,到後來自己凌晨兩點發郵件給下屬,位置變了,但工作的狀態依然如故。

我招過許多人,這裡面,有不少人很優秀,但干不滿試用期就走了。離開的時候,他們總會說:

我很喜歡這家公司,但是實在受不了這麼快的節奏。我感覺自己就像一個機器,轉個不停,一點休息的時間都沒有。

非但他們有這種感覺,我自己也是。跟同事聊天的時候,總會恍然覺得,自己好像已經來這裡好久了,但回過頭來一看,才幾個月嘛。

做完一個項目,會全組歡騰,跑出去吃飯、唱K、玩桌游。然後會有同事感慨:終於結束了,總覺得我們都忙了好幾年了。

實際上做了多久呢?只不過2個月而已。

這其實就是許多人所處的一種狀態:你永遠沒有機會專註在一件事情上。

你必須同時hold住一大堆任務,每個任務都需要你去跟進、彙報、檢查。你可能同時要跟四五個人對接,甚至,你必須把他們的信息記在筆記里,否則很容易就忘了誰是誰,說過什麼話,需要跟進什麼。

你的大腦永遠沒有一刻是放空的。即使晚上睡在床上,也會不由自主地想起工作。

之前跟朋友聊天,他讓我推薦一款任務管理軟體,我推薦了滴答清單(不是廣告,熟悉我的人都知道,我用滴答很多年了)。

他說,我就在用滴答清單,但是感覺不太夠用。

說著,他發給了我任務清單的截圖,我一看:光是「今天」一欄,就有超過20項任務,至少有五六個小項目。

我問:這麼多任務,處理得過來嗎?光是整理和記錄都要花不少時間吧。

他說,是啊,但是有什麼辦法,今天不搞定,明天只會更多。到時就永遠都搞不定了。

這是這個時代里,一種無可奈何卻又不自覺的姿態。

這種多任務帶來的後果是什麼呢?是對深度思考能力的摧毀。

當我們忙於多任務工作的時候,其實,在不知不覺之間,我們已經淪為了工作(或者說任務)的奴隸。

簡而言之:多任務工作,會分散我們對每項任務的精力分配。

對於每個任務,我們會傾向於「做到」,而不是「做好」——因為沒有時間。

這樣的後果,就是慢慢變得平庸。

辭職之後,在幾個閑暇的黑夜裡,重新思考了過去的很多做法,發現,很多時候,我們其實是憑著慣性在工作。

這是什麼意思呢?

隨著工作經驗的提升,對於很多問題,你會下意識地產生反射:

過去都是這麼做的,這次也這麼做吧。

然後你就這麼做了。

但實際上,這真的是最好的方式嗎?這一次的情況跟以往的相同嗎?還有沒有更好的方法,或者說,這個問題是不是真的需要去解決?它是不是一個偽命題?

沒有人會去思考。大家想的都是,趕緊做完這件事,然後開始下一件事吧。時間這麼緊,不要在這上面浪費太多時間。

至於方向對不對,策略合不合適,這是不是我們所真正需要的——往往就被我們忽略了。

但實際上,缺乏深度的思考,是正確決策的大忌。一個人、一個團隊,可以做對一件事,兩件事,但是不可能保證,可以永遠做對每一件事。

而當我們憑著慣性去做事的時候,這些環境因素和條件,就很容易被忽略。

事實上,把所有的事情都做到70分,遠遠不如把一件事情做到80分,其他事情做到60分。

甚至,把一件事情做到100分,其他事情做到40分、50分,也可能比70分要好——在商業上,70分和100分的差距,也許不是7:10,而是7:100,7:1000。

有非常多優秀的團隊,它們的人員素質都很高,產品方向都很對,但為什麼失敗了?就是因為,它們做對了每一件事,但全部都做得很平庸。

「不出錯」是大公司的做法,但當你是個人,或者小團隊的時候,你要脫穎而出,要站在聚光燈下,唯一的辦法,就是在某個方向做到極致,做到最好——而不是把所有的事情都做完。

很多時候,產生這樣的情況,原因就是,我們留給自己去專註思考的時間,實在太少。

我們過於追求「高效」,但高效很多時候,並不意味著真的「有效」。

想通這一點之後,我採取了這麼一個方法:

每天留出一段黃金時間,不受任何打擾,什麼都不幹——就算還有許多事情沒做完,也不要急著開工,而是靜下心來,安靜地冥想。

在冥想的時候,我會按照這幾個步驟思考:

1. 復盤

  • 我今天做了些什麼?

  • 近段時間裡,各個項目的進展如何?是否按照預想的方向前進?

  • 在項目執行中,遇到了什麼問題,分別是由什麼原因造成的?可以如何去規避?

2. 策略

  • 我接下去要做些什麼?

  • 通過這些事情,我要達到什麼樣的目標?

  • 這個方向是最好的嗎?有沒有別的方向?

3. 規劃

  • 我要如何達到第二步的目標?

  • 如何把這個任務分解成小任務,分別應該在什麼時間完成?

  • 有哪些信息需要了解,我需要在什麼時候確定下這些信息?

通常,這些問題很難一下子全部都得到答案。我會打開Onenote,將想到的各個點記下來,畫成層次圖,不斷修正、調整,整理自己的思維。

也許,思考的結果,會推翻昨天得到的某個結論。這個時候,就會重新打開昨天的筆記,進行審視和對比,然後將修改結果重新寫下來。

最後,我會留下某幾個問題,放到一則叫做「聚焦」的筆記裡面——它們就是我經過分析之後,需要去思考和處理的最重要的問題。

這也就是我第二天工作和思考的重心。

簡而言之,讓自己慢下來,靜下來,不要一直執著於「執行」,而是專心想一想前進的方向。

嘗試了一段時間,開始感覺到,雖然依然被許多工作壓著,甚至比辭職前還忙,但是,內心平靜了許多。

很多之前看不清楚的事情,也一下子變得明朗起來了。

你會發現,你清楚地知道,自己需要獲取什麼信息,才能化繁為簡,讓這些信息和資訊真的「為我所用」。

其實,無論外在的世界多麼繁複,信息多麼紛紜複雜,許多時候,解開困擾和疑難的鑰匙,就在我們的內心之中。

唯有摒棄一切干擾,直面內心地去思考,才能夠找到它。

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