知道這幾個技巧，不再讓查找文件這件小事浪費你的生命！

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閱讀本文需要3分鐘，你將知道如何高效的管理文件以及幾款便於管理文件的工具。

從兩個故事開始

01

昨天晚上，小番茄來找我要一個文件，我就納悶了，這個文件我發給她沒有五次，也至少有三次了，怎麼會又找不到了。

後來，她告訴我已經找了20分鐘了，還是沒找到，最後才找我發的。

最後，我發給她了，她說：「在這一點上，有強迫症的處女座是多麼重要。」

02

大概三年前，我看到一位同事20寸的顯示器桌面上堆滿了各種文件和文件夾，我問他「你不覺得你的桌面已經裝不下了嗎？」

他想了一會，然後問我——

「我能申請一台更大的顯示器嗎？」

然後這件事情被我當成笑話，一直講到現在。

80%的人面臨低效文件管理

文件管理，其實只是一件不那麼重要的小事，但如果因為不好的管理習慣，導致你每天在這件小事上需要浪費5分鐘，那麼，一年就是1825分鐘，超過30小時！也就是說，你花在找文件這件事上的時間，就大於整整一天！

不要覺得誇張，小番茄昨天就浪費了20分鐘在這件無意義事情上！

而大多數人，都在用著不靠譜的文件管理方式，甚至有很多人連文件命名的規範都沒有——當你需要找一個文件而不記得它的文件名時，這可慘了，你得逐個打開所有可能的文件，一一確認。

一想到這樣的場景，我自己都覺得生無可戀。

如何更好的管理文件？

很認同一句話——

如果一個產品讓用戶過多的陷入管理，那它一定不是好產品。

如果你沒有強迫症的話，那麼文件管理的目的就只有一個：

在需要的時候，能夠快速找到相應的文件。

所有的管理方式和技巧，不都是為了這一個目標嗎？

但是，要實現這個目標，搭配一些好的技巧是非常有必要的。

1. 所有資料都放在一個磁碟中

我並不建議把硬碟劃分成很多個分區，所有資料都放在一個分區下面就可以了，這樣可以更好的利用硬碟空間。

而取代分區的，則是用不同的文件夾，比如我的文件夾是這樣：

2. 最常用的資料都集中到一個文件夾

為什麼要這樣放？一個原因：讓最常用的資料在任何地方都可以訪問。

使用可以同步的網盤就可以做到，但現在國內的網盤真是……

似乎堅果雲成了國內唯一靠譜的存在，而我依然堅守Dropbox陣營，但前提是，你需要知道如何科學上網。

3. 建立文件暫存區域

在時間管理領域，很多人都知道「收集箱」這個概念——把所有盤踞在腦海中懸而未決的事情都集中記錄到一個清單當中，並對這個清單定期進行清理。

何不把這個理念搬到文件管理中呢？

我們不應該把桌面當做成存放任何文件的地方，但作為收集箱存在卻是可行的。

我的電腦上，有兩個文件夾作為收集箱存在，一個名為「Downloads」，另一個名為「Temp」，都會定期清理。

而我通常不會在桌面存在任何內容，所以，我的桌面是這樣的——

4. 建立靠譜的文件命名規範

如何為文件命名，是決定查找效率的關鍵。

看一個人的命名習慣如何，通常只需要看他是否會對下載的文件進行改名就能知道。

我的命名方式通常為「項目名稱_文件名稱_日期」，查找起來也會很方便。

5. 多使用搜索

在使用Windows系統時，Everything簡直堪稱神器，即搜即出的速度讓文件信手拈來，但前提是你需要記得文件名。（不知道Windows的搜索進化到什麼程度了）

而使用Mac電腦後，自帶的搜索功能強大得簡直令人髮指：文件名搜索簡直不值一提，根據關鍵詞來搜索文件內容也是快如閃電，最牛逼的是這玩意兒還能搜索其他很多軟體里的內容。

所以，我通常不會通過文件夾來打開某一個文件，而是直接搜索，然後打開。

6. 盡量使用庫

Mac中的很多軟體，都是使用文件庫的方式來管理文件，就我自己使用的軟體而言：

聽歌有iTunes的音樂庫
照片有Photos的照片庫

管理圖片素材有Pixave的素材庫

總之，庫的理念在於：集中保存、管理和使用同一類型的文件。使用資料庫的方式進行管理，大大降低了文件的管理和使用成本。

就像我在寫關於筆記的文章中提到的：

如果使用傳統的方式記錄信息，每一個信息我們都會建立一個文本文檔或Word文檔，這樣查找的時候，就會非常不便，如果不記得文件名，那找起來更是痛苦。
而如果使用印象筆記一類的筆記軟體，把所有的同類資料集中保存和管理，需要的時候直接搜索，軟體會自動在整個筆記的資料庫中搜索。

效率絕對是指數級的增長。

結語

如果你沒有強迫症的話，最好的文件管理方式應該以能夠快速找到需要的文件為目標，那麼，基於這個目標，最好的作法是：

少量管理，使用資料庫存儲，使用時直接搜索。

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